E-Mail-Objekte in einem PDF-Paket zusammenstellen

Sie können die ausgewählten E-Mail-Objekte oder einen ganzen Ordner (mit oder ohne Unterordner) in einem PDF-Paket archivieren. Die erstellte PDF-Paketdatei erhält ein Deckblatt, das den Inhalt der Datei beschreibt. Die einzelnen Elemente des Pakets werden ebenfalls in PDF-Dateien gespeichert. Die PDF-Version können Sie im Dialogfeld Einstellungen auswählen.

In Outlook erfolgt die Archivierung anhand der Kofax PDF-Funktionsleiste.

So archivieren Sie Outlook-Objekte in einem PDF-Paket:

  1. Wählen Sie ein oder mehrere Objekte oder Ordner aus.

  2. Symbol für Einstellungen
    Klicken Sie auf das Werkzeug Einstellungen, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem Register Einstellungen für E-Mail-Archivierung zu öffnen.

  3. Wählen Sie unter Archivierungsformat die gewünschte PDF-Version für die Archivierung der E-Mail-Objekte aus.

  4. Wählen Sie unter Archivierungsmethode die Option E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern.

  5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

  6.  Symbol für E-Mail archivieren Symbol für Ordner archivieren
    Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren oder auf Ordner archivieren. Das Dialogfeld Speichern unter wird aufgerufen.

  7. Wählen Sie den Zielordner aus und geben Sie einen Namen für die PDF-Paketdatei ein. In Outlook ist standardmäßig der Ordner Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv ausgewählt. Wenn Sie eine vorhandene PDF-Datei angegeben haben, wird die Meldung zum Überschreiben oder Anhängen angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um die vorhandene Datei zu überschreiben (wobei deren Inhalt verloren geht), oder klicken Sie auf Nein, um die Objekte der vorhandenen PDF-Datei anzuhängen (wobei deren Inhalt erhalten bleibt).

  8. Klicken Sie auf Speichern. Der Archivierungsvorgang wird gestartet; es ist eine Fortschrittsanzeige zu sehen.

    Die erzeugte PDF-Datei hat ein Deckblatt, das die Anzahl und den Typ der archivierten E-Mail-Objekte angibt. Jedes E-Mail-Objekt wird in eine separate PDF-Datei konvertiert, die der Paketdatei hinzugefügt wird.  

Hinweis

Wenn E-Mails in einem PDF-Paket archiviert werden, werden die Dateianhänge PDF-Anhänge. In diesem Fall ist die Option Als PDF-Link nicht verfügbar.

 

Einzelheiten zum Senden und Entpacken von Paketen finden Sie im Thema zum Umgang mit PDF-Paketen.