Můžete archivovat všechny vybrané položky nebo celou složku (včetně podsložek nebo bez nich) do samostatných souborů PDF, které se uloží do zadané složky. Vytvořená struktura složek odpovídá struktuře složek v aplikaci Outlook.
Názvy souborů PDF se generují automaticky z předmětu každé vybrané položky. V případě potřeby je ke každému názvu souboru automaticky přidáno koncové číslo, aby se předešlo konfliktu názvů.
V aplikaci Outlook lze archivování provést z pásu karet Kofax PDF.
Otevřete poštovní systém a vyberte položky, které chcete archivovat.
Příprava na archivování položek aplikace Outlook do samostatných souborů
Kliknutím na nástroj Nastavení zobrazte dialogové okno Nastavení archivování pošty s otevřeným panelem Nastavení archivování pošty.
V seznamu Formát archivování zvolte verzi dokumentu PDF.
V části Metoda archivování vyberte možnost Archivovat maily odděleně.
Zvolte způsob zpracování příloh pošty, jsou-li k dispozici.
Kliknutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno.
Klikněte na nástroj Archivovat mail nebo Archivovat složku. V dialogovém okně Vyhledat složku vyberte cílový adresář, do kterého chcete soubory uložit. Soubory budou pojmenovány podle zásad uvedených výše.
Spustí se proces archivování, po jehož dokončení budou soubory uloženy do cílové složky. Zobrazí se indikátor průběhu. V případě problémů se vytvoří zpráva PDF a případné přílohy se připojí zvoleným způsobem.
Poznámka:
Pokud archivujete kalendář, každá schůzka představuje samostatnou položku, takže může být vygenerováno velké množství souborů PDF. Z každého úkolu a kontaktu bude rovněž vytvořen samostatný soubor PDF.