Введенные в форму данные можно сохранить без сохранения самих полей формы, а затем использовать для заполнения других форм. Это может ускорить заполнение форм за счет автоматического ввода данных, общих для большого числа форм. Процесс включает экспорт данных из заполненных форм для сохранения в файлах специального типа и импорт таких файлов для заполнения пустых форм. Допустимые типы файлов: FDF, XFDF, XML и TXT, которые поддерживаются многими редакторами PDF-файлов. В них хранятся не только данные формы, но и сведения о количестве и типах элементов управления формы.
Экспорт данных из одной открытой заполненной формы
Выберите пункты «Формы» > «Данные» > «Импорт и экспорт данных» > Экспортировать данные формы.
В диалоговом окне «Экспортировать данные формы» введите имя и тип файла.
Нажмите кнопку Сохранить. Данные формы будут сохранены в указанном месте в файле указанного типа.
Импорт данных в одну форму
Откройте пустую форму.
Выберите пункты «Формы» > «Данные» > «Импорт и экспорт данных» > Импортировать данные формы.
В диалоговом окне «Выбрать файл с данными формы» задайте тип файла (FDF, XFDF, XML или TXT) и перейдите к файлу с данными, которые нужно импортировать в открытую форму.
Нажмите кнопку Открыть. Если выбранный файл содержит описания элементов управления формы и данные, подходящие для текущей формы, данные будут вставлены в соответствующие поля.
Экспорт данных из нескольких форм
Данные можно экспортировать из нескольких форм с теми же наборами полей данных в файлы XML и CSV (значения, разделенные запятыми). Файлы этих типов можно открывать в Excel или похожих редакторах электронных таблиц; каждая форма представляется строкой, а каждое поле формы — столбцом. Надписи полей в формах становятся строками заголовков для столбцов электронной таблицы. Обрабатываются поля форм всех типов, кроме полей подписей. Эта функция экспорта доступна, даже если PDF-файл не загружен; открытые файлы не экспортируются.
Экспорт данных из нескольких форм
Выберите пункты «Формы» > «Данные» > «Импорт и экспорт данных» > Экспортировать данные из нескольких форм.
Нажмите кнопку Добавить и выберите нужные файлы из папки.
С помощью кнопки Добавить добавьте файлы из других папок.
Используя кнопки Добавить и Удалить, составьте список файлов.
Установите флажок Включить список последних файлов для экспорта данных из них, чтобы добавить в список все формы из последнего сеанса экспорта.
Нажмите кнопку Экспорт и укажите выходную папку, имя файла и тип (CSV или XML).
Нажмите кнопку Просмотреть файл, если нужно увидеть результат в редакторе электронных таблиц.
Переименуйте столбцы по своему усмотрению (например, требуется для флажков или переключателей).
Выберите команду Сохранить как и укажите подходящий тип файла (например, лист Excel). Если этого не сделать, файл останется в формате CSV или XML.
Чтобы экспорт был эффективным, все формы должны иметь одинаковые наборы имен полей. Многостраничные формы поддерживаются. Рекомендуется использовать один PDF-файл на форму, но можно и на несколько собранных форм, если наборы их полей идентичны. Если поля форм различаются, в итоговой таблице создаются столбцы для всех несовпадающих имен полей. Все поля в итоговой таблице будут иметь ячейки общего типа, принимающие любые данные. Чтобы задать другие типы ячеек (такие как дата, валюта или только числа), используйте редактор электронных таблиц.
Объединение имен полей перед экспортом
Если имена полей отсутствуют, не подходят или не унифицированы, эту проблему можно устранить, изменив их в редакторе электронных таблиц после экспорта.
Чтобы сделать это в PDF-файлах до экспорта, откройте PDF-файл с активным полем формы.
Выберите инструмент «Элементы управления форм» в области «Панель», чтобы отобразить панель «Элементы управления форм».
Дважды щелкните имя элемента управления формы на панели или щелкните поле формы в PDF-файле правой кнопкой мыши и выберите пункт Свойства.
Укажите нужное имя поля и нажмите кнопку Закрыть.
При необходимости повторите указанные выше действия с другими именами полей и формами.
Этих проблем можно избежать при создании/проектировании исходного файла формы.
Решение проблем
Определите, связана ли проблема с конкретным набором форм, обработав более простой набор форм-образцов.
Если формы были получены по электронной почте, убедитесь в том, что загрузка была завершена и что файлы сохранены на локальном диске. Не открывайте файлы непосредственно из почтового клиента или временной папки.
Если сохранение в сетевом расположении завершилось сбоем, сохраните файл в локальной папке без ограничений безопасности.
Если сохранение в файл одного типа (например, XML) завершилось сбоем, попробуйте другой формат (CSV).
Работать с крупными формами, содержащими сотни страниц или тысячи полей, сложно. Разбейте их на разделы.
Очень длинный текст в одном поле может быть обрезан при экспорте. Обычно в Excel для ячеек задано ограничение в 256 знаков.