Du kan arkivere hele mapper med eller uden undermapper i Microsoft Outlook.
Mapperne kan være standardmapper (Indbakke, Sendt post, Stor e-mail, Til opfølgning …), brugerdefinerede eller arkiveringsmapper, Kalender, Opgaver eller Kontaktpersoner.
Arkivering i Outlook kan foretages via bånd. Vælg den mailmappe, der skal arkiveres, og åbn båndet Kofax PDF.
Sådan forberedes arkivering af en mailmappe
Klik på værktøjet Indstillinger for at få vist dialogboksen Indstillinger med ruden Indstillinger til arkivering af mails åbnet.
Vælg Arkiveringsformat og Arkiveringsmetode.
Vælg Arkiver undermapper for at medtage undermapper i arkiveringen.
Klik på OK for at lukke dialogboksen.
Klik på værktøjet Arkiver mappe. Dialogboksen Angiv en mappe vises. I Outlook foreslår programmet outputmappen: Dokumenter > PDF Foretrukne > Outlook-arkiv. Accepter den eller vælg en anden målmappe til arkiveringen, og klik derefter på OK. Arkiveringsprocessen starter og vil vise status og advarselsmeddelelser (hvis nødvendigt).
Indholdet af den valgte mailmappe gemmes i målmappen. Den oprettede mappestruktur i filsystemet følger mappestrukturen i e-mail-programmet.
Tip:
Ved arkivering af hele mapper genereres der separate PDF-filer for hvert punkt, hvilket betyder, at antallet af genererede filer kan være meget højt. Hver aftale i din kalender, hver opgave eller hver kontaktperson betragtes som et separat element. Det kan være en god ide at arkivere dem i en enkelt PDF-fil eller i en pakke. Undgå at arkivere unødvendige filer ved at oprette en midlertidig mappe kun til de nødvendige filer, og arkiver den.