Mit dieser Funktion lässt sich die Größe einer bzw. mehrerer PDF-Dateien verringern. Sie verwenden dazu das Werkzeug Aktuelle Datei verkleinern oder Mehrere Dateien verkleinern unter Start > Verarbeiten > Datei verkleinern. Erstellen Sie eine Dateiliste, klicken Sie auf OK und wählen Sie dann einen Zielordner (Quellordner oder anderer Ordner) und eine Option für die Benennung der Dateien (Originaldateinamen beibehalten oder Präfix bzw. Suffix hinzufügen). Geben Sie an, ob vorhandene Dateien überschrieben werden sollen oder nicht. Bei der Verkleinerung kann nicht bestimmt werden, was entfernt werden soll.
Auch gehen keine Daten verloren und es werden keine Bilder komprimiert. Kommentare werden nicht entfernt und bleiben erhalten. Durch die Verkleinerung werden nicht sichtbare doppelt vorhandene Informationen aus der Datei entfernt, d. h. das Ergebnis hängt stark von der jeweiligen Datei ab.
Siehe Hilfethema zur Optimierung von PDF-Dateien. Bei der Optimierung wird die Dateigröße ebenfalls verringert, jedoch geschieht dies hauptsächlich durch Bildkomprimierung (gemäß einstellbaren Werten) und Entfernung bestimmbarer Arten von Dateiinhalten.