Hävityskoodien käyttäminen

Mukautetun tekstin tavoin esimääritetyt hävityskoodit voidaan määrittää näkymään hävitysalueiden päällä. Nämä koodit ilmoittavat yleensä, miksi materiaali on hävitetty. Koodijoukot ja koodit ovat Yhdysvaltain FOIA (Freedom Of Information Act) -lain, Yhdysvaltain tietosuojalain sekä Kanadan Tietojen saantilain ja tietosuojalain mukaiset. Hävityskoodeja voidaan tallentaa, tuoda ja viedä.

Hävityskoodijoukkojen ja -koodien käyttäminen:

1. Valitse Suojaus > Hävitä > Hävitysominaisuudet.

2. Valitse Hävitä-työkalun ominaisuudet -valintaikkunan Näytä-välilehdellä Käytä kerrostustekstiä.

3. Napsauta Muokkaa, jos haluat muokata Kirjasineditori-valintaikkunan tekstimääritteitä, ja napsauta OK.

4. Valitse Hävityskoodi ja valitse olemassa olevista koodijoukoista ja koodeista tai napsauta Muokkaa, jos haluat muokata niitä, luoda uusia koodijoukkoja ja koodeja tai tuoda muita koodijoukkoja ja koodeja eri sijainneista.

5. Hävityskoodieditori-valintaikkunassa:
   
   Napsauta, jos haluat lisätä uuden kohteen Koodijoukot- tai Koodit-luetteloon.
   
   Napsauta, jos haluat poistaa koodijoukon tai koodin.
   
   Napsauta, jos haluat nimetä valitun koodijoukon tai koodin uudelleen.
   Huomautus: Jos haluat luoda tai poistaa koodin, valitse koodijoukko, joka sisältää sen. Toista edellinen vaihe, jos haluat lisätä, poistaa tai nimetä uudelleen muita koodijoukkoja tai koodeja.

6. Käytä valittua koodia napsauttamalla Lisää valittu koodi. Painikkeesta tulee Poista valittu koodi, ja vot napsauttaa uudelleen poistaaksesi koodin käytön. Valittuna olevan koodin ulkoasu näytetään Esikatselu-alueella.

7. Voit toistaa yllä oleva vaiheen käyttääksesi useampia pilkulla erotettuja koodeja.

8. Napsauta OK-painiketta.

Voit viedä juuri luodut tai muokatut koodijoukot ja/tai koodit yksitellen muissa tarkoituksissa käytettäviksi.