Sähköpostikohteiden yhdistäminen yhdeksi PDF-tiedostoksi

Valittuja kohteita tai kokonaisia kansioita (alikansioiden kanssa tai ilman) voi yhdistää yhteen PDF-tiedostoon. PDF-tiedosto sisältää kirjanmerkit jokaiseen yksittäiseen sähköpostiviestiin, mikä helpottaa arkistoiduissa kohteissa liikkumista.

 

Outlook-sovelluksessa arkistointiin käytetään valintanauhoja.

 

Yhdeksi PDF-tiedostoksi yhdistettyjen sähköpostikohteiden arkistointi Outlook-sovelluksessa

  1. Valitse yksi tai useampi sähköpostiviesti.

  2. Asetukset kuvake
    Tuo tätä painiketta napsauttamalla näyttöön Asetukset-valintaikkuna, jossa Sähköpostin arkistointiasetukset -paneeli on avattuna.

  3. Valitse Asetukset-valintaikkunan Arkistomuoto-valintaruudussa PDF-versio.

  4. Valitse Arkistointimenetelmä-kohdasta Yhdistä sähköpostiviestit yhdeksi PDF-tiedostoksi.

  5. Valitse tarvittaessa, kuinka sähköpostiviestien liitteitä käsitellään.

  6. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.

  7.  arkistoi sähköpostiviesti -painike arkistoi kansio -painike
    Napsauta Arkistoi sähköpostiviesti -painiketta tai Arkistoi kansio -painiketta. Näyttöön tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

  8. Valitse kohteiden yhdistämistä varten kohdekansio ja kirjoita PDF-tiedoston nimi. Outlookin oletuskohdekansio on Tiedostot > PDF-suosikit > Outlook-arkisto.

  9. Napsauta Tallenna.

    Arkistointiprosessi alkaa, ja kun se on suoritettu, luotu PDF-tiedosto (mahdollisten liitteiden kanssa) tallennetaan kohdekansioon.

Arkistoinnin aikana PDF-tiedostoihin lisätään kirjanmerkkejä, jotta liikkuminen valmiissa PDF-tiedostossa olisi helpompaa. Näiden kirjanmerkkien avulla voit löytää sähköpostiviestit nopeammin. Ohjelma muodostaa hierarkkisen kirjanmerkkiluettelon, jonka kirjanmerkit osoittavat sähköpostiviestien ensimmäisiin sivuihin. Kirjanmerkit ryhmitellään päivämäärän, lähettäjän ja aiheen mukaisesti. Lähettäjä ja aihe ovat nousevassa aakkosjärjestyksessä, ja päivämäärä laskevassa järjestyksessä.

Vihje:

Voit arkistoida vain tulevat tai menneet tapaamiset siirtymällä kalenterin viikko- tai kuukausinäkymään, valitsemalla halutun ajanjakson ja käyttämällä Arkistoi sähköpostiviesti -toimintoa Arkistoi kansio -toiminnon sijaan.