Pour automatiser la conversion au format PDF des numérisations entrantes ou de différents types de fichiers, vous pouvez configurer un dossier surveillé ou une boîte de réception des numérisations. Ces deux options ne sont disponibles que dans Power PDF Advanced. Vous ne pouvez définir qu'une seule boîte de réception des numérisations et qu'un seul dossier surveillé. Vous pouvez créer un dossier à n'importe quel niveau de la structure de fichiers, accessible depuis votre ordinateur.
Un dossier surveillé accepte de nombreux types de fichiers et les convertit au format PDF de façon quasi-instantanée. En revanche, une boîte de réception des numérisations accepte uniquement les fichiers PDF et TIFF. Ceux-ci peuvent provenir d'un scanner ou d'un transfert de fichiers.
Dossier surveillé
Ce dossier est surveillé par Power PDF Advanced. Les fichiers convertis sont envoyés vers le dossier de destination que vous avez défini. Vous pouvez définir un seul dossier de destination à la fois. Celui-ci peut faire référence au même dossier que le dossier surveillé. Cependant, ce choix n'est pas recommandé, en raison du risque de conflits de noms entre les fichiers PDF. Le dossier surveillé réside généralement sur un réseau et le dossier de destination sur votre ordinateur. Les documents entrants peuvent être des fichiers image, des fichiers Internet ou des fichiers MS Office éditables.
La boîte de dialogue Dossier surveillé vous permet de définir les dossiers et les règles de surveillance et de spécifier les paramètres de conversion.
Pour configurer un dossier surveillé
Sélectionnez Dossier surveillé dans Traitement avancé > Traitement par lots > Dossier surveillé afin d'ouvrir la boîte de dialogue Dossier surveillé.
Cochez la case Activer la surveillance d'un dossier située en haut du volet.
Cliquez sur Source, puis sélectionnez le dossier à surveiller. Celui-ci peut contenir ou non des sous-dossiers.
Sélectionnez le type de fichier dans la liste déroulante. Sélectionnez tous les types de fichier pris en charge ou un seul type de fichier.
Cliquez sur Destination et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez envoyer les fichiers convertis.
Sélectionnez un Type de fichier pour les fichiers de sortie. Sélectionnez TIFF (une seule ou plusieurs pages) ou PDF (Normal ou Avec recherches, dans les différentes variantes PDF telles que PDF/E, PDF/UA, PDF/X et PDF/A) ou Texte Unicode.
Si nécessaire, cliquez sur Paramètres et modifiez les paramètres par défaut, par exemple le mode de traitement des pages constituées uniquement d'images avec l'OCR.
Pour enregistrer le document au format PDF, cliquez sur le format PDF souhaité (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) dans la liste Compatible avec le format, ou cliquez sur PDF inchangé pour utiliser le format du fichier source. Le cas échéant, cliquez ensuite sur le bouton Paramètres plus petit pour sélectionner un Profil de couleur. Voir la rubrique Versions PDF pour plus d'informations sur les différentes variantes du format PDF.
Cochez au besoin la case Optimiser pour le Web afin de générer des fichiers PDF linéarisés, mieux adaptés à l'affichage en ligne. Voir la rubrique Versions PDF pour plus d'informations sur les différentes variantes du format PDF.
Si vous le souhaitez, sélectionnez Conformité avec PDF/UA pour envoyer le contenu du fichier d'entrée vers une sortie compatible PDF/UA. Si vous cochez cette case, la case à cocher Supprimer les balises et la zone de liste Compatible avec le format sont désélectionnées et désactivées automatiquement.
Cochez au besoin la case Supprimer les balises afin de supprimer les balises d'origine présentes dans les documents PDF source. Cette case à cocher n'est pas disponible pour tous les types de fichiers PDF.
Cochez au besoin la case Convertir en niveaux de gris pour convertir le document en noir et blanc.
Vous pouvez également cocher la case Utiliser un flux de travail, puis rechercher et sélectionner un fichier de flux de travail.
Indiquez l'action à effectuer sur les fichiers source après leur conversion :
Les conserver : Pour conserver les fichiers source dans le dossier surveillé.
Les supprimer : Pour supprimer les fichiers source du dossier surveillé.
Les déplacer vers un dossier : Déplacez les fichiers source vers un autre dossier.
Effacer les journaux des conversions réussies : Effacez automatiquement la liste des fichiers de la boîte de dialogue Surveiller et convertir.
Sélectionnez Options du processeur pour contrôler la charge de travail du processeur. Configurez l'option Limiter le nombre de processus à sur la valeur 1 pour un traitement séquentiel, ou sur une valeur supérieure pour un traitement des tâches en parallèle. Une valeur supérieure implique une charge supérieure pour le processeur. La valeur maximum est ajustée aux capacités de votre matériel. Lorsque les conversions portent sur d'autres types de fichiers, le nombre de processus est limité à 2.
Cliquez sur OK pour valider la configuration du dossier surveillé. Lorsque vous utilisez un flux de travail, un ensemble d'actions défini est appliqué à tous les fichiers reçus. La case est active uniquement lorsqu'au moins un flux de travail a été créé. Ce processus est automatique : les étapes du flux de travail nécessitant une intervention de l'utilisateur ne sont pas réalisées.
Pour utiliser le dossier surveillé
Lorsqu'un fichier valide arrive dans le dossier surveillé, le programme attend quelques secondes pour vérifier si d'autres fichiers sont en cours de réception. Une fois tous les fichiers reçus, le programme lance la conversion et en affiche la progression dans la boîte de dialogue Surveiller et convertir. Vous pouvez :
Suivre la progression de la conversion dans la liste
Suspendre, reprendre or supprimer une tâche
Effacer les tâches terminées de la liste des tâches
Relancer une tâche qui a échoué
Afficher le journal de conversion
Masquer cette boîte de dialogue. Lorsque la boîte de dialogue est masquée, cliquez sur l'icône Surveiller et convertir dans la zone de notification de la barre des tâches de Windows pour la rétablir.
Pour désactiver temporairement le dossier surveillé, décochez la case située en haut de la boîte de dialogue.
Boîte de réception des numérisations
Pour faire en sorte que Power PDF traite automatiquement des documents numérisés, il vous suffit de configurer une boîte de réception des numérisations. Vous pouvez utiliser une seule boîte de réception des numérisations à la fois.
Une boîte de réception des numérisations est un type spécifique de dossier surveillé. Vous pouvez rechercher le dossier dans lequel votre périphérique de numérisation enregistre les documents numérisés, et le choisir comme boîte de réception des numérisations. Vous serez ainsi informé de l'arrivée de nouveaux documents numérisés. Cette fonctionnalité ne lance pas de conversion automatique. Pour accéder à vos numérisations entrantes, ouvrez-les depuis ce dossier spécifique ou sélectionnez ce dossier depuis Power PDF.
Pour configurer une boîte de réception des numérisations
Sélectionnez Fichier > Options, puis, dans la boîte de dialogue Options, choisissez Automatisation > Connexions serveur > Boîte de réception des numérisations / Quick Connect.
Activer les notifications de la boîte de réception des numérisations – Activez cette option pour être informé de l'arrivée de nouveaux fichiers dans le dossier de votre boîte de réception des numérisations. L'icône de notification s'affiche dans la zone de notification, à droite de la barre des tâches de Windows.
Indiquez la source de la numérisation :
Inbox Agent automatique (ShareScan uniquement) – Pour sélectionner un emplacement. Contactez votre l'administrateur de votre système si nécessaire.
Répertoire de base – Entrez un chemin d'accès ou contactez l'administrateur de votre système.
Répertoire défini manuellement – Pour définir le dossier source manuellement sur votre ordinateur.
Si votre environnement de travail utilise la numérisation réseau Kofax eCopy ShareScan, vous pouvez gérer les paramètres Quick Connect et notamment activer les notifications, choisir un dossier et spécifier des dossiers Quick Connect supplémentaires.
Exploration de la boîte de réception – Un clic sur Boîte de réception des numérisations affichera tous les fichiers dans une boîte de dialogue distincte.
Ouverture auto. du fichier suivant – Un clic sur Boîte de réception des numérisations ouvrira le fichier le plus récent dans une nouvelle fenêtre.
Suppression auto. du document – Cette case à cocher vous permet de conserver tous les documents PDF ou TIFF numérisés ou de supprimer les fichiers du dossier de la boîte de réception des numérisations après les avoir ouverts dans Power PDF. Vous êtes invité à enregistrer les fichiers avant leur suppression.
Pour utiliser la boîte de réception des numérisations
L'icône de la boîte de réception des numérisations s'affiche dans la zone de notification de la barre des tâches. Elle vous informe que de nouveaux fichiers TIFF ou PDF ont été reçus dans la boîte de réception des numérisations. Cliquez sur la bulle de notification pour ouvrir la boîte de dialogue Boîte de réception des numérisations. Vous pouvez également afficher cette boîte de dialogue à tout moment, comme suit :
Cliquez sur Boîte de réception des numérisations dans Traitement avancé > Fichier pour ouvrir la boîte de dialogue Boîte de réception des numérisations.
Cette boîte de dialogue répertorie tous les fichiers non supprimés de la boîte de réception, ou uniquement le fichier le plus récent, selon les préférences définies sous Fichier > Options > Automatisation > Connexions serveur > Boîte de réception des numérisations / Quick Connect.
La boîte de dialogue affiche une vignette de la première page du document sélectionné.
Utilisez les contrôles disponibles dans la fenêtre Aperçu pour accéder aux autres pages.
Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir le document dans Power PDF ou sur Annuler pour quitter.
Lorsque vous cliquez sur Ouvrir, les fichiers PDF s'ouvrent directement et les fichiers TIFF sont convertis au format PDF. Cette opération peut prendre un certain temps. Dès lors qu'un fichier est ouvert, il est supprimé de la boîte de réception des numérisations si vous avez activé l'option correspondante. Dans ce cas, assurez-vous d'enregistrer le PDF à l'emplacement souhaité. Un message d'avertissement s'affiche si vous essayez de fermer sans enregistrer.