Voit muuntaa tai arkistoida sähköpostiviestit PDF-tiedostoiksi. Power PDF -ohjelmassa arkistointi tehdään PDF Create -sovelluksella.
Sähköpostiviestitiedostojen arkistoiminen tai muuntaminen
Sähköpostiviestit, joiden tiedostotunniste on MSG tai EML, voidaan muuntaa PDF-muotoon arkistointia tai jotakin muuta tarkoitusta varten. Tämä voidaan tehdä, vaikka tietokoneella ei olisi sähköpostiohjelmaa. Power PDF -sovellukseen voidaan tuoda yksi tai useampi viestitiedosto. MSG- ja EML-tiedostoja sekä muita tuettuja tiedostoja voidaan sekoittaa monivalinnassa. Kukin luotu PDF-tiedosto sijoitetaan erilliseen Power PDF -esiintymään. Tuonti Power PDF -sovellukseen voidaan tehdä kolmella tavalla:
Vedä ja pudota tiedosto tai tiedostoja työpöydältä tyhjään ikkunaan Power PDF -sovelluksessa.
Valitse Tiedosto > Avaa ja sitten Kaikki tiedostot tiedostotyypin alta. Tiedostoja voidaan tuoda paikallisesta tiedostojärjestelmästä tai asennetusta asiakirjojen hallintajärjestelmästä.
Valitse Tiedosto > Uusi > Tiedostoista > Suora luonti ja jatka kuten yllä.
Toinen tapa muuntaa viestitiedostoja PDF-tiedostoiksi on käyttämällä Create Assistant -ohjelmaa. Tiedostoluetteloon voidaan lisätä MSG- ja EML-tiedostoja samoin kuin kaikkia muita tuettuja tiedostotyyppejä. Silloin on käytössä erilaisia tallennusvaihtoehtoja. Kaikki luodut PDF-tiedostot voidaan esimerkiksi yhdistää yhdeksi PDF-tiedostoksi. Profiileja ja niihin liittyviä asetuksia voidaan myös käyttää.
Huomautuksia
Create Assistant -ohjelmaa käytettäessä on käytettävä profiilia, jossa on määritetty sama PDF-versio kuin Power PDF -ohjelman kohdassa Tiedosto > Asetukset > Uusi asiakirja > Sähköpostin muunto.
Internet Explorerin suojattu tila on poistettava käytöstä, jos viestimuodossa käytetään HTML-koodausta. Jos viestit on tallennettu vain tekstinä tai RTF-muodossa, Internet Exploreria ei tarvita.
Arkistointi sähköpostijärjestelmän integraation avulla
Arkistointitoiminto on käytettävissä vain, jos ohjelma on integroitu Microsoft Outlookin. Normaalissa asennuksessa sähköpostin arkistointitoiminto on käytettävissä oletuksena.
Huomautus
Voit ottaa integroinnin käyttöön tai poistaa sen käytöstä milloin tahansa asennusohjelman Mukautettu asennus -paneelin avulla.
Sähköpostikohteiden arkistointi
Microsoft Outlook -sovelluksesta voi arkistoida PDF-tiedostoksi seuraavia kohteita:
yksi tai useampi valittu kohde, tai
koko sähköpostikansio joko alikansioiden kanssa tai ilman niitä.
Kansiot voivat olla tavallisia (Saapuneet, Lähetetyt, Suuret sähköpostiviestit, Seuranta), mukautettuja tai arkistokansioita. Myös kalenterin, tehtävät tai yhteystiedot voi arkistoida.
Seuraavat arkistointimenetelmät ovat käytettävissä:
Jokainen kalenterin tapaaminen, jokainen tehtävä ja jokainen yhteystieto on erillinen kohde.
Vihje
Voit säästää aikaa siirtämällä kaikki halutut viestit erityisesti luotuun käyttäjäkansioon.
Sähköpostiviestin liitteiden arkistointi
Sähköpostiviestin liitetiedostot arkistoidaan aina niiden alkuperäisessä muodossa joko erilliseen tiedostoon, johon luodaan hyperlinkki, tai viestistä luodun PDF-tiedoston liitteeksi. Lisätietoja on kohdassa Sähköpostiviestin liitteiden arkistointi.
Arkistointiasetusten määritys
Arkistointiasetukset voi määrittää Asetukset-valintaikkunassa.