Du kan arkivere alle valgte elementer eller en hel mappe (med eller uden undermapper) i separate PDF-filer, der gemmes i en mappe, som du angiver. Den oprettede mappestruktur i filsystemet følger mappestrukturen i Outlook.
Navnene på PDF-filerne genereres automatisk ud fra emnet for hvert enkelt valgt element. Filnavnet tilføjes automatisk et nummer for at undgå navnekonflikter.
Arkivering i Outlook foretages via båndet Kofax PDF.
Åbn e-mailprogrammet, og vælg de elementer, der skal arkiveres.
Sådan forberedes arkivering af Outlook-elementer i separate filer
Klik på værktøjet Indstillinger for at få vist dialogboksen Indstillinger med ruden Indstillinger til arkivering af mails åbnet.
I ruden vælges en PDF-version i markeringsboksen Arkiveringsformat.
Vælg Arkiver mails hver for sig under Arkiveringsmetode.
Bestem, hvordan eventuelle vedhæftede filer i mails skal behandles.
Klik på OK for at lukke dialogboksen.
Klik på værktøjet Arkiver mail eller Arkiver mappe. Gå til dialogboksen Angiv en mappe, og vælg den målmappe, som elementerne skal gemmes i med ovenstående navngivningsmetode.
Arkiveringsprocessen starter, og når processen er udført, kan filerne findes i målmappen. Der vises en statusindikator. Hvis der opstår problemer oprettes en rapport-PDF, hvor de valgte vedhæftede filer tilknyttes, hvis det er muligt.
Bemærk:
Ved arkivering af kalendere betragtes hver aftale som et separat element, så antallet af genererede PDF-filer kan være højt. Hver opgave og hver kontaktperson konverteres på samme måde til en separat PDF-fil.