Ukázka práce s číslováním Bates

Úkol

Přidáme k sadě dokumentů čísla Bates, tak aby každá stránka obsahovala referenční informace. Za tímto účelem připravíme schéma číslování Bates.

• Nejprve musíme definovat číslo případu. Použijeme k tomu text předpony.

• Přidáme šestimístné číslo Bates, které jedinečně identifikuje každou stránku v sadě dokumentů.

• Doplníme název společnosti „Kofax“. Použijeme k tomu příponu čísla Bates.

• Očíslujeme stránky v každém dokumentu v sadě. Použijeme k tomu makro.

• Přidáme datum orazítkování. Použijeme k tomu makro.

Postup

1. Bez ohledu na to, zda máte či nemáte otevřený dokument, vyberte možnosti Dokument > Číslování Bates > Přidat a otevřete dialogové okno Přidat čísla Bates.

2. Klikněte na tlačítko Přidat soubory a vyhledejte všechny soubory, které chcete v této relaci orazítkovat. Dle potřeby zobrazte náhled souborů. Zkontrolujte pořadí souborů, protože číslování Bates se aplikuje v daném pořadí. Kliknutím na tlačítko OK zobrazte dialogové okno Přidat záhlaví a zápatí.

3. V rozevíracím seznamu Název ponechte vybranou možnost [Žádné] nebo vyberte vytvořené schéma.

4. Nastavte okraje textového řetězce tak, aby nezasahoval do jiných položek na stránkách dokumentu.

5. V rozevíracím seznamu Makra vyberte možnost Číslo Bates a klikněte na tlačítko Nastavení.

6. V dialogovém okně Možnosti funkce číslování Bates ponechte počet číslic 6 a počáteční číslo 1.

7. Do pole Předpona zadejte identifikátor případu Případ 20: a na konec přidejte mezeru.

8. Do pole Přípona zadejte –Kofax s mezerou na konci. Zkontrolujte zobrazenou ukázku a klikněte na tlačítko OK.

9. Určete umístění v záhlaví nebo zápatí a klikněte na tlačítko Vložit makro. Číslo Bates se přidá ve formě kódu.

10. V rozevíracím seznamu Makra vyberte možnost Číslo stránky a klikněte na tlačítko Nastavení. Jako formát čísel stránek vyberte možnost Stránka 1 z n a jako formát data možnost rrrr-mm-dd. Umístěte kurzor za předchozí vložený textový řetězec a klikněte na tlačítko Vložit makro.

11. V rozevíracím seznamu Makra vyberte možnost Datum. Umístěte kurzor za předchozí vložený textový řetězec, zadejte mezeru, abyste oddělili číslo stránky a datum, a potom klikněte na tlačítko Vložit makro.

12. Vyberte velikost, písmo, styl a barvu textového řetězce schématu Bates.

13. Klikněte na tlačítko Vytvořit a zadejte název schématu pro použití v budoucnu. Potom schéma kliknutím na tlačítko OK aplikujte na vybrané soubory.

Syntax řetězce v našem příkladu je následující (mezery jsou přidány ručně):

<<Číslo Bates#6#1#Případ 20: #-Kofax >><<Stránka 1 z n>>  <<rrrr-mm-dd>>

Následuje ukázka textu výsledného razítka a tabulka s přehledem jednotlivých prvků.

Případ 20: 000001-Kofax 1 z 14 2012-03-19
 

V tomto příkladu jsou stránky číslovány vždy v rámci jednoho dokumentu. Číslo Bates však jedinečně identifikuje všechny stránky ve všech dokumentech zahrnutých do dané relace razítkování. To znamená, že číslování v každém následujícím dokumentu nezačíná znovu od 1.