Per automatizzare la conversione delle pagine digitalizzate in arrivo o diversi tipi di file in PDF, è possibile configurare una cartella controllata o la cartella Documenti da digitalizzare. Entrambe sono disponibili solo in Power PDF Advanced. È possibile specificare solo una cartella controllata e una cartella Documenti da digitalizzare. Le cartelle possono trovarsi a qualsiasi livello della struttura file a cui è possibile accedere dal computer.
Una cartella controllata può accettare l’input da numerosi tipi di file e quasi immediatamente li converte in PDF. Al contrario, una cartella Documenti da digitalizzare accetta solo file PDF e TIFF, che possono essere recapitati nella cartella da uno scanner o dal trasferimento di file.
Cartella controllata
Questa cartella viene monitorata da Power PDF Advanced e i risultati sono indirizzati a una cartella di destinazione definita. È consentito l’uso di una sola cartella di destinazione alla volta. Può fare riferimento alla cartella controllata (opzione sconsigliata, poiché può ricevere file PDF, eventualmente causando conflitti di denominazione). In genere la cartella controllata è un percorso di rete e la cartella di destinazione del computer locale. I documenti in arrivo possono essere file di immagini, file Internet o file modificabili in MS Office.
La finestra di dialogo Cartella controllata consente di definire le cartelle, le regole di monitoraggio e le impostazioni della conversione.
Per configurare un cartella controllata
In Elaborazione avanzata > Batch fare clic su Comandi per batch: nell’elenco a discesa scegliere Cartella controllata per aprire l’omonima finestra di dialogo.
Selezionare la casella di controllo Attiva cartella controllata nella parte superiore del pannello.
Fare clic sul pulsante Origine e selezionare la cartella da monitorare, con o senza sottocartelle.
Scegliere il tipo di file nell’elenco a discesa. Scegliere tutti i tipi di file supportati o solo uno.
Fare clic sul pulsante Destinazione e selezionare la cartella a cui devono essere recapitati i file convertiti.
Scegliere un Tipo file per i file di output convertiti. Scegliere TIFF (a una o più pagine) o PDF (normale o ricercabile, inclusi diversi livelli di PDF/A)
Eventualmente fare clic su Impostazioni e modificare i parametri predefiniti, ad esempio riguardanti il modo in cui gestire le pagine di sole immagini usando l’OCR.
Eventualmente selezionare la casella di controllo Usa flusso di lavoro e selezionare un file di flusso di lavoro. Vedere di seguito.
Specificare il modo in cui gestire i file di origine dopo la conversione:
Mantieni: Mantiene i file di origine nella cartella controllata.
Elimina: Elimina i file di origine dalla cartella controllata.
Sposta in cartella: Sposta i file di origine in un’altra cartella.
Cancella automaticamente risultati: cancella automaticamente l’elenco dei file dalla vista delle attività della finestra di dialogo Controlla e converti.
Scegliere Opzioni CPU, quindi impostare Limita processi paralleli a 1 per elaborare le attività in modo sequenziale oppure impostare un numero maggiore per eseguirle in parallelo.
Confermare la configurazione di Cartella controllata facendo clic su OK.
Il conteggio del processore della CPU offre solo valori disponibili nel computer. Un computer dual-core proporrà solo 1 e 2. Quando si eseguono conversioni da altri tipi di file, il conteggio della CPU non è superiore a due.
Il ricorso a un flusso di lavoro significa applicare una sequenza definita di azioni a tutti i file in arrivo. La casella di controllo si attiva solo dopo aver creato almeno un flusso di lavoro. Questa procedura è automatica, per cui non vengono eseguiti i passaggi del flusso di lavoro che richiedono l’interazione con l’utente.
Per usare la cartella controllata
Quando un file valido viene recapitato nella cartella controllata, il programma attende alcuni secondi per verificare l’eventuale arrivo di ulteriori file. Al termine del recapito dei file, inizia la conversione e nella finestra di dialogo Controlla e converti viene aggiornata la vista. È possibile
Registrare la stato di avanzamento della conversione nell'elenco
Sospendere, riprendere o eliminare un’attività
Cancellare le attività terminate dalla vista relativa
Riprovare ad eseguire un’attività non riuscita
Vedere un file registro delle conversioni
Nascondere questa finestra di dialogo. Una volta nascosta, fare clic sull'icona Controlla e converti nell’area di notifica della barra delle applicazioni di Windows per ripristinarla.
Per disattivare temporaneamente la cartella controllata, deselezionare la casella di controllo nella parte superiore della finestra di dialogo.
Documenti da digitalizzare
Affinché i risultati della digitalizzazione siano automaticamente disponibili in Power PDF, configurare la cartella Documenti da digitalizzare. È possibile usare solo una cartella Documenti da digitalizzare alla volta.
Una cartella Documenti da digitalizzare è un particolare tipo di cartella controllata: selezionare la cartella di destinazione del dispositivo di digitalizzazione e individuarla come cartella di Documenti da digitalizzare per ricevere notifiche sui file in arrivo. Questa funzione non prevede alcuna conversione automatica dei file. Quando si accede alle digitalizzazioni in arrivo, le si apre da questa cartella dedicata o si seleziona questa cartella da Power PDF.
Per impostare la cartella Documenti da digitalizzare
Scegliere File > Opzioni: nella finestra di dialogo visualizzata scegliere Automazione > Documenti da digitalizzare / Quick Connect.
Attiva notifica documenti da digitalizzare: selezionare questa casella per ricevere una notifica quando nuovi file vengono recapitati nella cartella Documenti da digitalizzare. L’icona di notifica appare nell’area di notifica nella parte destra della barra delle applicazioni di Windows.
Specificare l'origine per la digitalizzazione:
Agente automatico Posta in arrivo (solo ShareScan): selezionare un percorso. Se necessario, rivolgersi all'amministratore di sistema.
Directory principale: Immettere un percorso o rivolgersi all'amministratore del sistema.
Manuale: Impostare manualmente la cartella di origine sul computer.
Se l'ambiente di lavoro usa la digitalizzazione in rete di Nuance eCopy ShareScan, è possibile gestire le Impostazioni di Quick Connect nonché includere l’attivazione delle notifiche, scegliendo una cartella e specificando ulteriori cartelle di Quick Connect.
Sfoglia Posta in arrivo: Fare clic su Documenti da digitalizzare per mostrare tutti i file in una finestra di dialogo separata.
Apri automaticamente file successivo Fare clic su Documenti da digitalizzare per aprire il file più recente in una nuova finestra.
Elimina automaticamente documento: Questa casella di controllo consente di mantenere tutti i documenti PDF o TIFF digitalizzati o di eliminare i file dalla cartella Documenti da digitalizzare dopo averli aperti in Power PDF. I file vengono eliminati dopo la richiesta di salvataggio.
Per usare la cartella Documenti da digitalizzare
L’icona Documenti da digitalizzare appare nell’area di notifica della barra delle applicazioni. Segnala l’eventuale recapito di un nuovo file TIFF o PDF nella cartella Documenti da digitalizzare. Fare clic sul fumetto di notifica per aprire la finestra di dialogo Documenti da digitalizzare. È inoltre possibile eseguirne l’apertura in qualsiasi momento, nel modo seguente:
In Elaborazione avanzata > Batch, fare clic su Documenti da digitalizzare per aprire l’omonima finestra di dialogo.
Elenca tutti i file non eliminati in Documenti da digitalizzare, oppure solo i più recenti, a seconda dell’impostazione di File > Opzioni > Automazione > Documenti da digitalizzare / Quick Connect.
Nella finestra di dialogo appare una miniatura della prima pagina del documento selezionato.
Usare i comandi della finestra di anteprima per passare ad altre pagine.
Fare clic su Apri per aprire il documento in Power PDF o su Annulla per uscire.
Quando si seleziona Apri, i file PDF si aprono direttamente, mentre i file TIFF vengono convertiti in PDF (questa operazione può richiedere del tempo). Dopo aver aperto un file, verrà eliminato da Documenti da digitalizzare se è stata definita questa preferenza. Prima di procedere in questo modo, salvare il PDF nel percorso desiderato. Se si tenta di chiuderlo senza salvarlo, verrà visualizzato un avviso.