Flet mail-elementer i én PDF-fil

Du kan flette de valgte elementer eller en hel mappe (med eller uden undermapper) i en enkelt PDF-fil. PDF-filen indeholder bogmærker for hver enkelt mail, så det er lettere at navigere mellem de arkiverede elementer.

 

Arkivering i Outlook kan foretages via bånd.

 

Sådan arkiveres mail-elementer, der er flettet i en enkelt PDF-fil i Outlook

  1. Vælg en eller flere elementer.

  2. Indstillinger-ikon
    Klik på knappen for at få vist dialogboksen Indstillinger med ruden Indstillinger til arkivering af mails åbnet.

  3. Vælg en PDF-version på listen Arkiveringsformat i dialogboksen Indstillinger.

  4. Vælg Flet mails i én PDF-fil under Arkiveringsmetode.

  5. Bestem, hvordan eventuelle vedhæftede filer i mails skal behandles.

  6. Klik på OK for at lukke dialogboksen.

  7.  arkiver mail-knap arkiver mappe-knap
    Klik på knappen Arkiver mail eller Arkiver mappe. Dialogboksen Gem som vises.

  8. Vælg en målmappe, og navngiv den PDF-fil, som elementerne skal flettes til. For Outlook foreslår programmet som standard målmappen Dokumenter > PDF Foretrukne > Outlook-arkiv.

  9. Klik på Gem.

    Arkiveringsprocessen starter, og når processen er udført, kan PDF-outputfilen (med eventuelle vedhæftede filer) gemmes i målmappen.

Der føjes bogmærker til PDF-filen under arkiveringen, så det bliver lettere at navigere i den færdige PDF-fil. Bogmærkerne gør det hurtigere at finde mails. Programmet genererer en liste over bogmærkernes hierarki. Bogmærkerne er tilknyttet de første sider i mailene. Bogmærkerne grupperes efter Dato, Afsender og Emne. Afsender og Emne sorteres i stigende alfabetisk rækkefølge, og Dato sorteres i faldende rækkefølge.

Tip:

Hvis du kun vil arkivere fremtidige eller tidligere aftaler, skal du aktivere uge- eller månedsvisning, vælge den ønskede tidsperiode og klikke på Arkiver mail i stedet for Arkiver mappe.