Data zadaná ve formuláři lze uložit bez uložení polí formuláře jako takových a opakovaně je používat k vyplnění jiných formulářů. To může být užitečné pro urychlení vyplňování formulářů díky automatickému zadání sady dat, která je společná pro velký počet formulářů. Tento proces zahrnuje export dat z vyplněných formulářů, která se uloží do speciálních typů souborů, a import těchto souborů, které tak vyplní prázdné formuláře. Mezi platné typy souborů patří soubory FDF, XFDF, XML a TXT, které lze zpracovat v mnoha editorech souborů PDF. Ukládají se do nich nejen data formulářů, ale také informace o počtu a typu ovládacích prvků ve formuláři.
Export dat formuláře z jednoho otevřeného vyplněného formuláře
Zvolte položky Formuláře > Data > Importovat/exportovat data > Exportovat data formuláře.
V dialogovém okně Exportovat data formuláře jako zadejte název a typ souboru.
Klikněte na tlačítko Uložit. Data se uloží do definovaného umístění a s definovaným typem souboru.
Import dat formuláře do jednoho formuláře
Otevřete nevyplněný formulář.
Zvolte položky Formuláře > Data > Importovat/exportovat data > Importovat data formuláře.
V dialogu Vybrat soubor obsahující data formuláře nastavte typ souboru (FDF/, XFDF, XML, TXT) a vyhledejte soubor obsahující data, která chcete naimportovat do otevřeného formuláře.
Klikněte na tlačítko Otevřít. Pokud zvolený soubor obsahuje popis ovládacích prvků a data, která jsou pro aktuální formulář vhodná, data budou vložena do příslušných polí.
Export dat z více formulářů
Data lze exportovat z více formulářů se stejnými sadami datových polí do souborů typu XML a CSV (Hodnoty oddělené čárkami). Tyto typy souborů lze otevřít v aplikaci Excel nebo v podobných tabulkových procesorech. Každý formulář je reprezentován řádkem a každé pole formuláře sloupcem. Popisky polí ve formuláři se ve sloupcích tabulky zobrazí jako text řádku záhlaví. Pracovat lze se všemi typy polí formuláře kromě polí podpisu. Tento export je k dispozici, i když není načten žádný soubor PDF. Žádné otevřené soubory nebudou zahrnuty.
Export dat z více formulářů
Zvolte položky Formuláře > Data > Importovat/exportovat data > Exportovat data z více formulářů.
Klikněte na tlačítko Přidat a ze složky vyberte požadované soubory.
Opakovaným kliknutím na tlačítko Přidat přidejte soubory z dalších složek.
Použijte možnosti Přidat a Odebrat, dokud není seznam souborů hotov.
Zaškrtnutím políčka Zahrnout nejnovější seznam souborů, ze kterých budou data exportována přidáte všechny formuláře z poslední relace exportu do seznamu.
Klikněte na tlačítko Exportovat, poté určete výstupní složku, název souboru a typ souboru (CSV nebo XML).
Klikněte na tlačítko Nyní zobrazit soubor, pokud chcete zobrazit výsledky ve vybraném tabulkovém procesoru.
Podle potřeby přejmenujte záhlaví sloupců (nutné např. pro zaškrtávací políčka nebo pole přepínačů).
Použijte možnost Uložit jako a zvolte vhodný typ souboru (např. sešit aplikace Excel). Pokud to neučiníte, soubor zůstane ve formátu CSV nebo XML.
Aby export proběhl úspěšně, měly by všechny formuláře mít stejné názvy sad polí. Zpracovat lze také vícestránkové formuláře. Doporučen je jeden soubor PDF na jeden formulář, ale přijatelný je také jeden soubor PDF obsahující sadu několika formulářů, pokud jsou sady polí formuláře totožné. Pokud se pole ve formulářích liší, budou ze všech rozdílných názvů polí ve výsledné tabulce vytvořeny sloupce. Všechna pole ve výsledné tabulce mají generický typ buňky, který umožňuje zadání jakýchkoli hodnot. Chcete-li nastavit jiný typ buňky (např. datum, měna, pouze čísla), použijte tabulkový procesor.
Sjednocení názvů polí před exportováním
Pokud názvy polí chybí, jsou nepřijatelné nebo nejednotné, lze tento problém vyřešit jejich úpravou po exportu v tabulkovém procesoru.
Chcete-li soubory PDF před exportem upravit, otevřete soubor PDF s aktivním polem formuláře:
Kliknutím na nástroj Ovládací prvky formuláře na panelu Podokno zobrazte panel Ovládací prvky formuláře.
Dvakrát klikněte na název ovládacího prvku formuláře, nebo klikněte pravým tlačítkem do pole formuláře v souboru PDF a vyberte položku Vlastnosti.
Upravte možnost Název pole dle svých požadavků a klikněte na tlačítko Zavřít.
Tento postup zopakujte pro další názvy polí a formuláře.
Těmto problémům se lze vyhnout, pokud vytvoříte/navrhnete původní soubor formuláře.
Řešení problému:
Určete, zda se problém týká určité sady formulářů, tím, že zpracujete jednoduchou sadu ukázkových formulářů.
Pokud byly formuláře doručeny e-mailem, zkontrolujte, zda jejich stažení nebylo přerušeno a zda byly uloženy na místní disk. Neotevírejte soubory přímo z e-mailového klienta nebo dočasné složky.
Pokud se uložení do síťového umístění nezdaří, uložte je do místní složky bez bezpečnostních omezení.
Pokud se uložení do jednoho typu souboru nezdaří (například XML), vyzkoušejte jinou možnost (CSV).
Velké formuláře – stovky stran nebo tisíce polí – mohou být problematické. Rozdělte soubory do oddílů.
Velmi dlouhé texty v jednom poli mohou být při exportu zkráceny. Aplikace Excel má obvykle délku textu v buňce nastavenu na 256 znaků.