Denne dialogboks bruges til at vælge indstillingerne for konverteringer af vedhæftede filer i PDF- eller XPS-format i mails til redigerbare formater, for arkivering af mails og tilknyttede vedhæftede filer som PDF-filer og for oprettelse af PDF-filer fra vedhæftede filer, som ikke er i PDF-format.
Disse indstillinger findes i Microsoft Outlook.
Klik på knappen Indstillinger i mail-programmet. Dialogboksen Indstillinger, som har tre faner, vises.
Indstillinger til PDF-konvertering
Brug Convert Assistent
Vælg denne for at udføre konverteringer gennem Convert Assistent. Assistent åbnes, når du klikker på PDF Convert-værktøjet
Konverter PDF-fil uden Assistent som
Vælg denne indstilling, hvis du vil udføre direkte konverteringer, og vælg derefter outputfilens målprogram på listen. Klik på PDF Convert-værktøjet for at starte en direkte konvertering.
Bemærk
Filen fra den direkte konvertering gemmes på den placering, der blev angivet i Convert Assistent. Hvis der er valgt Den samme som kildemappen, gemmes outputfilen i mappen [Dokumenter].
Flere vedhæftede filer
Konverter alle vedhæftede filer: Vælg denne indstilling, hvis alle vedhæftede filer altid skal konverteres.
Spørg om valg: Vælg denne indstilling for at få mulighed for at vælge, hvilken vedhæftede PDF- eller XPS, der skal konverteres. Når du klikker på PDF Convert-knappen, vises en dialogboks med en liste over alle vedhæftede filer i en meddelelse. Vælg de vedhæftede filer, der skal konverteres.
Hvis afkrydsningsfeltet Vælg alle vedhæftede filer er markeret, konverteres alle de vedhæftede filer. Klik på OK for at starte den direkte konvertering. Dette valg har ingen effekt, når du vælger meddelelser, hvor der kun er én vedhæftet fil.
Indstillinger til arkivering af mails
Arkiveringsformat
Vælg et af de understøttede PDF-filformater. Versionen for de genererede filer kan styres med denne liste. Indstillingen Arkiver mails i PDF-pakke kræver PDF-version 1.7 eller nyere.
Arkiveringsmetode
Vælg en af følgende indstillinger:
Flet mails i én PDF-fil: Mails eller andre elementer (f.eks. kontaktpersoner, aftaler) gemmes i en enkelt PDF-fil. Under arkiveringen skal du angive en målmappe og navngive PDF-filen.
Arkiver mails hver for sig: Mails eller andre elementer gemmes i separate PDF-filer. Under arkiveringen skal du angive en målmappe. Navnet på de genererede PDF-filer overføres fra e-mailens Emne. Hvis du vil undgå, at der opstår navnekonflikter, kan der indsættes numre i de genererede filnavne. Hvis du vælger denne funktion og arkiverer din kalender, vil hver aftale blive vist i separate PDF-filer.
Arkiver mails i PDF-pakke: Mails eller elementer konverteres til separate PDF-filer og føjes til en PDF-pakke. Under arkiveringen skal du angive en målmappe og navngive PDF-filen. Visse yderligere indstillinger er tilgængelige under indstillingen Arkiver mails i PDF-pakke:
Sorter efter: Klik på pilen for at udvide listen, og vælg et felt, som e-mailmeddelelserne skal sorteres efter i forbindelse med arkiveringsprocessen.
Faldende: Vælg denne indstilling for at vende den sorteringsrækkefølge om, der blev angivet i listen Sorter efter.
Opdel efter mails: Vælg denne indstilling for at opdele PDF-arkivpakkerne. Arkivering opretter som standard en ny pakke for hver 1000 mails. Denne grænse kan ændres i tekstboksen til højre.
Bemærk
Brevhovedindstillinger er kun tilgængelige i Power PDF 3.0 og nyere versioner.
Vælg sidehovedoplysninger, der skal indsættes før hver mail:
Vedhæftede filer
Indsæt separatorsider: Dette afkrydsningsfelt er kun tilgængeligt i Power PDF 3.0 og nyere versioner, og det aktiveres kun, hvis Føj vedhæftet fil til PDF-filen er valgt i rullemenuen Vedhæftede filer i mails. Ryd afkrydsningsfeltet Indsæt separatorsider for at udelade separatorsiderne mellem vedhæftede filer.
Vedhæft original mail til PDF: Tilføj hver originale mailfil til arkivet som vedhæftet fil.
Arkiver undermapper
Vælg denne indstilling, hvis mapperne skal arkiveres med undermapper. Fravælg indstillingen, hvis undermapperne ikke skal arkiveres.
Indholdsfortegnelse
Vælg dette for at inkludere en indholdsfortegnelse for arkivet.
Opdel efter filstørrelse
Angiv filstørrelsen i MB, arkivet skal opdeles efter. Standardværdien er 500.
Indstillinger for PDF-oprettelse
Flere vedhæftede filer
Angiv, hvordan meddelelser med flere vedhæftede filer skal behandles:
Vælg Konverter alle vedhæftede filer for at konvertere alle vedhæftede filer til PDF-format hver gang og gemme dem på den senest brugte lagringsplacering uden videre.
Vælg Spørg om valg for at få vist en liste over vedhæftede filer. På denne måde kan du vælge, hvilke vedhæftede filer, der skal konverteres til PDF-filer, og du kan vælge en lagringsplacering.