Om arkivering

Du kan konvertere og/eller arkivere mail til PDF-filer. Arkivering sker i Power PDF via PDF Create.

 

Arkivering eller konvertering af mailfiler

Mails med filtypenavnene MSG og EML kan konverteres til PDF til arkivering eller andre formål. Dette kan foretages, selv når der ikke findes en mailklient på computeren. En eller flere meddelelsesfiler kan importeres i Power PDF. MSG og EML samt andre understøttede filer kan blandes inden for et sammensat område. Hver genereret PDF vil blive placeret i en separat forekomst af Power PDF. Importen til Power PDF kan ske på tre måder:

• Træk og slip en eller flere filer fra skrivebordet til et tomt vindue i Power PDF.

• Anvend Filer > Åbn, og vælg Alle filer under Filtype. Du kan få adgang til filerne fra det lokale filsystem eller et installeret dokumentstyringssystem (DMS).  

• Brug en kommando under Filer > Ny > Fra fil, og fortsæt som ovenfor.

En anden måde at konvertere meddelelsesfiler til PDF på er at anvende Create Assistant. MSG- og EML-filer kan tilføjes til fillisten sammen med enhver anden understøttet filtype. Der findes forskellige måder at gemme filerne på, f.eks. ved at kombinere alle de genererede filer i en PDF sammen med brug af profiler og alle deres tilknyttede indstillinger.

 

Bemærk

Når du anvender Create Assistant, skal du bruge en profil, der angiver samme PDF-version som indstillingen i Power PDF under Filer > Indstillinger > Nyt dokument > Emailkonvertering.

 

Arkivering ved integration med et mailsystem

Denne arkiveringsfunktion er kun tilgængelig, hvis programmet er integreret i Microsoft Outlook. Med en typisk installation er funktionen til mailarkivering tilgængelig som standard.

Bemærk

Du kan til enhver tid deaktivere eller aktivere en integration i ruden Brugerdefineret installation i installationsprogrammet.

 

Arkivering af mail-elementer

Fra Microsoft Outlook kan du arkivere følgende til en PDF-fil:

et eller flere valgte elementer, eller

en hel mail-mappe med eller uden undermapper.

 

Mapperne kan være standardmapper (Indbakke, Sendt post, Stor e-mail, Til opfølgning), brugerdefinerede eller arkiveringsmapper, Kalender, Opgaver eller Kontaktpersoner.

Følgende arkiveringsmetoder er tilgængelige:

• Arkivering af elementer i separate PDF-filer

• Fletning af mails i én PDF-fil

• Oprettelse af en PDF-pakke fra Outlook-elementer

Hver aftale i din kalender, hver opgave eller hver kontaktperson betragtes som et separat element.

Tip

Du kan spare tid ved at flytte alle ønskede meddelelser til en specifikt oprettet brugermappe.

 

Arkivering af vedhæftede filer i mails

De vedhæftede filer i mails arkiveres altid i deres originale format enten i separate filer med et tilknyttet hyperlink eller som vedhæftede filer til den tilknyttede PDF-fil, der genereres fra mailen. Du finder yderligere oplysninger under Arkivering af vedhæftede filer i mails.

 

Definition af arkiveringsindstillinger

Du kan definere arkiveringsindstillinger i dialogboksen Indstillinger.