Nachdem Sie über eine digitale ID aus einer Zertifikatdatei verfügen, können Sie ein Dokument mit einer digitalen Signatur versehen. Anhand einer digitalen Signatur kann überprüft werden, ob das Dokument nach dem Signieren geändert wurde. Ist dies der Fall, kann der Empfänger die Änderungen über einen Vergleich anzeigen lassen.
Signaturen können direkt in das Dokument eingefügt werden oder in wiederverwendbaren Signaturschemas gespeichert werden.
Verwenden Sie zum Erstellen neuer Signaturschemas den entsprechenden Assistenten, indem Sie im Fenster Signieren/Zertifizieren auf Hinzufügen klicken. Wenn Sie noch kein Signaturschema gespeichert haben, müssen Sie ein neues anlegen. Klicken Sie dazu unter Sicherheit > Signieren und Zertifizieren auf Signieren oder Zertifizieren. Nachdem Sie einen Namen und eine Beschreibung für das Schema eingegeben haben, können Sie die angebotene Digital-ID akzeptieren oder auf Hinzufügen klicken, um eine andere ID zu wählen. Danach können Sie auswählen, ob das Dokument nur signiert oder auch zertifiziert werden soll. Mit einer Zertifizierung können Sie zulässige Aktionen in der PDF-Datei einschränken, d. h. keine Änderungen, nur das Ausfüllen von Formularfeldern oder das Ausfüllen von Formularfeldern und Kommentare zulassen. Danach konfigurieren Sie die Darstellung Ihrer Signatur. Sie können die im Assistenten angebotene Standarddarstellung übernehmen. Klicken Sie auf Fertigstellen, um das Schema zu speichern.
Um ein Dokument über die Funktionsleiste Sicherheit zu signieren bzw. zu signieren und zu zertifizieren, wählen Sie das geeignete Werkzeug:
Signieren – Hiermit fügen Sie eine sichtbare oder unsichtbare Signatur auf der Seite ein.
Zertifizieren – Hiermit fügen Sie eine Signatur auf der Seite ein (wählen Sie aus der Dropdown-Liste sichtbar oder unsichtbar) und definieren Einschränkungen hinsichtlich der Verwendung des Dokuments.
Nachdem Sie Ihre erste Signatur erstellt haben, fügt das Werkzeug Signieren diese Signatur oder eine als Standard definierte Signatur auf der Seite an der gewünschten Stelle ein. Das Werkzeug Zertifizieren funktioniert auf die gleiche Weise.
Wenn Sie ein Dokument nur signieren möchten, benötigen Sie lediglich die Optionen im oberen Bereich des Fensters Signieren/Zertifizieren. Um ein Dokument zu signieren und zu zertifizieren, verwenden Sie die Optionen im unteren Fensterbereich. Siehe Hilfethema Dokumente signieren und zertifizieren. Alle erstellten Signaturschemas werden im entsprechenden Fensterbereich angezeigt und sind einsatzbereit.
Wenn Dokumente durch Zertifikatsicherheit geschützt sind, funktioniert diese wie Ihre Signatur: Empfänger der PDF-Dokumente haben damit die Gewissheit, dass die Dokumente tatsächlich von Ihnen stammen und dass der Inhalt vertrauenswürdig ist.
Hinweis
Unter Sicherheit > Signieren und Zertifizieren > Handschriftliche Signatur können Sie Ihr Dokument mit einer handschriftlichen Signatur versehen. Ihr Dokument wird dadurch jedoch nicht geschützt. Eine handschriftliche Signatur wird wie ein Stempel gehandhabt. Angezeigt wird sie jedoch weder im Stempel-Fenster noch im Fenster Signaturen, sondern (wie alle anderen Stempel) im Fenster Kommentare. Dort können Sie handschriftliche Signaturen wie andere Kommentare überprüfen, kommentieren und mehr.