このダイアログ ボックスでは、PDF または XPS のメール添付ファイルを編集可能な形式に変換する設定、メールおよび添付ファイルを PDF にアーカイブする設定、PDF 以外の添付ファイルから PDF ファイルを作成する設定を行います。
上記の設定は、Microsoft Outlook と Lotus Notes® バージョン 8.5 ([アクション] メニュー経由) で使用できます。
メール アプリケーションで [設定] ボタンをクリックします。3 つのタブがある [設定] ダイアログ ボックスが表示されます。
PDF 変換の設定
Convert Assistant を使用
Create Assistant を使用して変換する場合に選択します。[PDF Convert] ツールをクリックするたびに Assistant が呼び出されます。
アシスタント不使用時の PDF 変換方法
直接変換する場合は、この項目を選択して、選択ボックスから出力ファイルのターゲット アプリケーションを選択します。[PDF Convert] ツールをクリックすると直接変換が開始されます。
注
直接変換については、保存パスは Create Assistant の設定から取得されます。[ソース フォルダーと同じ] を選択している場合、出力ファイルは [ドキュメント] フォルダーに保存されます。
添付ファイルが複数ある場合
すべての添付ファイルを変換:この項目を選択すると、常にすべての添付ファイルが変換されます。
ファイルの選択メッセージを表示:この項目を選択すると、変換する PDF または XPS の添付ファイルを毎回選択できます。[PDF Convert] ボタンをクリックすると、メッセージに添付されたすべてのファイルのリストがダイアログ ボックスに表示されます。そこで変換する添付ファイルを選択します。
[すべての添付ファイルを選択] チェック ボックスがオンの場合、すべての添付ファイルが変換されます。[OK] をクリックすると直接変換が開始されます。添付ファイルが 1 つのみのメッセージを選択した場合、これは効果はありません。
メールのアーカイブ設定
アーカイブ形式
サポートされている PDF ファイル形式のいずれかを選択します。この選択ボックスを使用して、生成するファイルのバージョンを管理できます。[メールを PDF パッケージとして保存] オプションを選択した場合、生成される PDF ファイルのバージョンは 1.7 になり、パッケージに含まれる PDF ファイルはここで選択したバージョンに従って生成されます。
アーカイブ方法
次のいずれかを選択します。
メールを 1 つの PDF ファイルにマージ:メールや他の項目 (連絡先、予定など) が 1 つの PDF ファイルに保存されます。アーカイブ時に、ターゲット フォルダーと PDF ファイルの名前を指定する必要があります。
各メールを個別にアーカイブ:メールまたは他の項目が個別の PDF ファイルに保存されます。アーカイブ時には、ターゲット フォルダーのみを指定する必要があります。生成される PDF ファイルの名前は、メールの件名から取得されます。名前の重複が発生しないようにするため、生成されるファイル名には必要に応じて番号が付加されます。この項目を選択してカレンダーをアーカイブすると、それぞれの予定が個別の PDF ファイルとして保存されます。
メールを PDF パッケージとして保存:メールまたは他の項目が個別の PDF ファイルに変換され、PDF パッケージに追加されます。アーカイブ時に、ターゲット フォルダーと PDF ファイルの名前を指定する必要があります。
添付ファイルをメール
添付ファイルを PDF リンクまたは PDF 添付ファイルとして保存するよう選択します。パッケージとしてアーカイブする場合、オプションはありません。
サブフォルダーもアーカイブ
フォルダーをアーカイブする際にサブフォルダーも含めるには、この項目を選択します。サブフォルダーをアーカイブしない場合は選択解除します。
PDF 作成の設定
添付ファイルが複数ある場合
複数のファイルが添付されたメッセージの処理方法を指定します。
[すべての添付ファイルを変換] を選択すると、操作しなくても常にすべての添付ファイルが PDF に変換され、最後に使用した保存場所に送られます。
[ファイルの選択メッセージを表示] を選択すると、添付ファイルのリストが表示されます。このリストで、PDF に変換する添付ファイルと保存場所を指定できます。
