Можно поместить выбранные объекты или папку целиком (с вложенными папками или без них) в один PDF-файл. При этом созданный PDF-файл будет содержать закладки для каждого из архивированных объектов, что облегчает их поиск.
В Outlook архивацию можно выполнять с помощью лент; в Lotus Notes для этого используется меню «Действия».
Архивация почтовых элементов путем слияния в один PDF-файл в Outlook
Выберите один или несколько элементов.
Нажмите эту кнопку, чтобы отобразить диалоговое окно «Параметры» с открытой панелью Параметры архивации почты.
В диалоговом окне в поле «Формат архива» выберите версию PDF.
Выберите параметр Объединить сообщения в один PDF-файл в поле выбора метода архивации.
Укажите, как следует обрабатывать почтовые вложения, если таковые имеются.
Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.
Нажмите кнопку Архивировать почтовые сообщения или Архивировать папку. Откроется диалоговое окно «Сохранить как».
Выберите необходимую папку и введите имя PDF-файла, в котором будут объединены объекты. Папкой назначения по умолчанию для Outlook является папка «Документы» > PDF Favorites > Outlook Archive.
Нажмите кнопку Сохранить.
Начнется процесс архивации, после завершения которого выходной PDF-файл (вместе с вложениями, если таковые имеются) будет сохранен в указанной папке.
Во время архивации в PDF-файл автоматически добавляются закладки, чтобы облегчить перемещение по выходному PDF-файлу. Используйте эти закладки для ускорения поиска сообщений. Программа создает иерархический список закладок, в котором они указывают на первые страницы почтовых сообщений. Закладки группируются по датам, отправителям и темам сообщений. При этом выполняется сортировка по отправителям и темам в алфавитном порядке, а по датам — в возрастающем порядке.
Совет
Чтобы поместить в архив только будущие или прошлые встречи, перейдите в календаре в представление недели или месяца, выберите только нужный период и воспользуйтесь командой Архивировать почтовые сообщения, а не Архивировать папку.
