Cette boîte de dialogue permet de définir des paramètres régissant : (1) la conversion de fichiers PDF et XPS joints à des courriers électroniques vers des formats éditables ; (2) l'archivage d'e-mails et de leurs pièces jointes au format PDF ; et (3) la création de PDF à partir de pièces jointes qui ne sont pas au format PDF.
Ces paramètres sont disponibles dans Microsoft Outlook.
Dans votre programme de messagerie électronique, cliquez sur le bouton Paramètres. La boîte de dialogue Paramètres apparaît. Cette dernière possède trois onglets.
Paramètres de conversion PDF
Utiliser l'Assistant Convert
Sélectionnez cette option pour effectuer les conversions à l'aide de l'Assistant Convert. L'assistant s'active dès lors que vous cliquez sur l'outil PDF Convert
Convertir le PDF sans utiliser l'Assistant, en tant que
Sélectionnez cette option pour obtenir une conversion directe du fichier, puis sélectionnez le type de document converti, ainsi que l'application cible. La conversion directe est lancée lorsque vous cliquez sur l'outil PDF Convert :
Remarque
Pour les conversions directes, le dossier d'enregistrement est celui défini dans les paramètres de l'Assistant Convert. Si l'option Identique au dossier source est sélectionnée, le fichier de sortie est stocké dans le dossier [Documents].
Pièces jointes multiples
Convertir toutes les pièces jointes : Sélectionnez cette option pour convertir systématiquement toutes les pièces jointes.
Sélectionner les fichiers à convertir : Sélectionnez cette option pour pouvoir sélectionner à chaque fois les fichiers PDF ou XPS joints qui doivent être convertis. Ainsi, lorsque vous cliquez sur le bouton PDF Convert, une boîte de dialogue s'affiche et répertorie toutes les pièces jointes au message. Sélectionnez celles que vous souhaitez convertir.
Si la case Sélectionner toutes les pièces jointes est cochée, tous les fichiers joints sont convertis. La conversion directe est lancée quand vous cliquez sur OK. Cette option n'a aucun effet lorsque vous sélectionnez des messages qui ne comportent qu'une seule pièce jointe.
Paramètres d'archivage des messages
Format d'archivage
Sélectionnez l'un des formats PDF pris en charge. Cette zone de sélection permet de définir la version des fichiers PDF générés. L'option Archiver les messages au sein d'un lot PDF n'est possible qu'à partir de la version PDF 1.7 ou supérieure.
Méthode d'archivage
Sélectionnez l'une des méthodes suivantes :
Fusionner les messages en un seul PDF : Les messages ou autres éléments (tels que les contacts et rendez-vous) sélectionnés sont fusionnés au sein d'un même fichier PDF. Au cours de l'archivage, vous devez définir le dossier cible et attribuer un nom au fichier PDF.
Archiver chaque message individuellement : Les messages ou autres éléments sélectionnés sont enregistrés dans autant de PDF distincts. Au cours de l'archivage, vous devez uniquement indiquer le dossier cible. Le nom des fichiers PDF créés est généré à partir du Sujet du message. Pour éviter tout conflit de nom, un suffixe numéral est automatiquement ajouté au nom des fichiers, si nécessaire. Si vous activez cette option et archivez votre calendrier, chaque rendez-vous est consigné dans un fichier PDF distinct.
Archiver les messages au sein d'un lot PDF : Les messages ou autres éléments sélectionnés sont convertis en autant de fichiers PDF, et assemblés au sein d'un lot PDF. Au cours de l'archivage, vous devez indiquer le dossier cible et attribuer un nom aux fichiers PDF. Certaines options supplémentaires sont disponibles sous l'option Ajouter les messages dans un lot PDF :
Trier par : Cliquez sur la flèche pour afficher la liste des champs qui peuvent être sélectionnés pour trier les e-mails lors du processus d'archivage.
Décroissant : Sélectionnez cette option pour inverser l'ordre de tri du champ sélectionné dans la liste Trier par.
Fractionner par e-mails : Sélectionnez cette option pour fractionner les lots d'archives PDF. Par défaut, le processus d'archivage génère un nouveau lot tous les 1000 e-mails, mais cette limite peut être modifiée dans la zone de saisie située à droite.
Remarque
Les options d'en-tête d'e-mails ne sont disponibles que dans Power PDF 3.0, et dans les versions ultérieures.
Sélectionnez les informations d'en-tête à insérer avant chaque message :
Pièces jointes
Insérer des pages de séparation : Cette case à cocher n'est disponible que dans Power PDF 3.0 et dans les versions ultérieures, et n'est activée que si l'option Ajouter à la fin du fichier PDF est sélectionnée dans le menu déroulant Pièces jointes aux e-mails. Décochez la case Insérer des pages de séparation pour ne pas placer de page de séparation entre chaque pièce jointe.
Joindre l'e-mail original au PDF : Sélectionnez cette option pour ajouter les fichiers originaux des e-mails à l'archive, sous forme de pièces jointes.
Archiver les sous-dossiers
Sélectionnez cette option si vous souhaitez archiver les dossiers avec leurs sous-dossiers. Pour exclure les sous-dossiers de l'archivage, désélectionnez cette option.
Table des matières
Sélectionnez cette option pour inclure une table des matières à l'archive.
Fractionner par taille de fichier
Spécifiez la taille de fichier, en Mo, selon laquelle l'archive sera fractionnée. La valeur par défaut est 500.
Paramètres de création de PDF
Pièces jointes multiples
Spécifiez le mode de traitement des messages comportant plusieurs pièces jointes.
Sélectionnez Convertir toutes les pièces jointes pour convertir automatiquement toutes les pièces jointes au format PDF, sans aucune intervention de votre part, et les enregistrer dans le dernier dossier d'enregistrement utilisé.
Sélectionnez Sélectionner les fichiers à convertir pour afficher la liste des pièces jointes. Vous pourrez indiquer les pièces jointes que vous souhaitez convertir en PDF, et spécifier un dossier d'enregistrement.