Sie können die ausgewählten Objekte oder einen ganzen Ordner (mit oder ohne Unterordner) in separaten PDF-Dateien unter einem von Ihnen festgelegten Ordner archivieren. Dabei werden die Ordner mit derselben Struktur angelegt, mit der sie auch in Outlook gespeichert sind.
Die PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff des ausgewählten Objekts als Dateinamen. Wenn der Dateiname bereits vergeben ist, wird den Dateinamen automatisch eine fortlaufende Nummer angehängt.
In Outlook erfolgt die Archivierung anhand der Kofax PDF-Funktionsleiste.
Öffnen Sie das E-Mail-Programm und wählen Sie die Objekte aus, die archiviert werden sollen.
So bereiten Sie die Archivierung von E-Mail-Objekten in separaten Dateien vor:
Klicken Sie auf das Werkzeug Einstellungen, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem Register Einstellungen für E-Mail-Archivierung zu öffnen.
Wählen Sie in diesem Register unter Archivierungsformat die gewünschte PDF-Version aus.
Wählen unter Archivierungsmethode die Option E-Mail-Nachrichten einzeln archivieren.
Entscheiden Sie, wie mit angehängten Dateien verfahren werden soll.
Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Klicken Sie auf das Werkzeug E-Mail archivieren oder auf Ordner archivieren. Wählen Sie im Dialogfeld für die Ordnersuche den Zielordner, in dem die Objekte mit dem automatisch generierten Dateinamen (siehe oben) gespeichert werden sollen.
Die Archivierung beginnt. Die Dateien werden im Zielordner gespeichert. Eine Fortschrittsanzeige wird angezeigt. Bei Problemen wird ein Fehlerbericht im PDF-Format angelegt, dem, wenn möglich, die ausgewählten Anhänge hinzugefügt werden.
Hinweis:
Beim Archivieren des Kalenders wird jeder Termin zu einem separaten Objekt. Die Anzahl der erstellten PDF-Dateien kann also sehr groß sein. Gleiches gilt für Aufgaben und Kontakte: Jeder Eintrag wird zu einer eigenen PDF-Datei.