Portfolioiden avulla voidaan kerätä tiettyyn aiheeseen liittyviä asiakirjoja ja jakaa niitä helposti eteenpäin. Toiminto on mahdollinen, koska ohjelma on laajentanut PDF Create -tuen koskemaan myös paketteja. Portfolion etu pakettiin verrattuna on se, että se voi sisältää alikansioita ja erityyppisiä asiakirjoja (paketit sisältävät vain PDF-tiedostoja yhdellä kansiotasolla).
Portfoliossa olevien PDF-tiedostojen sivujen lisäksi portfolio näyttää Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostojen sekä useiden eri kuvatiedostojen sivuja. Ne näytetään erillisessä ikkunassa.
Uuden portfolion luonti
Näytä PDF-portfolio-paneeli valitsemalla Tiedosto > Uusi > Luo portfolio. Tällöin luodaan tyhjä portfolio nimellä ”New Portfolio_1” (Uusi portfolio_1). Kunnes poistut ohjelmasta, numeropäätettä korotetaan kullekin uudelle portfoliolle riippumatta siitä, tallennatko uuden portfolion toisella nimellä, jätätkö sen auki ja luot uuden portfolion vai suljetko sen tallentamatta.
Paketin tai portfolion avaaminen
Tee jokin seuraavista:
Valitse päävalikosta Tiedosto > Avaa, etsi sijainti selaamalla, valitse kohde Avaa-valintaikkunassa ja napsauta Avaa tai
vedä ja pudota paketti tai portfolio tiedostojärjestelmästä Power PDF -ohjelman työalueelle.
Portfoliot näkyvät PDF-portfolio-näkymässä. Paketit näkyvät yhdistetyllä työalueella, jossa PDF-portfolio- ja Power PDF -valikkokomennot, -työkalut ja -prosessit ovat käytettävissä.
Vihje:
Älä käytä Tiedosto > Avaa -komentoa. Se avaa tiedoston pääohjelmassa portfolion sijaan.
Kansisivun estäminen portfolion avaamisen yhteydessä
Paketin tavoin portfolio sisältää kansilehden, joka kertoo vastaanottajalle, mikä portfolio on ja miten sitä voi käyttää. Kun vastaanottaja avaa portfolion, näytölle tulee oletuksena sen kansisivu. Myös PDF-sovellukset ilman portfoliotukea näyttävät kansilehden oletuksena, kun portfolio avataan.
Jos haluat muuttaa edellä mainituissa tilanteissa näytettävää portfolion osaa, toimi näin:
Valitse PDF-tiedosto, jonka haluaisit näyttää kansilehden sijasta. Lisää tiedosto portfolioon (ohjeet tiedostojen lisäämiseen portfolioon löytyvät alempaa).
Valitse portfoliopaneelista haluamasi PDF-tiedoston pikkukuva.
Valitse Asetukset-valikosta Portfolion ominaisuudet (tai napsauta hiiren kakkospainikkeella pikkukuvaa ja valitse sama asetus).
Valitse valintaruutu Näytä nykyinen asiakirja, kun portfolio avataan.
Napsauta OK-painiketta valintaikkunassa.
Tallenna portfolio.
Portfolion muokkaus
Kun portfolio on avoinna, pikatyökalurivin painikkeet tarjoavat erilaisia toimintoja:
Tallenna koko portfolio tai jokin sen tiedostoista
Tulosta koko portfolio tai nykyinen asiakirja
voit suorittaa erilaisia hakuja, etsiä koko portfoliosta ja
liittää portfolion tyhjään sähköpostiviestiin.
Portfolio-paneelilla on oma työkalurivi, jossa on seuraavat työkalut vasemmalta oikealle:
Koti-näkymässä näytetään jokaisen portfoliossa olevan tiedoston tai kansion pikkukuva. Avaa seuraavat asetukset napsauttamalla pikkukuvaa hiiren kakkospainikkeella:
Tallenna tiedosto portfoliosta
Lisää tiedostoja: selaa ja liitä tiedostoja portfolioon. Tiedosto kopioidaan, joten portfolio pysyy ennallaan, vaikka alkuperäinen tiedosto poistettaisiin järjestelmästä. (Sama komento löytyy myös Portfolio-paneelin pikavalikosta. Paneeliin voi myös siirtää tiedostoja vedä ja pudota -toiminnolla.)
Lisää nykyinen kansio: selaa ja lisää kansioita portfolioosi. Kansio kopioidaan, joten portfolio pysyy ennallaan, vaikka alkuperäinen kansio poistettaisiin tiedostojärjestelmästä. (Sama komento löytyy myös Portfolio-paneelin pikavalikosta. Paneeliin voi myös siirtää kansioita vedä ja pudota -toiminnolla.)
Luo uusi kansio: luo uuden kansion portfolioon (mutta ei tiedostojärjestelmään).
Poista: poistaa valitun tiedoston tai kansion portfoliosta. Tämä ei poista tiedostoja tai kansioita tiedostojärjestelmästä, ainoastaan portfoliosta.
Lajitteluperuste: lajitteluperusteita ovat nimi, kuvaus, muokattu, koko, pakattu koko ja luotu.
Valitse kaikki / Poista kaikki valinnat
Kansilehti: valitse, näytetäänkö kansilehti
Näytä tiedot: valitse tämä, jos haluat tarkastella kansion ominaisuuksia. Nimi, koko, muokattu, pakattu koko ja luontipäivä ovat vain luku -ominaisuuksia, kuvausta voi muokata.
Portfolion ominaisuudet: täällä voit:
valita ominaisuuskentät, jotka näytetään portfolion osien kohdalla
määritellä, miten portfolion osat lajitellaan (suhteessa lajitteluperusteeseen ja lajittelujärjestykseen)
valita, miten Portfolio-paneeli näytetään ohjelman käynnistämisen yhteydessä
asettaa valitun portfolion osan näytettäväksi ensimmäisenä, kun portfolio avataan.
Luettelo-näkymässä näytetään taulukko, jonka kullakin rivillä on yksi tiedosto tai kansio. Taulukossa on neljä oletussaraketta (nimi, kuvaus, muokattu ja koko). Luettelonäkymän kaksoisnapsautuksella aukeava valikko sisältää edellisten lisäksi myös:
Näytä: valitse, mitkä sarakkeet näytetään. Valittavana ovat: Nimi, kuvaus, muokattu, koko, pakattu koko ja luotu.
Muokkaa arvoa: valitse tämä, jos haluat muokata portfolion osan Nimeä tai Kuvausta. Kirjoita muokattu teksti Muokkaa nimeä / Muokkaa kuvausta -ikkunan tekstikenttään.
Luettelo-näkymän sarakkeiden järjestystä voi muuttaa, näyttää/piilottaa tai luoda/poistaa. (Jälkimmäinen toiminto on käytettävissä vain, jos valitset Portfolion ominaisuudet kohteen pikavalikosta tai avattavasta Asetukset-valikosta. Vain käyttäjien luomia portfolion ominaisuuksia voi poistaa.)
Moni näistä toiminnoista on käytettävissä nopeasti ja helposti myös suoraan Portfolio-paneelin työkalurivin kautta. Nämä ominaisuudet ovat:
Lisää tiedostoja: lisätietoja ylempänä kohdan Koti alla.
Lisää nykyinen kansio: lisätietoja ylempänä kohdan Koti alla.
Luo uusi kansio: lisätietoja ylempänä kohdan Koti alla.
Asetukset: tämän avattavan valikon säätimet riippuvat siitä, mitä olet valinnut Portfolio-paneelissa.
Jos paneelissa ei ole valittuna mitään, seuraavat työkalut ovat käytettävissä: Lajitteluperuste, Valitse kaikki, Kansilehti ja Portfolion ominaisuudet. Lisätietoa työkalujen käytöstä on ylempänä kohdan Koti alla.
Jos valittuna on tiedosto tai kansio, käytettävissä ovat lisäksi seuraavat toiminnot: Avaa kansio, Poista, Poista kaikki valinnat ja Näytä tiedot. Lisätietoa työkalujen käytöstä on ylempänä kohdan Koti alla.
Siirtymätyökalut Seuraava ja Edellinen ovat PDF-portfolio-työkalurivin keskellä (tai portfoliopaneelin alaosassa), kun portfoliotiedosto avataan. Niiden avulla voit siirtyä edelliseen tai seuraavaan kohteeseen.
Alikansioiden käsittely
Valitse Lisää nykyinen kansio, jos haluat tuoda kaikki tiedostot järjestelmän kansiosta, tai vedä kansio portfolioikkunaan.
Valitse Luo uusi kansio, jos haluat luoda tyhjän kansion kohteiden lisäystä varten.
Jos haluat lisätä kohteita alikansioihin, valitse haluamasi alikansio ja käytä Lisää tiedostot -painiketta tai vedä ja pudota tiedostoja.
Jos haluat siirtyä alikansioiden välillä tai palata ylätasolle, valitse haluamasi kansio Pikkukuva- tai Luettelo-näkymän vasemmassa yläreunassa olevasta polkuluettelosta.
Kohteen tallennus
Saatat haluta tallentaa portfolion yksittäisen kohteen. Tee jokin seuraavista:
Avaa muu kuin PDF-kohde, napsauta Tallenna liitteet -työkalua ja tallenna kohde Tallenna nimellä -valintaikkunan avulla.
Avaa muu kuin PDF-kohde, napsauta Avaa liitetiedosto -työkalua, näytä tiedosto ja tallenna se tavalliseen tapaan.
Tallennettaessa muita kuin PDF-kohteita ja avattaessa niitä uudelleen ensimmäistä kertaa on ehkä määritettävä käytettävä sovellus.