In Portfolios können Sie Dokumente zu einem bestimmten Thema zusammenstellen und dann bequem veröffentlichen oder weiterleiten. Damit wird die bisherige Paketerstellungsfunktion aus PDF Create erweitert. Portfolios sind Paketen insofern überlegen, als sie Unterordner und Dokumente anderer Dateitypen enthalten können, während Pakete ausschließlich PDF-Dateien auf derselben Ordnerebene enthalten können. Portfolios können über eine moderne Flash-Oberfläche verwaltet werden.
Dort können Sie nicht nur die PDF-Dateien im Portfolio, sondern auch Word-, Excel-, PowerPoint-Inhalte und eine Vielzahl von Bilddateien in einem eigenen Fenster anzeigen.
Ein Portfolio enthält – wie ein Paket – ein Deckblatt, das dem Empfänger mitteilt, was ein Portfolio ist und wie es verwendet wird. Ein Portfolio kann außerdem ein Header-Fenster über der Dateiliste oder den Dateiminiaturen enthalten, das benutzerdefinierten Inhalt anzeigt, z. B. einen Titel, ein Logo oder Kontaktdaten. Zusätzlich kann auch eine Einführungsseite mit benutzerdefiniertem Text und/oder Bildern oder einem Film im Flash-Format (.swf) enthalten sein. Wenn ein Empfänger das Portfolio öffnet, wird zunächst das Deckblatt zusammen mit der Einführungsseite (sofern vorhanden) angezeigt. Beide können geschlossen werden, der Header bleibt jedoch stets sichtbar.
Mit den Schaltflächen ganz links in der PDF-Portfolio-Werkzeugleiste können Sie zwischen der Startseite und der Listenansicht wechseln, die erste ausgewählte Datei oder die Einführungsseite öffnen:
Auf der Startseite werden Miniaturansichten für alle Dateien oder Ordner im Portfolio angezeigt.
In der Listenansicht wird eine Tabelle mit je einer Zeile für jede Datei oder jeden Ordner angezeigt. Die Tabelle enthält vier Spalten (Name, Beschreibung, Geändert, Größe). Es können weitere Spalten hinzugefügt werden, und die Reihenfolge der Spalten kann geändert werden.
Öffnen der ersten ausgewählten Datei des Portfolios.
Öffnen der Einführungsseite des Portfolios. Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn mit dem Werkzeug Portfolio bearbeiten eine Einführungsseite definiert wurde (siehe unten).
Mit den Schaltflächen rechts in der Werkzeugleiste können Sie Dokumente speichern, drucken und per E-Mail versenden, Dateien durchsuchen und auf Optionen zugreifen.
Speichern der aktuellen Datei oder des gesamten Portfolios.
Drucken der aktuellen Datei oder des gesamten Portfolios.
Anhängen der aktuellen Datei an eine leere E-Mail-Nachricht.
Durchsuchen der aktuellen Datei oder des gesamten Portfolios.
Zugriff auf Optionen des Portfolios. Dazu gehören z. B. die Möglichkeit zum Öffnen des Fensters Portfolio bearbeiten und das Anzeigen des Deckblatts. Um das Deckblatt nicht mehr anzuzeigen, öffnen Sie die Startseite oder die Listenansicht.
So erstellen Sie ein neues Portfolio:
Wählen Sie Datei > Neu > Portfolio erstellen, um das Fenster PDF Portfolio mit dem Bereich Portfolio bearbeiten aufzurufen. Es wird ein leeres Portfolio mit dem Namen „Neues Portfolio_1“ erstellt. Bis Sie die Anwendung beenden, wird das Nummernsuffix mit jedem neuen Portfolio jeweils um eins erhöht, unabhängig davon, ob Sie ein neues Portfolio bereits unter einem neuen Namen gespeichert haben, geöffnet lassen und ein neues erstellen oder es ohne Speicherung schließen.
Während der Verarbeitung eines Portfolios im Fenster PDF-Portfolio steht in der Titelleiste eine begrenzte Gruppe von Werkzeugen zur Verfügung.
Sie können Dateien hinzufügen, den gesamten Inhalt vorhandener Ordner hinzufügen oder neue Ordner erstellen, in die Sie Inhalt einfügen, indem Sie:
auf die entsprechende Schaltfläche unten links im Fenster PDF-Portfolio klicken oder
Dateien oder Ordner auf das Fenster PDF-Portfolio ziehen oder
den entsprechenden Kontextmenübefehl des Werkzeugs Optionen verwenden oder
den entsprechenden Kontextmenübefehl des Fensters PDF-Portfolio verwenden.
Tipp:
Wählen Sie nicht Datei > Öffnen, da mit diesem Befehl die Datei in der Hauptanwendung und nicht im Portfolio geöffnet wird.
Werden die Schaltflächen Dateien hinzufügen, Vorhandenen Ordner hinzufügen und Neuen Ordner erstellen nicht angezeigt, wählen Sie im Untermenü Optionen den Befehl Portfolio bearbeiten.
So öffnen Sie ein Paket oder ein Portfolio:
Führen Sie einen der folgenden Vorgänge aus:
Wählen Sie im Hauptmenü Datei > Öffnen, gehen Sie zum gewünschten Ordner, wählen Sie das Paket/Portfolio im Dialogfeld Öffnen aus und klicken Sie auf Öffnen oder
ziehen Sie das Paket/Portfolio aus Ihrem Dateisystem auf den Arbeitsbereich von Power PDF.
Portfolios werden im Fenster PDF-Portfolio angezeigt. Pakete werden im kombinierten Arbeitsbereich angezeigt, in dem sowohl die Menübefehle, Werkzeuge und Prozesse für PDF-Portfolios als auch die von Power PDF verfügbar sind.
So bearbeiten Sie ein Portfolio:
Das Werkzeug Optionen hat ein Dropdown-Menü, mit dem Sie das Fenster Portfolio bearbeiten öffnen können, falls es ausgeblendet ist. Sie können es aber auch über das Kontextmenü des PDF-Portfolio-Fensters oder über ein beliebiges Element im Portfolio aufrufen. Ist das Fenster Portfolio bearbeiten eingeblendet, ändert sich dieser Menübefehl in Portfolio-Bearbeitung beenden.
Die Werkzeuge zum Bearbeiten von Portfolios von links nach rechts:
Wählen Sie ein Layout oder eine Ansicht aus, in dem/der die Miniaturen in einem Portfolio angezeigt werden sollen. (Momentan steht nur das einfache Raster zur Verfügung.)
Wählen Sie die Art Einführungsseite, die hinzugefügt werden soll (wenn gewünscht), und erstellen Sie ihren Inhalt. Wählen Sie entsprechend ein Headerformat (wenn gewünscht) und definieren Sie seinen Inhalt: Möglich sind Text, Kontaktdaten, Logos oder Bilder. Der ausgewählte Inhalt wird immer in einem separaten Fenster über der Dateiliste oder über den Datei-/Ordner-Miniaturansichten angezeigt.
Wählen Sie vordefinierte Farbschemas aus oder definieren Sie eigene Farben für den Hintergrund, primäre und sekundäre Karten, primären und sekundären Text. Farben für sekundären Text werden z. B. auf Text angewandt, der als Beschreibung eingegeben wird. Kartenfarbe ist die Farbauswahl für den Miniaturen- oder Listenbereich. Die benutzerdefinierten Farbeinstellungen gelten nur für das aktuell geöffnete Portfolio.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Anzeige von Spalten in der Listenansicht, fügen Sie den Standardspalten (Name, Beschreibung, Geändert, Größe) weitere hinzu, geben Sie die Art der neuen Spalte an (Text, numerisch, Datum), ändern Sie die Reihenfolge der Spalten, löschen Sie eine Spalte (Standardspalten können nicht gelöscht werden), wählen Sie die Spalte aus, nach der Objekte sortiert werden sollen, und geben Sie an, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
Portfolio-Objekte können auch Beschreibungen enthalten. Auf der Startseite (Miniaturansicht) klicken Sie auf den Dateinamen und geben Sie die Beschreibung ein. In der Listenansicht geben Sie den gewünschten Text in die Spalte Beschreibung ein.
Mit dem Menü Datei oder der Schaltfläche Speichern in der Werkzeugleiste können Sie Ihr Portfolio mit dem Namen und in dem Ordner speichern, den Sie im Dialogfeld Speichern unter angegeben haben. Alternativ dazu können Sie auch das Portfolio über die Werkzeugleiste speichern und als E-Mail direkt aus Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung versenden.
Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, schließen Sie das Fenster Portfolio bearbeiten.
Klicken Sie dazu auf das Beenden-Symbol rechts in der Werkzeugleiste Portfolio bearbeiten oder
wählen Sie Portfolio-Bearbeitung beenden aus dem Kontextmenü des Fensters PDF-Portfolio.
So öffnen Sie ein Objekt:
Um ein Objekt aus einem Paket oder Portfolio zu öffnen,
doppelklicken Sie auf der Startseite auf seine Miniaturansicht oder
verwenden Sie das Kontextmenü des ausgewählten Objekts in der Miniatur- oder Listenansicht oder
doppelklicken Sie in der Listenansicht auf sein Symbol oder
wählen Sie es aus und klicken Sie in der PDF-Portfolio-Werkzeugleiste auf das Werkzeug Erste ausgewählte Datei öffnen.
PDF-Objekte werden angezeigt, Dateien anderer Typen werden als Anhänge dargestellt. Auf die Anhänge können Sie mit den Schaltflächen Öffnen und Speichern zugreifen.
Wenn Sie eine Portfolio-Datei öffnen, werden in der Mitte der PDF-Portfolio-Werkzeugleiste die Navigationsschaltflächen Vorheriges oder Nächstes angezeigt, so dass Sie zu anderen Objekten wechseln können. Außerdem wird der Werkzeugleistenbereich angezeigt und alle wichtigen Menübefehle sind verfügbar, sodass Sie das geöffnete Dokument wie gewünscht verarbeiten können.
So arbeiten Sie mit Unterordnern:
Wählen Sie Vorhandenen Ordner hinzufügen, um alle Dateien aus einem Ordner auf Ihrem System zu importieren. Sie können den Ordner auch einfach auf das Fenster PDF Portfolio ziehen.
Wählen Sie Neuen Ordner erstellen, um einen leeren Ordner anzulegen, den Sie dann füllen können.
Um Objekte in Unterordnern zu speichern, wählen Sie den gewünschten Unterordner aus und verwenden Sie dann die Schaltfläche Dateien hinzufügen oder ziehen Sie die Objekte mit der Maus in den Unterordner.
Um zu einem anderen Unterordner zu wechseln oder zur obersten Ebene zurückzukehren, wählen Sie den gewünschten Ordner in der Pfadliste aus, die oben links von der Miniaturansicht oder Listenansicht angezeigt wird.
So speichern Sie ein Objekt:
Sie können ein einzelnes Objekt aus Ihrem Portfolio speichern. Führen Sie einen der folgenden Vorgänge aus:
Öffnen Sie ein Objekt, das keine PDF-Datei ist, klicken Sie auf das Werkzeug Anhänge speichern und speichern Sie die Datei dann im Dialogfeld Speichern unter.
Öffnen Sie ein Objekt, das keine PDF-Datei ist, klicken Sie auf das Werkzeug Anhang öffnen, zeigen Sie die Datei an und speichern Sie sie wie gewohnt.
Wird eine Nicht-PDF-Datei zum ersten Mal nach dem Speichern geöffnet, müssen Sie möglicherweise die Zielanwendung aus einer Liste auswählen.