Tüm seçili öğeleri veya tüm klasörü (alt klasörleriyle birlikte veya alt klasörler dahil olmadan) belirttiğiniz klasörde depolanan ayrı PDF dosyalarında arşivleyebilirsiniz. Oluşturulan klasör yapısı Outlook veya Lotus Notes içindeki klasör yapısını takip eder.
PDF dosyalarının adları her bir seçili öğenin konu özelliğinden otomatik olarak üretilir. Adlandırma çakışmalarından kaçınmak için, gerekiyorsa, sonuna gelen sayı dosya adına otomatik olarak eklenir.
Outlook'ta arşivleme işlemi Nuance PDF şeridi üzerinden yapılır; Lotus Notes'ta Eylemler menüsünü kullanın.
Posta sistemini açın ve arşivlenecek öğeleri seçin.
Outlook öğelerini ayrı dosyalarda arşivlemeye hazırlanmak için
Posta arşivleme ayarları bölmesi açık durumdayken Ayarlar iletişim kutusunu görüntülemek için Ayarlar aracını tıklatın.
Bölmede, Arşiv Biçimi seçim kutusundan bir PDF sürümü seçin.
Arşivleme yöntemleri altında Postaları ayrı ayrı arşivle seçimini yapın.
Varsa, posta eklerinin nasıl işleneceğini belirleyin.
İletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı tıklatın.
Postayı Arşivle veya Klasörü Arşivle aracını tıklatın. Klasöre Gözat iletişim kutusunda, öğelerin yukarıda bahsedilen adlandırma yöntemi ile kaydedilmesi gereken yerde hedef klasörü seçin.
Arşivleme işlemi başlatılır ve işlem tamamlandığında dosyalar hedef klasöre kaydedilir. İlerleme göstergesi görüntülenir; sorunlar olması halinde, mümkünse, seçildiği gibi eklenen ilaveler ile birlikte rapor PDF yerleştirilir.
Not:
Takvimler arşivlenirken, her randevu ayrı bir öğedir, dolayısıyla üretilen PDF dosyalarının sayısı büyük olabilir. Benzer bir şekilde, her görev ve her kişi ayrı bir PDF dosyası haline gelir.
