Es posible archivar todos los elementos seleccionados o una carpeta completa (con o sin sus subcarpetas) en archivos PDF separados que se almacenan en una carpeta que usted especifica. La estructura de carpetas creada es la misma que la de carpetas de Outlook.
Los nombres de los archivos PDF se generarán automáticamente a partir de la propiedad Asunto de cada elemento seleccionado. Si es necesario, se agregará automáticamente un número al final del nombre del archivo para evitar conflictos con los nombres.
El archivado en Outlook se realiza mediante la cinta de Kofax PDF.
Abra el programa de correo y seleccione los elementos que se van a archivar.
Para preparar el archivado de elementos de Outlook en archivos separados
Haga clic en la herramienta Configuración para visualizar el cuadro de diálogo Configuración con el panel Configuración de archivado de correo abierto.
En el panel, elija una versión de PDF del cuadro de selección Formato para archivar.
En Método para archivar, seleccione Archivar mensajes en forma individual.
Decida cómo procesar los archivos adjuntos de mensajes de correo, si los hubiere.
Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.
Haga clic en la herramienta Archivar mensaje de correo electrónico o Archivar carpeta. En el cuadro de diálogo Buscar carpeta, seleccione la carpeta de destino donde desea guardar los elementos, utilizando el método de asignación de nombres explicado anteriormente.
Comenzará el proceso de archivado y, una vez finalizado, los archivos se guardarán en la carpeta de destino. Aparecerá un indicador de progreso; en caso de que tenga problemas se hará un informe en formato PDF, con los adjuntos agregados según se elijan, de ser posible.
Nota:
Cuando se archivan calendarios, cada cita es un elemento separado; por ello, es posible que la cantidad de archivos PDF generados sea grande. De igual modo, cada tarea y cada contacto se transforman en un archivo PDF separado.