Při práci v aplikaci Microsoft Outlook lze vytvářet soubory PDF. Soubory PDF lze vytvářet:
Z příloh e-mailových zpráv obsahujících soubory, které nejsou ve formátu PDF, které chcete uložit na místní počítač,
Ze souborů v místním počítači, které nejsou ve formátu PDF a které chcete připojit k aktuální e-mailové zprávě,
Z jedné nebo více e-mailových položek, které chcete uložit jako archív na místní počítač.
Zbývající část tohoto tématu pojednává hlavně o archivování mailů a poskytuje odkazy na další témata archivování.
Program poskytuje doplňky pro aplikace MS Outlook pro vytváření souborů PDF z vybraných položek nebo celých složek pošty. Funkce jsou dostupné na pás karet aplikace Kofax PDF v hlavním okně aplikace Outlook nebo v otevřeném okně se zprávou.
Pás karet aplikace Kofax PDF v hlavním okně aplikace Outlook:
Nástroj a skupina PDF Convert (viditelné, pouze pokud byla tato komponenta nainstalována a její integrace povolena v nabídce Soubor > Možnosti).
Archivovat složku: Archivuje všechny položky vybrané složky (s jejími podsložkami nebo bez nich). Tento nástroj je dostupný pouze na panelu nástrojů hlavního okna aplikace Outlook.
Archivovat mail: Slouží k vytvoření archivu z jednoho nebo několika souborů PDF z vybraných mailů v hlavním okně aplikace Outlook.
Vytvořit soubor PDF z příloh: Platí pro všechny přílohy k aktuálně vybrané zprávě, ale lze vyžádat zobrazení výzvy k povolení výběru. Je aktivní, pouze pokud má aktuální zpráva alespoň jednu přílohu typu souboru vhodného pro převod do souboru PDF. Viz část Vytváření souborů PDF z mailových příloh.
Připojit soubor k e-mailu jako soubor PDF: Zvolte jeden nebo několik souborů, které chcete připojit k aktuálnímu dokumentu. Soubory PDF jsou přidány přímo, soubory, které nejsou ve formátu PDF, jsou nejprve převedeny na soubory PDF.
Nastavení: Poskytuje dialogové okno se třemi kartami pro nastavení vytváření, převádění a archivování souborů PDF.
Pás karet aplikace Kofax PDF v okně zprávy aplikace Outlook:
Poskytuje stejné nástroje uvedené výše. Jediným rozdílem je, že nástroj Archivovat složku není dostupný.
Podrobnější informace o archivování naleznete v následujících tématech:
Archivování položek aplikace Outlook do samostatných souborů
Slučování položek aplikace Outlook do jednoho souboru PDF
Vytvoření balíčku PDF z položek aplikace Outlook
Archivování dopisů ze zprávy aplikace Outlook
Klikněte na nástroj Nastavení.
V dialogovém okně Nastavení vyberte verzi PDF a určete způsob zpracování e-mailových příloh, pokud existují. Zavřete dialogové okno.
Klikněte na tlačítko Archivovat mail.
V dialogovém okně Uložit jako potvrďte nebo změňte výchozí cílovou složku pro archivování a klikněte na tlačítko OK. Z předmětu mailové zprávy se vytvoří název vytvořeného souboru PDF. Výchozí cílová složka je Dokumenty > Oblíbené soubory PDF > Archív Outlook.
Klikněte na tlačítko Uložit.
Spustí se proces archivování a po jeho dokončení je výstupní soubor PDF (s přílohami, pokud existují) uložen do cílové složky.
Poznámky
Pokud na obrazovce není zobrazen pás karet aplikace Kofax PDF, vyhledejte informace v tématu Poradce při potížích.