Oprettelse af PDF-pakke fra mail-elementer

Du kan arkivere de valgte mail-elementer eller en hel mappe (med eller uden undermapper) i en PDF-pakke. Den genererede PDF-pakkefil indeholder en forside, der beskriver filens indhold. Elementerne i pakken gemmes også i PDF-filer. Elementernes PDF-versioner afhænger af valget i dialogboksen Indstillinger.

Arkivering i Outlook foretages via båndet Kofax PDF.

Sådan arkiveres Outlook-elementer i en PDF-pakke

  1. Vælg et eller flere elementer eller en eller flere mapper.

  2. Indstillinger-ikon
    Klik på værktøjet Indstillinger for at få vist dialogboksen Indstillinger med ruden Indstillinger til arkivering af mails åbnet.

  3. Vælg en PDF-version på rullelisten Arkiveringsformat for at arkivere Outlook-elementer.

  4. Vælg Arkiver mails i PDF-pakke under Arkiveringsmetode.

  5. Klik på OK for at lukke dialogboksen.

  6.  Arkiver mail-ikon Arkiver mappe-ikon
    Klik på knappen Arkiver mail eller Arkiver mappe. Dialogboksen Gem som vises.

  7. Vælg en målmappe, og indtast et navn til PDF-pakkefilen. For Outlook foreslår programmet som standard målmappen Dokumenter > PDF Foretrukne > Outlook-arkiv. Hvis du har angivet en eksisterende PDF-fil, vises meddelelsen Overskriv eller føj til. Klik Ja for at overskrive den eksisterende fil (hvorved indholdet går tabt), eller klik Nej for at føje til den eksisterende PDF-fil (hvorved indholdet beholdes).

  8. Klik på Gem. Arkiveringsprocessen starter, og status vil blive vist.

    Den genererede PDF-fil har en forside, der indeholder oplysninger om antallet af arkiverede mail-elementer og deres type. Hvert mail-element konverteres til en separat PDF-fil, som føjes til pakkefilen.  

Bemærk

Når en mail arkiveres i en PDF-pakke, bliver dens vedhæftede filer til vedhæftede PDF-filer. I dette tilfælde er indstillingen Som PDF-link ikke tilgængelig.

 

Yderligere oplysninger om at sende og udpakke pakker findes under Behandling af PDF-pakker.