PDF-porteføljer

Porteføljer gør det muligt at same et sæt dokumenter inden for et bestemt emne, så de bliver lettere at distribuere. Programmet leverer dette ved at udvide den tidligere PDF Create-understøttelse for pakker. En portefølje er mere end en pakke, da den kan indeholde undermapper og dokumenter med flere forskellige filtyper (pakker indeholder kun PDF-filer på ét mappeniveau).

I porteføljen kan du ikke blot få vist sider fra PDF-filer i porteføljen, men også sider fra Word, Excel, PowerPoint og en lang række billedfiler. Disse sider vises i et separat vindue.

 

Sådan oprettes en ny portefølje

Vælg Filer > Ny > Opret PDF-portefølje for at få vist ruden PDF-portefølje. Der oprettes en ny portefølje med navnet "New Portfolio_1". Indtil du lukker programmet, forøges det numeriske suffiks gradvist for hver ny portefølje, uanset om du gemmer en ny portefølje under et andet navn, lader den stå åben og opretter en ny eller lukker den uden at gemme.

 

Sådan åbnes en pakke eller portefølje

Følg en af nedenstående fremgangsmåder:

• Vælg Fil > Åbn på hovedmenuen, find en placering, vælg et element i dialogboksen Åbn, og klik på Åbn, eller

• Træk og slip en pakke eller en portefølje fra dit filsystem hen til Power PDF-arbejdsområdet.

Porteføljer vises i PDF-porteføljevisningen. Pakker vises i et kombineret arbejdsområde, hvor der er adgang til både PDF-portefølje og Power PDF-menupunkter, -værktøjer og -processer.

 

Tip:

Brug ikke Filer > Åbn. Dette vil åbne filen i hovedprogrammet, ikke i porteføljen.

 

Sådan skjules forsiden under åbning af en portefølje

En portefølje har på samme måde som en pakke en forside, der forklarer modtageren, hvad en portefølje er, og hvordan den kan bruges. Når en modtager åbner en portefølje, vises forsiden som standard. På samme måde viser PDF-programmer uden porteføljeunderstøttelse også forsiden under åbning af porteføljen.

Gør følgende for at ændre, hvilket porteføljeelement der vises i ovenstående tilfælde:

1. Vælg den PDF, du vil åbne i stedet for standardforsiden, og tilføj den til din portefølje (se nedenfor, hvordan du tilføjer filer til en portefølje).

2. Vælg miniaturen af denne PDF i porteføljeruden.

3. Vælg Egenskaber for portefølje på rullelisten Indstillinger (eller højreklik på miniaturen, og vælg den samme indstilling).

4. Marker afkrydsningsfeltet Vis det aktuelle dokument, når du åbner portefølje.

5. Klik på OK i dialogboksvinduet.

6. Gem din portefølje.

 

Sådan redigeres en portefølje

Når en portefølje er åben, giver et sæt knapper på værktøjslinjen Hurtig adgang porteføljerelateret funktionalitet, herunder:

• Gem hele porteføljen eller en fil fra den:

  1. Vælg elementet i miniature- eller listevisning, vælg Gem fil fra portefølje i porteføljeelementets genvejsmenu, find den ønskede placering i dialogboksen Gem som, og giv den et navn.

  2. Vælg Filer > Gem for at gemme hele porteføljen.

  3. Åbn et element i et andet format end PDF, klik på værktøjet Gem vedhæftede filer, og gem det ved hjælp af dialogboksen Gem som.

  4. Åbn et element i et andet format end PDF, klik på værktøjet Åbn vedhæftet fil, åbn filen, og gem den på den sædvanlige måde.

• Udskriv hele porteføljen for det aktuelle dokument: Vælg Filer > Udskriv > Udskriv hele porteføljen.

• Udfør søgninger, herunder søgning i hele porteføljen:

  1. Vælg Hjem > Søg > Søg i flere.

  2. På listen Søg i skal du vælge Hele PDF-porteføljen.

  3. Fortsæt med de trin, der er beskrevet i Søg.

• Vedhæft porteføljen til en tom e-mailmeddelelse: Vælg Filer > E-mail. Når dialogboksen E-mail vises, skal du vælge Hele porteføljen og derefter klikke på OK.

Porteføljeruden har sin egen værktøjslinje med følgende værktøjer fra venstre mod højre:

 

Hjem viser miniaturer af hver enkelt fil eller mappe i porteføljen. Højreklik på en miniature for at få adgang til følgende indstillinger:

• Åbn fil: Åbner det markerede porteføljedokument. (Alternativt kan du åbne et element ved at dobbeltklikke på dets miniature/ikon i listevisningen fra elementets genvejsmenu i en af visningerne eller ved at bruge kommandoen Åbn fil på rullemenuen Indstillinger). PDF-elementerne vises, men elementer i andre formater end PDF vises som vedhæftede filer med knapperne Åbn og Gem.

• Gem fil fra portefølje

• Tilføj filer: Find filer, og indsæt dem i din portefølje. Filen duplikeres, så din portefølje forbliver intakt, selvom den originale fil slettes fra filsystemet. (Alternativt kan du vælge samme kommando fra genvejsmenuen i porteføljeruden eller blot trække og slippe filer til ruden).

• Tilføj eksisterende mappe: Find mapper, og indsæt dem i din portefølje. Mappen duplikeres, så din portefølje forbliver intakt, selvom den originale mappe slettes fra filsystemet. (Alternativt kan du vælge samme kommando fra genvejsmenuen i porteføljeruden eller blot trække og slippe mapper til ruden).

• Opret ny mappe: Opret en ny mappe i din portefølje (men ikke i dit filsystem).

• Slet: Fjern den markerede fil eller mappe fra din portefølje. Dette sletter ikke filer eller mapper fra dit filsystem, men fjerner dem blot fra din portefølje.

• Sorter efter: Sorteringsvalg omfatter Navn, Beskrivelse, Ændret, Størrelse, Komprimeret størrelse eller Oprettet.

• Marker alt/Fjern alle markeringer

• Forside: Vælg, at forsiden skal vises

• Vis oplysninger: Vælg dette for at få vist fil- eller mappeegenskaber. Navn, Størrelse, Ændret, Komprimeret størrelse og Oprettelsesdato er skrivebeskyttede egenskaber - Beskrivelse kan redigeres.

• Egenskaber for portefølje: Brug denne for at:

  • indstille, hvilke egenskabsfelter der vises for porteføljeelementer

  • definere, hvordan porteføljeelementer sorteres (egenskab for Sorter efter og Sorteringsrækkefølge)

  • indstille, hvordan porteføljeruden vises ved programstart

  • vælge, om det aktuelt valgte porteføljeelement skal vises først, når porteføljen åbnes.

Listevisning viser en tabel med en række for hver fil eller mappe. Der er fire standardkolonner (navn, beskrivelse, ændret, størrelse). Genvejsmenuen i listevisningen indeholder alle ovenstående indstillinger og nogle flere:

• Vis: Vælg, hvilke kolonner der skal vises i listevisningen. Du kan vælge: Navn, Beskrivelse, Ændret, Størrelse, Komprimeret størrelse og Oprettet.

• Rediger værdi: Vælg at redigere Navn for porteføljeelementet eller dets Beskrivelse - skriv din tekst i feltet i vinduerne Rediger navn/Rediger beskrivelse.

Rækkefølgen for listevisningskolonner kan ændres, og de kan vises/skjules eller oprettes/slettes. (Sidstnævnte funktionalitet er kun tilgængelig, hvis du vælger Porteføljeegenskaber fra et elements genvejsmenu eller på rullelisten Indstillinger. Kun brugeroprettede porteføljeegenskaber kan slettes).

 

For at give hurtig og nem adgang er mange af disse funktioner også tilgængelige direkte på porteføljerudeværktøjslinjen. De er som følger:

 

Tilføj filer: Se ovenfor under visningsreferencen Hjem.

 

Tilføj eksisterende mappe: Se ovenfor under visningsreferencen Hjem.

 

Opret ny mappe: Se ovenfor under visningsreferencen Hjem.

 

Indstillinger: Denne rulleliste giver et sæt kontrolelementer afhængig af dit valg i porteføljeruden.

• Hvis du ikke har markeret noget i ruden, er følgende værktøjer tilgængelige: Sorter efter, Marker alt, Forside og Porteføljeegenskaber. Yderligere oplysninger om deres brug findes ovenfor under visningsreferencen Hjem.

• Hvis du har markeret et element eller en mappe, er disse yderligere funktioner tilgængelige: Åbn mappe, Slet, Fjern alle markeringer og Vis oplysninger. Yderligere oplysninger om deres brug findes ovenfor under visningsreferencen Hjem.

Navigeringsværktøjerne Forrige eller Næste vises midt i værktøjslinjen PDF-portefølje (eller nederst i porteføljeruden), når du åbner en porteføljefil, så du kan skifte til det forrige eller næste element.

 

Sådan arbejder du med undermapper

• Vælg Tilføj eksisterende mappe for at importere alle filer fra en mappe til dit system, eller træk mappen til porteføljevinduet.

• Vælg Opret ny mappe for at oprette en ny mappe, som du kan flytte filer til.

• Vælg den ønskede undermappe, og flyt elementerne til den ved hjælp af knappen Tilføj filer eller ved at trække og slippe dem.

• Vælg den ønskede mappe i stilisten, der vises øverst til højre for miniature- eller listevisningen, for at flytte filer mellem undermapper eller for at gå tilbage til det øverste niveau.

 

Sådan gemmes et element

Du ønsker måske at gemme et enkelt element fra din portefølje. Følg en af nedenstående fremgangsmåder:

• Vælg elementet i nummererings- og listevisning, vælg Gem fil fra portefølje, find den ønskede placering i dialogboksen Gem som, og giv den et navn.

• Åbn et element i et andet format end PDF, klik på værktøjet Gem vedhæftede filer, og gem det ved hjælp af dialogboksen Gem som.

• Åbn et element i et andet format end PDF, klik på værktøjet Åbn vedhæftet fil, åbn filen, og gem den på den sædvanlige måde.

Når filer i andet format end PDF gemmes og åbnes igen for første gang, skal du måske angive, hvilket program, der skal bruges.