PDF-pakettien luonti sähköpostiviesteistä

Valittuja sähköpostiviestejä tai kokonaisia kansioita (alikansioiden kanssa tai ilman) voi arkistoida PDF-pakettiin. Luotavaan PDF-pakettitiedostoon kuuluu tiedoston sisältöä kuvaava kansisivu. Myös paketin elementit tallennetaan PDF-tiedostoihin. PDF-tiedostoversio valitaan Asetukset-valintaikkunassa.

Outlook-sovelluksessa arkistointiin käytetään Kofax PDF -valintanauhaa.

Outlook -viestien arkistointi PDF-pakettiin

1. Valitse yksi tai useampi sähköpostiviesti tai kansio.

2. 
   Napsauttamalla Asetukset-työkalua näyttöön ilmestyy Asetukset-valintaikkuna, jossa Sähköpostin arkistointiasetukset -paneeli on avattuna.

3. Valitse arkistoitavien Outlook-viestien PDF-versio Arkistomuoto-valintaruudussa.

4. Valitse Arkistointimenetelmä-kohdasta Tallenna sähköpostiviestit PDF-pakettina.

5. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.

6.  
   Napsauta Arkistoi sähköpostiviesti -painiketta tai Arkistoi kansio -painiketta. Näyttöön tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

7. Valitse kohdekansio ja kirjoita PDF-pakettitiedoston nimi. Outlookin oletuskohdekansio on Tiedostot > PDF-suosikit > Outlook-arkisto. Jos olet määrittänyt olemassa olevan PDF-tiedoston, näkyviin tulee viesti, jossa kysytään, haluatko korvata vai liittää tiedoston. Napsauta Kyllä, jos haluat korvata olemassa olevan tiedoston (jolloin sen tiedot menetetään). Napsauta Ei, jos haluat liittää tiedot olemassa olevaan PDF-tiedostoon (jolloin sen tiedot säilytetään).

8. Napsauta Tallenna. Arkistointi alkaa ja näyttöön tulee edistymistä ilmaiseva palkki.
   
   Luodussa PDF-tiedostossa on kansilehti, joka sisältää arkistoitujen sähköpostiviestien määrän ja tyypin. Jokainen sähköpostiviesti muunnetaan erilliseksi PDF-tiedostoksi, joka lisätään pakettitiedostoon.  

Huomautus

Kun sähköpostiviestit arkistoidaan PDF-pakettiin, viestien liitteet muunnetaan PDF-liitteiksi. Tällöin PDF-linkkeinä-vaihtoehto ei ole käytettävissä.

Lisätietoja pakettien lähettämisestä ja purkamisesta on kohdassa PDF-pakettien käsittely.