I portfolio consentono di raccogliere una serie di documenti relativi a un argomento particolare così da consentire una comoda distribuzione. Il programma consente di eseguire questa operazione estendendo il supporto ai pacchetti di PDF Create. Un Portfolio è superiore a un pacchetto in quanto può contenere sottocartelle e documenti di diverso formato (mentre i pacchetti contengono solo file PDF in un unico livello di cartelle). I Portfolio possono essere gestiti tramite una moderna interfaccia Flash.
Questa interfaccia consente di visualizzare non solo le pagine dei file PDF inseriti nel portfolio, ma anche le pagine di Word, Excel, PowerPoint e diversi tipi di file di immagine. Queste vengono visualizzate in una finestra separata.
I Portfolio, come i pacchetti, sono dotati di una copertina che spiega al destinatario cos’è un Portfolio e come utilizzarlo. Nei Portfolio, inoltre, è possibile inserire al di sopra dell’elenco dei file o delle icone dei file un pannello di intestazione personalizzabile dall’utente (in cui inserire titoli, loghi o informazioni di contatto) e/o un pagina introduttiva con testo e immagini o un filmato in formato Flash (swf). Quando il destinatario apre un Portfolio, vengono visualizzate la copertina e la pagina introduttiva (se presente). Queste possono essere chiuse, ma l’intestazione rimane sempre visibile.
I pulsanti in alto a sinistra della barra degli strumenti Portfolio PDF consentono di passare dalla vista Home alla Vista elenco, aprire il primo file selezionato o la pagina iniziale:
La vista Home mostra le icone di ciascun file o cartella del Portfolio.
La vista Elenco mostra una tabella in cui a ogni riga corrisponde un file o una cartella; ci sono quattro colonne predefinite (nome, descrizione, data di modifica, dimensione), ma è possibile aggiungere altre colonne e cambiare l’ordinamento.
Aprire il primo file selezionato nel portfolio
Aprire la pagina introduttiva del portfolio. Questo pulsante è attivo solo se è stata definita una pagina introduttiva tramite lo strumento di modifica del Portfolio appropriato (vedere in basso).
I pulsanti della barra degli strumenti a destra consentono di salvare, stampare o inviare i documenti per posta elettronica, cercare file e opzioni di accesso.
Salvare il file attuale o l'intero portfolio.
Stampare il file attuale o l'intero portfolio.
Allegare il file attuale a un messaggio e-mail vuoto.
Eseguire ricerche in alcuni file o in tutto il portfolio
Accedere alle opzioni di portfolio. Tra queste vi è anche la possibilità di aprire la finestra Modifica Portfolio e di visualizzare la copertina. Per rimuovere la visualizzazione della copertina, fare clic sulla vista Home o Elenco.
Creazione di un nuovo Portfolio
Scegliere Nuovo > Crea Portfolio per aprire la finestra del Portfolio PDF con il pannello Modifica Portfolio. Viene creato un Portfolio chiamato “New Portfolio_1”. Finché non si esce dal programma, il suffisso numerico viene incrementato per ogni nuovo Portfolio creato, anche se il precedente nuovo Portfolio è stato salvato con un nome diverso, è rimasto aperto, è stato chiuso senza essere salvato o ne è stato creato uno nuovo.
Durante l'elaborazione di un portfolio nella finestra Portfolio PDF si può accedere a un sottoinsieme di strumenti dalla barra del titolo.
È possibile aggiungere dei file, aggiungere l’intero contenuto a delle cartelle esistenti o creare nuove cartelle che verranno riempite:
facendo clic su uno dei pulsanti della finestra Portfolio PDF in basso a sinistra oppure
trascinando file e cartelle esistenti nella finestra Portfolio PDF oppure
selezionando una voce del menu di scelta rapida dello strumento Opzioni oppure
scegliendo una voce del menu di scelta rapida della finestra Portfolio PDF.
Suggerimento
Non utilizzare il menu File > Apri; questa opzione apre il file nel programma principale e non all’interno del Portfolio.
Se non si vedono i pulsanti Aggiungi file, Aggiungi cartella esistente, e Crea nuova cartella, selezionare Modifica Portfolio nel sottomenu Opzioni.
Per aprire un pacchetto o un Portfolio:
Eseguire una di queste operazioni:
scegliere File > Apri nel menu principale, aprire un percorso, selezionare un elemento nella finestra di dialogo Apri e fare clic su Apri oppure
trascinare un pacchetto o un Portfolio dal proprio file system nell’area di lavoro di Power PDF.
I Portfolio vengono visualizzati nella finestra Portfolio PDF; i pacchetti vengono visualizzati in un’area di lavoro combinata in cui è possibile accedere ai processi, agli strumenti e alle voci di menu di Portfolio PDF e PDF Professional.
Per modificare un portfolio
Il menu a discesa dello strumento Opzioni consente di visualizzare il riquadro Modifica portfolio se nascosto. Questa operazione è eseguibile anche dal menu di scelta rapida della finestra Portfolio PDF o di qualsiasi elemento del Portfolio. Quando il pannello Modifica Portfolio viene visualizzato, questa voce di menu cambia e diventa Termina modifica Portfolio.
Di seguito vengono descritti da sinistra a destra gli strumenti di Modifica Portfolio:
Consente di scegliere un layout o una vista per la visualizzazione delle icone all’interno del Portfolio. Al momento attuale è disponibile solo la vista con griglia base.
Consente di scegliere il tipo di pagina introduttiva da aggiungere e di elaborarne i contenuti. Consente di scegliere un tipo di intestazione e di definirne i contenuti: è possibile inserire testo, informazioni di contatto, loghi o immagini. Il contenuto selezionato viene sempre visualizzato in un’apposita finestra al di sopra dell’elenco dei file o delle icone di file e cartelle.
Consente di scegliere se utilizzare schemi di colore predefiniti o se specificare dei colori personalizzati per sfondo, schede primarie e secondarie e testi primari e secondari. Il colore del testo secondario viene applicato, ad esempio, al testo inserito come descrizione. Il colore della scheda indica il colore dell’area delle icone o dell’elenco. Le impostazioni di colore personalizzate vengono applicate solo al Portfolio correntemente aperto.
Consente di attivare o disattivare la visualizzazione delle colonne nell’elenco, aggiungere nuove colonne a quelle predefinite (Nome, Descrizione, Data di modifica, Dimensione), specificare il tipo delle nuove colonne (testo, numeri o data), riordinare le colonne, eliminare delle colonne (tranne quelle predefinite), scegliere la colonna per l’ordinamento e stabilire se utilizzare l’ordine ascendente o discendente.
Gli elementi dei Portfolio possono accettare delle descrizioni. Nella vista Home (quella con le icone), fare clic al di sotto del nome del file e inserire la descrizione. Nella vista Elenco, inserire il testo nell’apposita cella della colonna Descrizione.
Utilizzare il menu File o il pulsante Salva sulla barra degli strumenti per salvare il Portfolio nel percorso e con il nome da indicare nella finestra di dialogo Salva con nome. In alternativa, tramite la barra degli strumenti è possibile salvare il Portfolio e inviarlo per posta elettronica tramite la propria applicazione di posta.
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, chiudere il pannello Modifica Portfolio.
Fare clic sul simbolo di uscita situato sul lato destro della barra degli strumenti Modifica Portfolio oppure
selezionare Finisci modifica Portfolio dal menu di scelta rapida della finestra Portfolio PDF.
Apertura di un elemento
È possibile aprire gli elementi di pacchetti e Portfolio
facendo clic sull’icona nella vista Home oppure
utilizzando il menu di scelta rapida dell’elemento selezionato nella vista a icone o Elenco oppure
facendo doppio clic sull’elemento nella vista Elenco oppure
selezionando l’elemento e facendo clic sullo strumento Apri primo file selezionato della barra degli strumenti Portfolio.
Gli elementi PDF vengono visualizzati direttamente, mentre gli elementi di altri formati appaiono come allegati e accompagnati dai pulsanti Apri e Salva.
I pulsanti di navigazione Indietro e Avanti sono disponibili nella parte centrale dalla barra degli strumenti Portfolio PDF, quando si apre un file portfolio, e consentono di passare all'elemento rispettivamente precedente o successivo. Vengono visualizzati anche gli strumenti dell'area delle barre degli strumenti e sono accessibili tutte le voci di menu pertinenti, consentendo di elaborare il documento aperto nel modo desiderato.
Gestione delle sottocartelle
Per importare tutti i file da una cartella sul computer locale, selezionare Aggiungi cartella esistente oppure trascinare la cartella nella finestra del Portfolio.
Per creare una cartella vuota da riempire in seguito, selezionare Crea nuova cartella.
Per aggiungere degli elementi a una sottocartella, selezionarla e premere il pulsante Aggiungi file oppure trascinare dei file nella cartella.
Per spostarsi tra diverse sottocartelle o tornare al livello superiore, selezionare la cartella desiderata nell’elenco del percorso situato in alto a sinistra nella schermata.
Per salvare gli elementi
Può essere utile salvare un singolo elemento del portfolio. Eseguire una di queste operazioni:
aprire un elemento di formato diverso da PDF, fare clic sullo strumento Salva allegati e salvarlo tramite la finestra di dialogo Salva con nome.
aprire un elemento di formato diverso da PDF, fare clic sullo strumento Salva allegati, visualizzare il file e salvarlo normalmente.
Quando si salvano file in formati diversi da PDF e si riaprono per la prima volte, potrebbe essere necessario specificare l’applicazione da utilizzare.