Puede configurar una carpeta para inspeccionar o una Bandeja de entrada de digitalización para automatizar la conversión de páginas digitalizadas entrantes o diferentes tipos de archivo en PDF. Ambos están disponibles únicamente en Power PDF Advanced. Solo se puede especificar una bandeja de entrada de digitalización y una Carpeta para inspeccionar. Las carpetas pueden estar en cualquier nivel de la estructura de archivos a la que puede acceder desde su equipo.
Una carpeta para inspeccionar puede recibir información en una amplia gama de tipos de archivo y convertirlos en PDF casi al instante . Por el contrario, una bandeja de entrada de digitalización solo acepta archivos PDF y TIFF, que pueden llegar a la carpeta desde un escáner o por transferencia de archivos.
Carpeta para inspeccionar
Power PDF Advanced supervisa esta carpeta y envía los resultados a la carpeta de destino que defina. Solo se permite una carpeta de destino a la vez. Puede hacer referencia a la misma carpeta que la carpeta para inspeccionar, aunque no se recomienda, ya que pueden llegar archivos PDF y generar posibles conflictos de nombre de archivo. Habitualmente, la carpeta para inspeccionar tendrá una ubicación de red y la carpeta de destino estará en su equipo local. Los documentos entrantes pueden ser archivos de imagen, archivos de Internet o archivos modificables de Microsoft Office.
El cuadro de diálogo Carpeta para inspeccionar le permite definir las carpetas y configurar la conversión y las reglas de supervisión.
Para configurar una carpeta para inspeccionar
Seleccione Carpeta para inspeccionar en Procesamiento avanzado > Lote > Carpeta para inspeccionar para abrir el cuadro de diálogo Carpeta para inspeccionar.
Haga clic en la casilla de verificación Habilitar carpeta para inspeccionar que está en la parte superior del panel.
Haga clic en Origen y elija la carpeta que desea supervisar, con o sin subcarpetas.
Seleccione el tipo de archivo de la lista desplegable. Seleccione todos los tipos de archivos admitidos, o bien solo uno.
Haga clic en Destino y elija la carpeta donde desea que se coloquen los archivos convertidos.
Seleccione un Tipo de archivo para los archivos resultantes de la conversión. Seleccione TIFF (de página única o de varias páginas), PDF (normal o con capacidad de búsqueda, incluyendo diversos estándares como niveles PDF/E, PDF/UA, PDF/X y PDF/A) o texto Unicode.
Opcionalmente, haga clic en Configuración y modifique los parámetros predeterminados, como la forma de gestionar las páginas con solo imágenes mediante OCR.
Para guardar en PDF, en la lista Compatible con, haga clic en el subestándar de PDF (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) deseado o haga clic en PDF tal cual para utilizar el formato del archivo de origen. A continuación, haga clic en el botón Configuración más pequeño y, si procede, seleccione un Perfil de color. Para obtener más información sobre los distintos estándares de PDF, consulte Acerca de las versiones de PDF.
También puede activar la casilla de verificación Optimizar para ver en Internet para generar un PDF linealizado, que es adecuado para la lectura en línea. Para obtener más información sobre los distintos estándares de PDF, consulte Acerca de las versiones de PDF.
Opcionalmente, seleccione Conformidad con PDF/UA para transmitir el contenido del archivo de entrada a una salida compatible con PDF/UA. Si selecciona esta casilla de verificación, la casilla de verificación Quitar etiquetas y el cuadro de lista Compatible con se deseleccionan y se inhabilitan automáticamente.
También puede , seleccionar la casilla de verificación Quitar etiquetas para eliminar las etiquetas originales que se han encontrado en los documentos PDF de origen. Esta casilla de verificación no está disponible para todos los tipos de archivos PDF.
También puede seleccionar la casilla de verificación Convertir a gris para convertir la salida a blanco y negro.
De forma opcional, seleccione la marca de verificación Utilizar flujo de trabajo y busque un archivo de flujo de trabajo.
Especifique qué desea hacer con los archivos de origen después de la conversión:
Conservar: conserve los archivos de origen en la carpeta para inspeccionar.
Eliminar: elimine los archivos de origen de la carpeta para inspeccionar.
Mover a la carpeta: Mover los archivos de origen a otra carpeta.
Borrar resultados automáticamente: Borra de forma automática la lista de archivos de la vista de tareas del cuadro de diálogo Inspeccionar y convertir.
Seleccione Opciones de CPU para controlar la carga de trabajo de la CPU. Establezca la opción Limitar número de procesos que trabajan en paralelo en 1 para el procesamiento secuencial o en un número superior para el procesamiento de tareas paralelas. (Cuanto mayor sea el valor, mayor será la carga de la CPU). El valor máximo se ajusta a las capacidades de su hardware. Si se realizan conversiones desde otros tipos de archivo, el número de procesos no puede ser superior a dos.
Confirme la configuración de la carpeta a inspeccionar haciendo clic en Aceptar. Utilizar un flujo de trabajo significa aplicar un conjunto de acciones definidas en todos los archivos entrantes. La casilla de verificación solo está activa cuando se ha creado al menos un flujo de trabajo. Este proceso es automatizado, por lo que todos los pasos del flujo de trabajo que requieran interacción no se llevarán a cabo.
Cómo utilizar la carpeta para inspeccionar
Cuando un archivo válido entra en la carpeta para inspeccionar, el programa espera unos segundos para ver si llegan más archivos. Cuando dejan de llegar archivos, inicia la conversión y muestra el progreso en el cuadro de diálogo Inspeccionar y convertir. Usted puede:
seguir el progreso de la conversión en la lista;
pausar, continuar o eliminar una tarea;
borrar las tareas finalizadas de la vista de tareas;
intentar ejecutar de nuevo una tarea con fallos;
ver un registro de la conversión;
ocultar este cuadro de diálogo. Una vez oculto, haga clic en el icono Inspeccionar y convertir del área de notificación de la barra de tareas de Windows para restaurarlo.
Para desactivar temporalmente la carpeta para inspeccionar, desmarque la marca de verificación en la parte superior del cuadro de diálogo.
Bandeja de entrada de digitalización
Para que los resultados de la digitalización estén disponibles automáticamente en Power PDF, configure una bandeja de entrada de digitalización. Solo puede funcionar una bandeja de entrada de digitalización a la vez.
Una bandeja de entrada de digitalización es un tipo específico de carpeta para inspeccionar: busque en el explorador la carpeta de destino de digitalización de su escáner e identifíquela como su bandeja de entrada de digitalización para recibir notificaciones acerca de archivos entrantes. Esta funcionalidad no implica ninguna conversión automática de archivos. Para acceder a las digitalizaciones entrantes, puede abrirlas desde esta carpeta dedicada o explorar la carpeta desde Power PDF.
Cómo configurar una bandeja de entrada de digitalización
Abra Archivo > Opciones y, en el cuadro de diálogo Preferencias, seleccione Automatización > Conexiones del servidor > Bandeja de entrada de digitalización/Quick Connect.
Habilitar la notificación de la bandeja de entrada de digitalización: active esta opción si desea ver una notificación cuando aparezcan nuevos archivos en la carpeta de la bandeja de entrada de digitalización. El icono de notificación aparecerá en el área de notificación en la parte derecha de la barra de tareas de Windows.
Especifique el origen de la digitalización:
Agente de bandeja de entrada automática (ShareScan solamente): explore y elija una ubicación. En caso necesario, póngase en contacto con el administrador de sistemas.
Directorio principal: introduzca una ruta de acceso o póngase en contacto con el administrador de sistemas.
Manual: configure la carpeta de origen manualmente en el equipo.
Si su entorno de trabajo utiliza la digitalización en red de Kofax eCopy ShareScan, puede administrar la configuración de Quick Connect e incluir notificaciones de activación, elegir una carpeta y especificar carpetas adicionales para Quick Connect.
Examinar bandeja de entrada: haga clic en Bandeja de entrada de digitalización para mostrar todos los archivos en una ventana de diálogo independiente.
Abrir siguiente: haga clic en Bandeja de entrada de digitalización para abrir el archivo más reciente en una ventana nueva.
Eliminar documento automáticamente: esta marca de verificación le permite conservar todos los documentos PDF o TIFF digitalizados o eliminar los archivos de la carpeta de bandeja de entrada de digitalización una vez que los abra en Power PDF. Los archivos se eliminan después de preguntarle si desea guardarlos.
Cómo utilizar la bandeja de entrada de digitalización
En el área de notificación de la barra de tareas aparece un icono de bandeja de entrada de digitalización. Le avisa cuando un nuevo archivo TIFF o PDF entra en la bandeja de entrada de digitalización. Haga clic en la burbuja de notificación para abrir el cuadro de diálogo Bandeja de entrada de digitalización. También puede abrirlo en cualquier momento como se describe a continuación:
Haga clic en Bandeja de entrada de digitalización en Procesamiento avanzado > Archivo para abrir el cuadro de diálogo Bandeja de entrada de digitalización.
En él aparecen todos los archivos de la bandeja de entrada de digitalización que no se hayan eliminado, o bien solo los más recientes, en función de las preferencias que haya seleccionado en Archivo > Opciones > Conexiones del servidor de automatización > Bandeja de entrada de digitalización/Quick Connect.
El cuadro de diálogo muestra una miniatura de la primera página del documento seleccionado.
Utilice los controles situados bajo la ventana Vista preliminar para desplazarse a otras páginas.
Haga clic en Abrir para abrir el documento en Power PDF o Cancelar para salir.
Si selecciona Abrir, los archivos PDF se abren directamente, pero los archivos TIFF se convierten en PDF, lo que puede tardar. Una vez abierto, el archivo se eliminará de la bandeja de entrada de digitalización si ha seleccionado esta preferencia. Si lo ha hecho, asegúrese de guardar el archivo PDF en la ubicación que desee. Si intenta cerrarlo sin guardar, recibirá un aviso.