Набор документов, относящихся к определенной теме, можно объединить в портфель, чтобы упростить их распространение. Программа предоставляет эту возможность за счет расширения имевшейся и ранее поддержки пакетов PDF Create. Портфель представляет собой усовершенствованный пакет, поскольку он может содержать вложенные папки и документы различных типов (пакеты могут содержать только PDF-файлы в папке одного уровня). Портфелями можно управлять через современный интерфейс на основе технологии Flash.
В интерфейсе можно просматривать не только PDF-файлы из портфеля, но и страницы из Word, Excel, PowerPoint, а также файлы изображений многих типов. Они отображаются в отдельном окне.
Как и пакет, портфель включает обложку, на которой описано содержимое и назначение портфеля. В портфеле может присутствовать дополнительная панель верхнего колонтитула над списком или эскизами файлов с содержимым, определяемым пользователем (например, заголовком, эмблемой или контактными данными), а также страница приветствия с определяемым пользователем текстом, изображением или роликом в формате Flash (SWF). Когда получатель откроет портфель, будет показана обложка со страницей приветствия (если она была создана). Все это может быть скрыто, но верхний колонтитул всегда будет виден.
С помощью кнопок вверху слева на панели инструментов «Портфель PDF» можно переключаться между представлениями Домой и Список, открыть первый выделенный файл или страницу приветствия.
В представлении Главное отображаются эскизы для каждого файла или папки в портфеле.
В представлении «Список» отображается таблица с отдельной строкой для каждого файла или папки. По умолчанию она состоит из четырех столбцов («Имя», «Описание», «Изменено», «Размер»), но можно добавить и другие столбцы, а также изменить их порядок.
Открытие первого выбранного файла в портфеле.
Открытие вводной страницы портфеля. Эта кнопка становится активной, только если страница приветствия настроена с помощью соответствующего инструмента «Редактировать портфель» (см. ниже).
С помощью кнопок, расположенных на панели инструментов справа, можно сохранить или распечатать документ, отправить его по электронной почте, выполнить поиск файла и изменить параметры.
Сохранение текущего файла или всего портфеля.
Печать текущего файла или всего портфеля.
Вложение текущего файла в пустое сообщение электронной почты.
Поиск среди выбранных файлов или во всем портфеле.
Доступ к параметрам портфеля. Также можно открыть окно «Редактировать портфель» и просмотреть обложку. Выберите представление «Главное» или «Список», чтобы скрыть обложку.
Создание портфеля
Выберите пункты «Файл» > «Создать» > Создать портфель, чтобы отобразить окно портфеля PDF с панелью «Изменить портфель». Будет создан пустой портфель с именем "Новый портфель_1". Пока не будет закрыта программа, числовой суффикс будет увеличиваться для каждого нового портфеля независимо от того, сохраняется ли он с новым именем, остается открытым при создании нового портфеля или закрывается без сохранения.
При обработке портфеля в окне портфеля PDF в строке заголовка доступен ограниченный набор инструментов.
Чтобы добавить файлы, содержимое существующих папок или создать новые папки, можно:
нажать соответствующую кнопку слева внизу в окне «Портфель PDF»;
перетащить файлы или существующие папки в окно «Портфель PDF»;
выбрать соответствующую команду в контекстном меню «Параметры»;
выбрать соответствующую команду в контекстном меню окна «Портфель PDF».
Совет
Не используйте команду «Файл» > «Открыть». Она открывает файл в главной программе, а не в портфеле.
Если кнопки «Добавить файлы», «Добавить существующую папку» и «Создать папку» не отображаются, выберите в меню параметров пункт «Редактировать портфель».
Открытие пакета или портфеля
Выполните одно из следующих действий:
в главном меню выберите команду «Файл» > Открыть, перейдите в нужную папку, выделите элемент в диалоговом окне «Открыть» и нажмите кнопку Открыть либо
перетащите пакет или портфель из файловой системы в рабочую область PDF Professional.
Портфели отображаются в окне «Портфель PDF». Пакеты отображаются в смешанной рабочей области, где доступны команды меню, инструменты и процессы как окна «Портфель PDF», так и приложения PDF Professional.
Редактирование портфеля
При выборе инструмента «Параметры» появляется раскрывающееся меню, с помощью которого можно отобразить панель «Изменить портфель», если она скрыта. Это также можно сделать с помощью контекстного меню окна «Портфель PDF» или любого элемента в портфеле. Когда откроется панель редактирования портфеля, этот пункт меню изменится на «Завершить редактирование портфеля».
Ниже описаны инструменты редактирования портфеля (слева направо).
Выбор макета или представления для отображения эскизов в портфеле. (В данный момент доступно только представление «Базовая сетка».)
Выбор типа страницы приветствия для добавления и подготовки ее содержимого. Таим же образом можно выбрать тип верхнего колонтитула (если он нужен) и его содержимое: текст, контактные данные, эмблемы или изображения. Выбранное содержимое всегда отображается в отдельном окне над списком файлов или эскизами файлов или папок.
Выбор предварительно настроенных цветовых схем или указание своих цветов для фона, основной и дополнительной карточек и текста. Цвет дополнительного текста применяется, например, к тексту описания. Цвет карточки означает цвет эскиза или области списка. Пользовательский цвет применяется только к открытому в данный момент портфелю.
Включение или отключение отображения столбцов в представлении списка, добавление столбцов в число стандартных («Имя», «Описание», «Дата изменения», «Размер»), указание типа нового столбца (текстовый, числовой, дата), изменение порядка столбцов, удаление столбца (кроме стандартных), выбор ключевого столбца для сортировки элементов и выбор направления сортировки.
Элементы портфеля могут содержать описания. В главном представлении (эскизы) щелкните под именем файла и введите описание. В представлении списка введите текст в соответствующей ячейке столбца «Описание».
C помощью команды меню «Файл» или кнопки «Сохранить» на панели инструментов можно сохранить портфель в нужной папке и указать для него имя в диалоговом окне «Сохранить как». Кроме того, с помощью панели инструментов можно сохранить портфель и отправить его по электронной почте из почтового клиента по умолчанию.
Чтобы закрыть панель редактирования портфеля, можно:
щелкнуть значок выхода в правой части панели инструментов редактирования портфеля;
выбрать команду Завершить редактирование портфеля в контекстном меню окна «Портфель PDF».
Открытие элемента
Чтобы открыть элемент из пакета или портфеля, можно:
дважды щелкнуть его эскиз в главном представлении (эскизы);
выбрать соответствующую команду в контекстном меню выбранного элемента в представлении эскизов или списка;
дважды щелкнуть значок элемента в представлении списка;
выделить элемент и нажать кнопку Открыть первый выбранный файл на панели инструментов «Портфель».
Будут показаны элементы PDF, а элементы не в формате PDF будут отображены как вложения с кнопками «Открыть» и «Сохранить».
При открытии портфеля в центре панели инструментов «Портфель PDF» отображаются кнопки Предыдущий и Следующий, с помощью которых можно переключаться между элементами. Будут также показаны инструменты в области панелей инструментов, и станут доступны все команды меню, которые могут использоваться для обработки открытого документа.
Работа с вложенными папками
Чтобы импортировать все файлы из локальной папки, воспользуйтесь командой «Добавить существующую папку» или перетащите папку в окно портфеля.
Чтобы создать пустую папку для добавления в нее файлов, выберите команду «Создать папку».
Чтобы добавить элементы во вложенные папки, выделите нужную папку и нажмите кнопку «Добавить файлы» или перетащите файлы.
Для перемещения между вложенными папками или возвращения на верхний уровень щелкните нужную папку в строке пути слева вверху представления эскизов или списка.
Сохранение элемента
Можно сохранить отдельный элемент из портфеля. Для этого выполните одно из следующих действий:
откройте элемент не в формате PDF, нажмите кнопку Сохранить вложения и воспользуйтесь диалоговым окном сохранения файла;
откройте элемент не в формате PDF, нажмите кнопку Открыть вложение, просмотрите файл и сохраните его обычным способом.
При первом сохранении или повторном открытии файлов не в формате PDF может потребоваться указать нужное приложение.