Les porte-documents vous permettent de rassembler des documents ayant trait à un sujet commun, afin de faciliter leur distribution. Le programme propose désormais cette fonction, qui représente une amélioration notable par rapport aux lots, introduits par la version précédente de PDF Create. Les porte-documents offrent des prestations supérieures aux lots car ils peuvent comporter des sous-dossiers et des documents de différents formats (à l'inverse des lots qui contiennent uniquement des fichiers PDF dans un seul niveau de dossier). Les porte-documents sont gérés à l'aide d'une interface Flash moderne.
Dans le porte-documents, cette interface vous permet de visualiser les pages des fichiers PDF, mais également celles de Word, Excel, PowerPoint et d'un large éventail de fichiers image. Elles s'affichent dans une fenêtre distincte.
Comme les lots, les porte-documents possèdent une page de couverture apportant des informations au destinataire sur son objet et l'utilisation qu'il peut en faire. Par ailleurs, les porte-documents peuvent disposer d'un en-tête au-dessus de la liste de fichiers ou des vignettes de fichiers (un titre, un logo ou des coordonnées, par exemple) et/ou d'une page d'accueil comportant du texte, des images ou un film au format Flash (swf) ; tous ces éléments sont personnalisables par vos soins. Lorsqu'un destinataire ouvre un porte-documents, sa page de couverture s'affiche, ainsi que sa page d'accueil (le cas échéant). Ces deux éléments peuvent être masqués, mais l'en-tête reste toujours visible.
Les boutons situés en haut à gauche de la barre d'outils d'un porte-documents PDF vous permettent de passer de la page d'accueil au mode Liste, d'ouvrir le premier fichier sélectionné ou d'ouvrir la page d'accueil.
La page d'accueil présente des vignettes de chaque fichier ou dossier présent dans le porte-documents.
Le mode Liste affiche un tableau dans lequel chaque fichier ou dossier est représenté par une ligne ; par défaut, ce tableau possède quatre colonnes (Nom, Description, Date de modification, Taille), mais d'autres peuvent être ajoutées et réorganisées selon vos besoins.
Pour ouvrir le premier fichier sélectionné dans le porte-documents
Pour ouvrir la page d'accueil du porte-documents. Ce bouton n'est actif que si une page d'introduction est définie à l'aide de l'outil Modifier le porte-documents (voir ci-dessous).
Les boutons placés à droite de la barre d'outils vous permettent d'enregistrer, d'imprimer ou d'envoyer des documents par e-mail, d'effectuer des recherches dans des fichiers et d'accéder à d'autres options.
Pour enregistrer le fichier en cours, ou l'intégralité du porte-documents.
Pour imprimer le fichier en cours, ou l'intégralité du porte-documents.
Pour joindre le fichier en cours à un message électronique vide.
Pour effectuer une recherche dans les fichiers sélectionnés, ou dans l'intégralité du porte-documents
Pour accéder aux options du porte-documents (permettant notamment d'ouvrir la fenêtre Modification du porte-documents et de visualiser la page de couverture). Cliquez sur les boutons Page d'accueil ou Mode liste pour ne plus afficher la page de couverture.
Pour créer un porte-documents
Choisissez Fichier > Nouveau > Créer un porte-documents PDF pour afficher la fenêtre des porte-documents PDF et le volet Modification du porte-documents. Un porte-documents vide, appelé « Nouveau porte-documents_1 », est créé. Jusqu'à ce que vous quittiez le programme, le suffixe numérique est incrémenté pour chaque nouveau porte-documents, que vous décidiez ou non de l'enregistrer sous un autre nom, de le garder ouvert et d'en créer un nouveau ou de le fermer sans l'enregistrer.
Lorsque vous travaillez sur un porte-documents dans la fenêtre des porte-documents PDF, un nombre limité d'outils est disponible dans la barre de titre.
Vous pouvez ajouter des fichiers, ajouter des dossiers complets existants ou créer de nouveaux dossiers dans lesquels vous placerez des fichiers :
en cliquant sur le bouton correspondant dans la partie inférieure gauche de la fenêtre des porte-documents PDF, ou
en faisant glisser des fichiers ou des dossiers existants vers la fenêtre des porte-documents PDF, ou
en choisissant la commande souhaitée dans le menu contextuel du bouton Options de la barre d'outils, ou
en choisissant la commande souhaitée dans le menu contextuel de la fenêtre des porte-documents PDF.
Astuce :
Ne sélectionnez pas Fichier > Ouvrir. Cette commande ouvre le fichier dans le programme principal et non dans le porte-documents.
Si vous ne voyez pas les boutons Ajouter des fichiers, Ajouter un dossier existant et Nouveau dossier dans la partie inférieure de la fenêtre, choisissez Modifier le porte-documents dans le menu contextuel du bouton Options.
Pour ouvrir un lot ou un porte-documents
Effectuez l'une des opérations suivantes :
choisissez Fichier > Ouvrir dans la barre de menus principale, recherchez un dossier, sélectionnez un élément dans la boîte de dialogue Ouvrir et cliquez sur Ouvrir, ou
faites glisser un lot ou un porte-documents de votre système de fichiers vers la zone de travail de Power PDF.
Les porte-documents s'affichent dans la fenêtre des porte-documents PDF ; les lots s'affichent dans une zone de travail mixte composée à la fois de commandes de menu, d'outils et de processus propres aux porte-documents et à Power PDF.
Pour modifier un porte-documents
Le bouton Options propose un menu déroulant qui permet notamment d'afficher le volet Modification du porte-documents lorsqu'il est masqué. Vous pouvez également l'afficher depuis le menu contextuel de la fenêtre du porte-documents PDF ou de n'importe quel élément du porte-documents. Lorsque le volet Modification du porte-documents est affiché, cette commande est remplacée par la commande Terminer l'édition du porte-documents.
Voici les outils du volet Modification du porte-documents, décrits ci-dessous de gauche à droite :
Choisissez une disposition ou un affichage pour la présentation des vignettes dans les porte-documents (en l'état actuel, seul l'affichage Grille de base est disponible).
Choisissez le type de page d'introduction à ajouter (si vous le souhaitez) et définissez son contenu. Choisissez également un type d'en-tête (le cas échéant) et définissez son contenu : textes, coordonnées, logos ou images peuvent être ajoutés. Le contenu sélectionné apparaît toujours dans une fenêtre distincte, au-dessus de la liste des fichiers ou des vignettes de fichiers/dossiers.
Choisissez l'un des modèles de couleurs prédéfinis ou indiquez vos couleurs personnalisées pour l'arrière-plan, les cartes principales et secondaires et le texte principal et secondaire. La « couleur du texte secondaire » est appliquée, par exemple, au texte des descriptions. La « couleur de la carte » est appliquée aux zones des vignettes ou des listes. Les paramètres de couleur personnalisés sont uniquement valables pour le porte-documents actuellement ouvert.
Activez ou désactivez l'affichage des colonnes en mode Liste, ajoutez des colonnes supplémentaires en plus des colonnes par défaut (Nom, Description, Date de modification, Taille), spécifiez le format de votre nouvelle colonne (texte, numérique, date), réorganisez les colonnes, supprimez une colonne (à l'exception des colonnes par défaut), choisissez la colonne sur laquelle effectuer le tri des éléments et sélectionnez l'ordre de tri (croissant ou décroissant).
Des descriptions peuvent être ajoutées aux éléments (fichiers ou dossiers) d'un porte-document. Dans la page d'accueil (vue Vignettes), cliquez sous le nom du fichier ou du dossier, puis entrez votre description. En mode Liste, entrez votre texte dans la cellule appropriée de la colonne Description.
Utilisez la commande Enregistrer du menu Fichier, ou le bouton correspondant de la barre d'outils pour enregistrer votre porte-documents, sous le nom et à l'emplacement que vous spécifiez dans la boîte de dialogue Enregistrer sous. La barre d'outils vous permet également d'enregistrer votre porte-documents et de l'envoyer par e-mail à l'aide de votre application de messagerie.
Lorsque vous avez terminé d'apporter vos modifications, fermez le volet Modification du porte-documents. Pour ce faire :
cliquez sur le signe de fermeture à droite de la barre d'outils du volet Modification du porte-documents, ou
choisissez Terminer l'édition du porte-documents dans le menu contextuel de la fenêtre des porte-documents PDF.
Pour ouvrir un élément d'un porte-documents
Vous pouvez ouvrir et consulter un élément d'un lot ou d'un porte-documents. Pour ce faire :
cliquez deux fois sur sa vignette sur la page d'accueil (vue Vignettes), ou
sélectionnez la commande Ouvrir le fichier ou Ouvrir le dossier du menu contextuel de l'élément sélectionné dans la vue Vignettes ou dans le mode Liste, ou
cliquez deux fois sur son icône dans le mode Liste, ou
sélectionnez l'élément et cliquez sur l'outil Ouvrir le premier fichier sélectionné dans la barre d'outils des porte-documents.
Les documents PDF s'affichent alors que ceux qui ne sont pas au format PDF apparaissent sous la forme de pièces jointes, accompagnés des boutons Ouvrir et Enregistrer.
Lorsque vous ouvrez un fichier d'un porte-documents, les outils de navigation Précédent ou Suivant s'affichent au centre de la barre d'outils des porte-documents PDF pour vous permettre de passer d'un élément à un autre. Les outils de la zone des barres d'outils apparaissent également, et toutes les commandes de menus sont accessibles pour vous permettre de traiter le document ouvert à votre convenance.
Pour utiliser des sous-dossiers
Choisissez Ajouter un dossier existant pour importer tous les fichiers d'un dossier de votre système, ou faites glisser le dossier vers la fenêtre des porte-documents.
Choisissez Nouveau dossier pour créer un dossier vide dans lequel vous pourrez ensuite placer des fichiers.
Pour ajouter des éléments dans un sous-dossier, ouvrez un sous-dossier, puis cliquez sur le bouton Ajouter des fichiers ou faites glisser des fichiers.
Pour vous déplacer d'un sous-dossier à l'autre ou accéder au niveau supérieur de la structure de dossiers, sélectionnez le dossier souhaité dans le chemin d'accès figurant en haut à gauche de la vue Vignettes ou du mode Liste.
Pour enregistrer un élément d'un porte-documents
Vous pouvez, si vous le souhaitez, enregistrer un élément particulier d'un porte-documents. Effectuez l'une des opérations suivantes :
ouvrez un fichier qui n'est pas au format PDF, cliquez sur l'outil Enregistrer la/les pièce(s) jointe(s), puis enregistrez le fichier à l'aide de la boîte de dialogue Enregistrer sous ;
ouvrez un élément qui n'est pas au format PDF, cliquez sur l'outil Ouvrir la/les pièce(s) jointe(s), visualisez le fichier et enregistrez-le normalement.
Lorsque des éléments qui ne sont pas au format PDF sont enregistrés et ouverts pour la première fois, vous devrez peut-être indiquer l'application à utiliser pour les consulter.