Ordnerüberwachung und Scan-Eingangsordner

Sie können die Konvertierung eingehender gescannter Seiten oder anderer Dateitypen in PDF automatisieren. Richten Sie dazu eine Ordnerüberwachung oder einen Scan-Eingangsordner ein. Beide sind nur in Power PDF Advanced verfügbar. Sie können nur einen Scan-Eingangsordner und einen überwachten Ordner angeben. Wählen Sie einen beliebigen Ordner aus, auf den Sie von Ihrem Computer aus zugreifen können.

In einem überwachten Ordner können unterschiedliche Dateitypen abgelegt werden, die dann praktisch sofort in PDF konvertiert werden. In einem Scan-Eingangsordner hingegen können nur PDF- und TIFF-Dateien abgelegt werden – entweder direkt vom Scanner oder durch Dateitransfer.

Ordnerüberwachung

Dieser Ordner wird von Power PDF Advanced überwacht und die Konvertierungsergebnisse werden in einen von Ihnen definierten Zielordner übertragen. Es kann jeweils nur ein Zielordner festgelegt werden. Dabei kann es sich auch um den überwachten Ordner selbst handeln (nicht empfohlen, da Namenskonflikte entstehen, wenn PDF-Dateien eingehen). In der Regel befindet sich der überwachte Ordner in einem Netzwerkpfad und der Zielordner auf Ihrem lokalen Computer. Eingehende Dokumente können Bilddateien, Internetdateien oder bearbeitbare Dateien aus Microsoft Office sein.  

Im Dialogfeld Ordnerüberwachung können Sie Ordner definieren, Überwachungsregeln festlegen und Konvertierungseinstellungen auswählen.

So richten Sie eine Ordnerüberwachung ein:

1. Klicken Sie unter Erweiterte Verarbeitung > Stapelverarbeitung auf den Pfeil neben Batch-Steuerelemente. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Befehl Ordnerüberwachung. Das Dialogfeld Ordnerüberwachung wird eingeblendet.

2. Markieren Sie oben im Fenster das Kontrollkästchen Ordnerüberwachung aktivieren.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Quelle und wählen Sie den Ordner, der überwacht werden soll. Sie können auch Unterordner in die Überwachung einschließen.

4. Wählen Sie den Dateityp aus der Dropdown-Liste. Wählen Sie alle unterstützten Dateitypen oder nur einen bestimmten Dateitypen aus.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ziel und gehen Sie zu dem Ordner, in dem die konvertierten Dateien abgelegt werden sollen.

6. Wählen Sie einen Dateityp für die konvertierten Ausgabedateien aus. Wählen Sie TIFF (ein- oder mehrseitig) oder PDF (Normal oder durchsuchbar – hier können Sie auch unterschiedliche PDF/A-Ebenen wählen).

7. Sie können auch auf Einstellungen klicken und die Standardparameter ändern, zum Beispiel für die Verarbeitung von reinen Bildseiten bei der OCR.

8. Als Alternative können Sie auch die Option Arbeitsprozess verwenden markieren und nach einer Arbeitsprozessdatei suchen. Siehe unten.

9. Geben Sie an, wie nach der Konvertierung mit den Quelldateien verfahren werden soll:

• Beibehalten: Die Quelldateien verbleiben in dem überwachten Ordner.

• Löschen: Die Quelldateien werden aus dem überwachten Ordner gelöscht.

• In Ordner verschieben: Die Quelldateien werden in einen anderen Ordner verschoben, den Sie auswählen können.

• Ergebnisse automatisch löschen: die Dateiliste wird automatisch aus dem Dialogfeld Überwachen und konvertieren gelöscht.

9. Wählen Sie CPU-Optionen: Begrenzen Sie die Anzahl Arbeitsprozesse auf 1, wenn die Dateien nacheinander verarbeitet werden sollen, oder auf eine höhere Zahl für die Parallelverarbeitung.

10. Bestätigen Sie die Konfiguration der Ordnerüberwachung durch Klicken auf OK.

Die für die CPU-Optionen verfügbaren Werte hängen vom Computer ab. Für einen Dual-Core-Prozessor kann nur 1 oder 2 gewählt werden. Werden andere Dateitypen konvertiert, kann der CPU-Zähler nicht höher sein als zwei.

Bei Verwendung eines Arbeitsprozesses wird ein vordefinierter Satz Aktionen auf alle eingehenden Dateien angewandt. Das Kontrollkästchen ist nur verfügbar, wenn mindestens ein Arbeitsprozess erstellt wurde. Dieser Arbeitsprozess ist automatisiert, d. h. alle Arbeitsschritte, die einen Benutzereingriff erfordern, werden nicht ausgeführt.

So verwenden Sie die Ordnerüberwachung:

Wenn eine gültige Datei in den überwachten Ordner eingeht, wartet das Programm einige Sekunden, um zu sehen, ob weitere Dateien eintreffen. Gehen keine weiteren Dateien ein, beginnt die Konvertierung und es wird eine Fortschrittsanzeige im Dialogfeld Überwachen und konvertieren angezeigt. Sie können:

• den Fortschritt der Konvertierung in der Liste verfolgen,

• einen Vorgang anhalten, fortsetzen oder löschen,

• erledigte Aufgaben aus der Liste löschen,

• fehlgeschlagene Vorgänge erneut ausführen,

• ein Protokoll der Konvertierung anzeigen,

• das Dialogfeld ausblenden. Wenn es ausgeblendet ist, klicken Sie im Systembereich der Windows-Taskleiste auf das Symbol Überwachen und konvertieren, um es wieder zu öffnen.

Um die Ordnerüberwachung vorübergehend zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen von der Option im oberen Teil des Dialogfelds.

Scan-Eingangsordner

Um Scanergebnisse automatisch in Power PDF verfügbar zu machen, richten Sie einen Scan-Eingangsordner ein. Es kann höchstens ein Scan-Eingangsordner festgelegt werden.

Ein Scan-Eingangsordner ist eine Sonderform eines überwachten Ordners: Definieren Sie den Scan-Zielordner Ihres Scanners als Scan-Eingangsordner, um Benachrichtigungen über eingehende Dateien zu erhalten. Hierbei werden keine Dateien automatisch konvertiert. Um auf Ihre eingehenden gescannten Dateien zuzugreifen, öffnen Sie sie aus diesem speziellen Ordner oder wählen Sie diesen Ordner aus der Power PDF-Oberfläche aus.

So richten Sie einen Scan-Eingangsordner ein:

1. Wählen Sie Datei > Optionen und dann im Dialogfeld Optionen die Einstellung Automatisierung > Scan-Eingangsordner/Quick Connect.

2. Benachrichtigung für Scan-Eingangsordner aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn neue Dateien in Ihrem Scan-Eingangsordner abgelegt werden. Der Eingang neuer Dateien wird dann durch das Symbol im Systembereich rechts in der Windows-Taskleiste angezeigt.

3. Geben Sie die Scanquelle an:

• Automatischer Inbox Agent (nur ShareScan); wählen Sie einen Ordner aus. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Systemadministrator.

• Basisverzeichnis: Geben Sie einen Pfad ein oder wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

• Manuell: Hier können Sie den Quellordner auf Ihrem Computer manuell auswählen.

Wenn Sie mit Nuance eCopy ShareScan über das Netzwerk scannen, können Sie hier die Quick Connect-Einstellungen verwalten und Benachrichtigungen aktivieren sowie einen Ordner auswählen und weitere Quick Connect-Ordner angeben.

4. Wählen Sie Öffnungsoptionen, um festzulegen, wie Sie mit eingehenden Scans verfahren wollen:

• Eingangsordner durchsuchen: Klicken Sie auf Scan-Eingangsordner, um alle Dateien in einem separaten Dialogfeld anzuzeigen.

• Nächste öffnen: Klicken Sie auf Scan-Eingangsordner, um die neueste Datei in einem neuen Fenster anzuzeigen.

• Dokument automatisch löschen: Mit dieser Option können Sie alle gescannten PDF- und TIFF-Dokumente beibehalten oder die Dateien aus dem Scan-Eingangsordner löschen, nachdem Sie sie in Power PDF geöffnet haben. Bevor die Dateien entfernt werden, werden Sie noch einmal zur Bestätigung aufgefordert.

So verwenden Sie den Scan-Eingangsordner:

Im Systembereich der Taskleiste finden Sie ein Symbol für den Scan-Eingangsordner. Es zeigt an, wenn neue TIFF- oder PDF-Dateien eingegangen sind. Klicken Sie auf die Benachrichtigung, um das Dialogfeld Scan-Eingangsordner zu öffnen. Auch wenn das Symbol nicht angezeigt wird, können Sie das Dialogfeld jederzeit öffnen:

1. Wählen Sie Erweiterte Verarbeitung > Stapelverarbeitung > Scan-Eingangsordner.

2. Hier sind dann jeweils die noch nicht gelöschten Dateien im Scan-Eingangsordner aufgeführt, oder nur die zuletzt verarbeitete Datei, je nach Ihren Voreinstellungen unter Datei > Optionen > Automatisierung > Scan-Eingangsordner/Quick Connect.

3. Im Dialogfeld wird eine Miniaturansicht der ersten Seite des ausgewählten Dokuments angezeigt.

4. Mit den Schaltflächen unter dem Vorschaufenster können Sie zu einer anderen Seite wechseln.

5. Klicken Sie auf Öffnen, um das Dokument in Power PDF zu öffnen, oder auf Abbrechen, um das Fenster zu schließen.

Wenn Sie Öffnen wählen, werden die PDF-Dateien direkt geöffnet und TIFF-Dateien werden in PDF konvertiert. Dies kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Nachdem Sie eine Datei geöffnet haben, wird sie aus dem Scan-Eingangsordner gelöscht, wenn Sie diese Einstellung gewählt haben. In diesem Fall müssen Sie daran denken, die PDF im gewünschten Ordner zu speichern. Wenn Sie versuchen, die Datei zu schließen, ohne sie zu speichern, wird eine Warnung eingeblendet.