V rámci verze aplikace Power PDF Advanced můžete pomocí modulu Create Assistant provádět import ze systému správy dokumentů (DMS). Chcete-li tohoto asistenta použít, otevřete jej a klikněte na tlačítko Přidat. Z rozevíracího seznamu vyberte položku Přidat z DMS. Otevře se dialogové okno s nabídkou cloudových úložišť (např. Evernote) a služby SharePoint. Nabídka obsahuje také všechny ostatní podporované DMS, jejichž klientská komponenta se nachází na vašem počítači, za předpokladu, že byly povoleny během vlastní instalace nebo pomocí volby Změnit po jejím dokončení.
Poznámka
Služba Dropbox již není v aplikaci Power PDF přímo podporována. Podrobnosti viz Cloudové konektory.
Toto dialogové okno nabízí vždy naposled použitý systém DMS, ale umožňuje přepnout i na jiný.
Soubory importované z DMS jsou kopie určené jen pro čtení, originály zůstávají nedotčené.
Microsoft SharePoint
Aplikace Power PDF (spolu s aplikací PDF Create) podporuje tento DMS a poskytuje k němu nezbytné rozhraní sestávající ze tří dialogových oken.
Open from SharePoint (Otevřít z aplikace SharePoint)
Tato volba otevře definované umístění v systému SharePoint a umožní výběr jednotlivého souboru. Tlačítko Sites (Stránky) slouží k otevření dialogového okna SharePoint Sites (Stránky aplikace SharePoint), které umožňuje přechod na jiný web.
SharePoint Sites (Stránky aplikace SharePoint)
Tato volba umožňuje správu seznamu různých webů SharePoint. Kliknutím na tlačítko Add (Přidat) otevřete dialogové okno Connection Settings (Nastavení připojení).
Connection Settings (Nastavení připojení)
Tato volba umožňuje zadat název serveru a webu nebo přesnou adresu URL webu SharePoint. Také umožňuje nastavit jeden web jako výchozí, takže tlačítko Přidat z DMS pak povede přímo na zadaný web.
Podpora dalších DMS
Všechny podporované systémy jsou uvedeny v systémových požadavcích.
Ke službám eDOCS a iManage WorkSite se dostanete přímo přes jejich vlastní rozhraní, která umožňují přístup k jednotlivým souborům.
Vytvářené soubory PDF lze ukládat zpět do systému DMS, opět vždy po jednom. Viz Ukládání do systémů správy dokumentů.
Práce v místním systému
Když pracujete v systémech SharePoint, eDOCS Enterprise nebo iManage Worksite, ovládací prvky aplikace Kofax PDF nabízejí dvě služby:
Můžete vybrat jeden jiný soubor než PDF v rozhraní DMS a převést ho místně na soubor PDF. Zdrojový soubor zůstane nedotčený. Vytvořený soubor PDF bude mít stejný název jako zdrojový soubor a při výchozím nastavení bude umístěn na stejném místě.
V obou případech se jedná o přímé konverze prováděné na pozadí. Obrazové soubory (bmp, jpg, png, tif apod.), xps, ps a soubory eps se zpracovávají přímo za použití vhodného výchozího nastavení. Ostatní dokumenty (např. soubory Word) se vytisknou do aplikace PDF Create. To vyžaduje, aby byla ve vašem systému přítomná nativní aplikace spojená s tímto typem souboru. V takových případech proběhne konverze za použití aktuálních nastavení v ovladači tiskárny Kofax PDF.
Vytváření souborů PDF z aplikace SharePoint
Aby byla tato funkce ve službě SharePoint dostupná, musí být nakonfigurována správcem systému. Příslušné pokyny jsou uvedeny v dokumentaci k Sadě pro vlastní nastavení.
Chcete-li vytvořit PDF z jiného souboru než PDF podporovaného formátu v rámci systému SharePoint, vyberte příslušný soubor a z příslušné místní nabídky vyberte možnost Vytvořit PDF. Výběrem možnosti Odeslat PDF bude soubor PDF přiložen k nové e-mailové zprávě ve vaší výchozí poštovní aplikaci bez umístění místní kopie do systému SharePoint.
Chcete-li vytvořit PDF z externího souboru, přejděte do požadované složky SharePoint a otevřete nabídku Nový. Vyberte položku Nové PDF Kofax (může mít jiný název, protože to je na volbě správce systému) a dále vyhledejte příslušný soubor.
Vytváření souborů PDF ze služby eDOCS
Chcete-li vytvořit PDF v rámci služby eDOCS, použijte položku místní nabídky Vytvořit PDF v klientské aplikaci Průzkumníka Windows DM Extension (Rozšíření DM). Místní nabídka se zobrazí po každém kliknutí na jiný soubor než PDF, který je podporován modulem PDF Create! Viz seznam podporovaných typů souboru v tématu PDF Create Assistant. K dispozici je také položka Odeslat PDF.
Chcete-li vytvořit PDF z externího souboru, vyberte možnost Create new PDF (Vytvořit nové PDF) z nabídky Document (Dokument). Při sestavování profilu dokumentu definujete zdrojový dokument a cílové umístění v rámci služby eDOCS.
Vytváření souborů PDF v rámci služby iManage WorkSite
Použijte nabídku Kofax PDF z doplňku Kofax PDF v klientské aplikaci DeskSite. Ta umožňuje přístup k oběma funkcím.
Poznámka
Ve službách Worldox, Documentum a DocuShare nelze otevřít zdrojové soubory přímo ze systému správy dokumentů. Pro přístup k souboru je třeba použít volbu Add / Open from DMS (Přidat / Otevřít z DMS) v modulu Create Assistant. Soubor PDF můžete následně pomocí volby Save to DMS (Uložit do DMS) uložit zpět do příslušného systému DMS. Podrobnosti jsou uvedeny v tématu Ukládání do systémů správy dokumentů.
Další pokyny k používání systémů DMS jsou uvedeny v Příručce k instalaci sítě k aplikaci Power PDF.