Oprettelse af PDF fra dokumentstyringssystemer (DMS)

Hvis det er installeret med Power PDF Advanced, kan Create Assistant importere fra et dokumentstyringssystem (DMS).

  • Klik på Tilføj i Create Assistant, og vælg derefter Åbn fra DMS i rullelisten. Dialogboksen DMS-valg vises med skylagringssteder (f.eks. Evernote) og alle understøttede og installerede dokumentstyringssystemer med en klientkomponent på din computer.
  • Vælg det foretrukne dokumentstyringssystem. Create Assistant husker dit valg og viser ikke dialogboksen DMS-valg igen, før du genstarter programmet.

Filer, der importeres fra DMS, er skrivebeskyttede kopier, originalerne ændres ikke.

 

Microsoft SharePoint

Power PDF understøtter (sammen med PDF Create) dette DMS med den nødvendige grænseflade, som består af tre dialogbokse.

Åbn fra SharePoint

Denne dialogboks åbner en angivet SharePoint-placering, der gør det muligt at vælge en enkelt fil. Knappen Websted åbner dialogboksen SharePoint-websteder, så du kan gå til et andet websted.

SharePoint-websteder

Denne dialogboks gør det muligt at oprette en liste over forskellige SharePoint-websteder. Klik på Tilføj for at åbne dialogboksen Indstillinger for tilslutning.

Indstillinger for tilslutning

Denne dialogboks gør det muligt at angive et navn på en server eller et websted eller indtaste den nøjagtige URL-adresse til et SharePoint-websted. Denne dialogboks gør det muligt at angive et websted som standard, så dette websted altid vises, når du klikker Åbn fra DMS.

 

Anden DMS-understøttelse

Yderligere oplysninger om understøttede systemer findes i Systemkrav.

eDOCS , iManage og iManage WorkSite åbnes direkte via deres egen grænseflade, hvor du kan få adgang til filer.

Oprettede PDF-filer kan også gemmes enkeltvis i DMS. Se Lagring i dokumentstyringssystemer (DMS).

 

Arbejde på stedet

Når du arbejder i SharePoint, eDOCS eller iManage Worksite, har du to muligheder med PDF:

  • Vælg en enkelt fil (der ikke er PDF) i DMS-grænsefladen, og konverter den til PDF på stedet. Kildefilen forbliver uændret. PDF-filen placeres på den samme placering og anvender det samme navn som kilden.
     

  • Vælg en enkelt fil (der ikke er PDF) på den lokale computer, og få den konverteret til PDF og importeret i DMS til den aktuelle eller en nærmere angivet placering.

I begge tilfælde er der tale om direkte konverteringer, der udføres i baggrunden. Billedfiler som BMP, JPG, PNG, TIFF og dokumentfiler som XPS, PS og EPS behandles direkte med egnede standardindstillinger. Andre dokumenter (f.eks. Word-filer) sendes til PDF Create. Dette betyder, at de originale programmer for den pågældende filtype skal være installeret på systemet. I disse tilfælde udføres konverteringen med de aktuelle indstillinger i Power PDF-printerdriveren.

 

Sådan oprettes PDF-filer fra SharePoint

Denne funktion skal konfigureres af en administrator for at fungere med SharePoint.

Hvis du vil oprette en PDF-fil fra en understøttet fil (der ikke er PDF) i SharePoint, skal du vælge den og vælge Opret PDF i genvejsmenuen. Vælg Send PDF for at få PDF-filen vedhæftet en ny meddelelse fra dit standardmailprogram uden at gemme en lokal kopi i SharePoint.

Hvis du vil oprette en PDF-fil fra en ekstern fil, skal du gå til den ønskede SharePoint-mappe og åbne menuen Ny. Vælg punktet Ny Kofax PDF (som kan have et andet navn tildelt af administratoren), og søg derefter efter filen.

 

Sådan oprettes PDF-filer fra eDOCS

Hvis du vil oprette en PDF-fil fra filer i eDOCS, skal du bruge genvejsmenupunktet Opret PDF i DM Extension-klientprogrammet i Windows Stifinder. Listen over understøttede filtyper findes under emnet PDF Create Assistant. Punktet Send PDF via e-mail er også tilgængeligt.

Hvis du vil oprette en PDF-fil fra en ekstern fil, skal du vælge Opret ny PDF i menuen Dokument. Efterhånden som du opbygger dokumentprofilen, definerer du kildedokumentet og placeringen af den konverterede fil i eDOCS.

 

Sådan oprettes PDF-filer fra iManage WorkSite

Brug Kofax PDF-værktøjslinjen fra dit PDF-tilføjelsesprogram i iManage-klientprogrammet. Se Om værktøjslinjen iManage-tilføjelsesprogram for at få yderligere oplysninger.

 

Sådan oprettes PDF filer fra iManage-webgrænsefladen

Du har brug for følgende til denne opgave:

  • Power PDF-tilføjelsesprogrammet til iManage 10 installeret på iManage-serveren.
  • En fungerende iManage-konto.
  1. Log på iManage ved brug af din internetbrowser.
  2. Vælg de filer, der skal konverteres. Du kan vælge XPS, Office og billedfiler.
  3. Kør kommandoen Opret PDF, og fortsæt med et af følgende:
    • Klik på ikonet … ved siden af dokumentet til højre, og vælg Opret PDF (Opret PDF-ikon).
    • Klik på Opret PDF (Opret PDF-ikon) i sidehovedet af dokumentlisten.
    • Åbn eksempelvisningen af dokumentet, og klik derefter på Opret PDF (Opret PDF-ikon) i sidehovedet.
  4. Hvis du vælge flere filer, vises dialogboksen Flet elementer til en PDF.

    1. Beslut, hvordan de valgte filer skal bruges:

      • Opret en PDF-fil for hvert dokument: Opretter en PDF-fil fra hvert kildedokument ved brug af oprindelige filnavne.

      • Kombiner filer i ét PDF-dokument: Fletter alle kildefiler til en enkelt PDF-outputfil. Vælg en fil på listen nedenfor, og indstil derefter rækkefølgende med knapperne Op og Ned.

    2. Vælg, hvordan den eller de resulterende filer skal uploades til iManage-serveren:
      • Gem nyt dokument: Uploader outputfilen/-filerne som et nyt iManage-dokument. Nye dokumenter har det samme navn, men et unikt dokumentnummer. Vælg eventuel Relater PDF til original for at tilknytte den oprindelige fil i filegenskaberne.
      • Gem ny version: Uploader outputfilen/-filerne som en version af iManage- dokumentet eller -dokumenterne.
        Bemærk: Hver dokumentversion kan have forskelligt filformat.
  5. Hvis du vælger en enkelt fil, vises dialogboksen Gem som. Vælg, hvordan den resulterende fil skal uploades til iManage-serveren som beskrevet ovenfor.

Når uploaden er færdig, vises outputfilen/-filerne på din iManage-dokumentliste. Opdater listen efter behov. Du finder yderligere oplysninger i Integration i DMS.

 

Bemærk

I Worldox, Documentum og DocuShare kan du ikke åbne kildefilerne direkte fra dokumentstyringssystemet. Brug Tilføj/Åbn fra DMS i Create Assistant til at få adgang til en fil, og brug derefter Gem i DMS til at gemme den konverterede PDF-fil i dit dokumentstyringssystem. Yderligere oplysninger findes i Lagring i dokumentstyringssystemer (DMS).