E-Mail-Objekte in einer PDF-Datei zusammenstellen

Sie können die ausgewählten Objekte oder einen ganzen Ordner (mit oder ohne Unterordner) in einer PDF-Datei zusammenfassen. Zur einfacheren Navigation in den archivierten Objekten versieht die PDF-Datei die einzelnen E-Mails mit Lesezeichen.

 

In Outlook erfolgt die Archivierung anhand von Multifunktionsleisten.

 

So archivieren Sie E-Mail-Objekte in einer einzelnen PDF-Datei in Outlook:

  1. Wählen Sie ein oder mehrere Objekte aus.

  2. Symbol für Einstellungen
    Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem Register Einstellungen für E-Mail-Archivierung zu öffnen.

  3. Wählen Sie unter Archivierungsformat die gewünschte PDF-Version aus.

  4. Wählen Sie unter Archivierungsmethode die Option E-Mail-Nachrichten in einer PDF-Datei zusammenfassen.

  5. Entscheiden Sie, wie mit angehängten Dateien verfahren werden soll.

  6. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

  7.  Schaltfläche E-Mail archivieren Schaltfläche Ordner archivieren
    Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren oder auf Ordner archivieren. Das Dialogfeld Speichern unter wird aufgerufen.

  8. Wählen Sie den Zielordner aus und geben Sie einen Namen für die PDF-Zieldatei ein. In Outlook ist standardmäßig der Ordner Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv ausgewählt.

  9. Klicken Sie auf Speichern.

    Die Archivierung beginnt. Die generierte PDF-Datei (ggf. mit Anhängen) wird im Zielordner gespeichert.

Bei der Archivierung wird die PDF-Datei mit Lesezeichen versehen, damit Sie die einzelnen E-Mails in der PDF-Zieldatei leichter auffinden können. Es wird eine hierarchische Liste der Lesezeichen erstellt. Die Lesezeichen verweisen dabei jeweils auf die erste Seite der einzelnen E-Mails. Die Lesezeichen sind nach Datum, Absender und Betreff gruppiert. Absender und Betreff sind dabei aufsteigend alphabetisch sortiert, das Datum in absteigender Reihenfolge.

Tipp:

Um nur zukünftige oder vergangene Termine zu archivieren, zeigen Sie den Kalender in der Wochen- oder Monatssicht an, wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und verwenden Sie die Option Mail archivieren anstelle von Ordner archivieren.