Dans Microsoft Outlook, vous pouvez créer des fichiers PDF à partir de :
fichiers joints qui ne sont pas au format PDF, et que vous souhaitez enregistrer sur votre ordinateur ;
fichiers locaux qui ne sont pas au format PDF, et que vous souhaitez joindre comme fichiers PDF au courrier en cours ;
un ou plusieurs éléments de messagerie, que vous souhaitez archiver au format PDF sur votre ordinateur.
Vous trouverez ci-après des informations sur l'archivage d'e-mails ainsi que des liens vers les autres rubriques traitant de l'archivage.
Le programme ajoute des compléments à MS Outlook permettant de créer des fichiers PDF à partir d'éléments de messagerie ou de dossiers entiers. Dans Outlook, les outils de création PDF sont disponibles dans le ruban Kofax PDF de la fenêtre principale ou dans la fenêtre d'un message ouvert.
Ruban Kofax PDF dans la fenêtre principale d'Outlook :
Outil et groupe Convertir le PDF (visible uniquement si ce composant a été installé et si son intégration a été activée sous Fichier > Options).
Archiver le dossier – Pour archiver tous les éléments du dossier sélectionné (avec ou sans ses sous-dossiers). Cet outil n'est disponible que dans la barre d'outils de la fenêtre principale d'Outlook.
Archiver le(s) message(s) – Pour créer une archive avec un ou plusieurs fichiers PDF à partir des e-mails sélectionnés dans la fenêtre principale d'Outlook.
Créer des PDF depuis les pièces jointes – Cette commande s'applique à toutes les pièces jointes au message sélectionné. Si vous le souhaitez, vous pouvez être invité à sélectionner la pièce jointe. Cette commande n'est active que lorsque le message sélectionné comporte au moins une pièce jointe dont le format permet une conversion en PDF. Consultez la rubrique Création de fichiers PDF depuis des pièces jointes à des e-mails.
Joindre un fichier comme PDF – Pour sélectionner un ou plusieurs fichiers, en vue de les joindre au document actuel. Les fichiers PDF sont joints directement. Les autres types de fichiers sont préalablement convertis au format PDF.
Paramètres – Affiche une boîte de dialogue constituée de trois onglets contenant les paramètres de création, de conversion et d'archivage de documents PDF.
Ruban Kofax PDF dans une fenêtre de message dans Outlook :
Ce ruban offre les mêmes outils que ceux indiqués plus haut, à l'exception de l'outil Archiver le dossier.
Pour plus d'informations sur l'archivage, reportez-vous aux rubriques suivantes :
Archivage d'éléments de messagerie dans autant de fichiers distincts
Fusion d'éléments de messagerie Outlook dans un seul fichier PDF
Assemblage d'éléments de messagerie Outlook dans un lot PDF
Pour archiver un message depuis une fenêtre de message Outlook
Cliquez sur l'outil Paramètres.
Dans la boîte de dialogue Paramètres, choisissez une version PDF et indiquez le mode de traitement des pièces jointes, le cas échéant. Fermez la boîte de dialogue.
Cliquez sur le bouton Archiver le(s) message(s).
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, acceptez ou modifiez le dossier cible d'archivage par défaut et cliquez sur OK. Le nom du fichier PDF créé est automatiquement généré à partir de l'objet du message correspondant. Par défaut, le dossier cible est Documents > Favoris PDF > Archives Outlook.
Cliquez sur Enregistrer.
Le processus d'archivage débute. Une fois celui-ci terminé, le fichier PDF généré (avec pièces jointes, le cas échéant) est enregistré dans le dossier cible.
Remarques
Si le ruban Kofax PDF ne s'affiche pas sur votre écran, consultez la rubrique Dépannage.