Utilisation de Kofax SignDoc

L'intégration de Kofax SignDoc est disponible avec l'ensemble des fonctionnalités de Power PDF Advanced.

Utilisez l'intégration SignDoc pour envoyer un document via SignDoc ou bien pour signer un document à l'aide d'une tablette de signature compatible, une webcam, la méthode cliquer pour signer ou avec un fichier image de signature. Power PDF prend en charge l'édition de lots et de modèles SignDoc via l'application web SignDoc, exécutée dans une page du navigateur intégré. En outre, vous pouvez ouvrir un modèle avec Power PDF et mettre à jour les documents inclus sans perdre aucun champ ni propriété.

Remarque : L'envoi nécessite un compte SignDoc.

Avant d'envoyer un document pour signature, vous devez fournir l'URL d'un serveur SignDoc et des identifiants, comme décrit dans la rubrique Préparer l'URL et les identifiants du serveur SignDoc. Après cela, vous êtes prêt à créer un lot SignDoc à partir du document actif, avec des destinataires et des champs de signature, puis à l'envoyer via SignDoc.

 

Important : Le serveur SignDoc est livré avec un certificat SignDoc autosigné, qui ne peut pas être utilisé comme racine de confiance. Voir la rubrique Préparer l'utilisation d'un certificat homologué avec SignDoc pour ajouter un certificat approuvé.

 

Préparer l'utilisation d'un certificat homologué avec SignDoc

Pour utiliser un certificat homologué lors de l'utilisation de SignDoc dans Power PDF :

  1. Obtenez votre certificat auprès d'une autorité de certification (CA).
  2. Configurez le serveur SignDoc pour utiliser votre propre certificat pour la signature. Pour la configuration, consultez la documentation du serveur SignDoc.
  3. Ajoutez le certificat racine au magasin de certificats Windows sur votre ordinateur exécutant Power PDF.
  4. Accédez à Fichier > Options > Signature > Signature et cliquez sur Plus sous Vérification.

    La boîte de dialogue Vérification de la signature s'affiche.

  5. Sous Intégration Windows, cochez les cases suivantes :

    • La validation de signatures

    • La validation de documents certifiés

     

    Astuce : Vous pouvez également ajouter le certificat racine à la liste des Identités approuvées dans Protection > Identités et certificats > Identités approuvées. Il est important de le configurer comme racine de confiance.

     

  6. Cliquez sur OK pour fermer les boîtes de dialogue.

Vous pouvez maintenant ajouter des signatures avec ce certificat dans SignDoc.

Préparer l'URL et les identifiants du serveur SignDoc

Il s'agit d'une opération unique, que vous ne devez répéter que si :

  1. Ouvrez le document à signer.

    SignDoc fonctionne toujours avec le document actif.

  2. Cliquez sur SignDoc dans le groupe Signature et certification de l'onglet Protection.
  3. Sélectionnez Envoyer via Kofax SignDoc dans la liste déroulante.
    Le volet Envoyer via SignDoc s'affiche.
  4. Cliquez sur Options SignDoc (Icône Kofax SignDoc) dans la barre d'outils du volet.

    La boîte de dialogue Options SignDoc s'affiche.

  5. Dans le champ URL du serveur, saisissez l'URL du serveur.
    L'URL se compose d'un schéma de protocole (tel que http://), d'un chemin de service SignDoc, d'un numéro de port et du suffixe « /cirrus ».

    Exemple : http://127.0.0.1:6611/cirrus

  6. Si vous le souhaitez, cliquez sur Oublier l'utilisateur actuel pour effacer les identifiants utilisés précédemment pour vous connecter.
  7. Cliquez sur OK.

    Power PDF Advanced vérifie l'URL et l'enregistre pour une utilisation permanente, si elle fonctionne. Si l'URL ne répond pas, un message d'erreur apparaît en bas de la boîte de dialogue en rouge et la boîte de dialogue reste ouverte. Vous pouvez modifier l'URL et recommencer.

  8. Optionnellement, cliquez sur Se connecter à SignDoc (Icône Ajouter le destinataire SignDoc) dans la barre d'outils du volet.

    La boîte de dialogue Se connecter s'affiche.

    Si vous omettez cette étape, la boîte de dialogue Se connecter à Kofax SignDoc vous invite à saisir vos identifiants lorsque vous procédez à l'une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur Envoyer le lot aux destinataires dans le volet SignDoc.
    • Cliquez sur Sécurité > Signature et certification > SignDoc > Ouvrir depuis un modèle sur le ruban.
    • Cliquez sur Sécurité > Signature et certification > SignDoc > Envoyer avec un modèle sur le ruban.

    Le reste des étapes s'applique aux deux boîtes de dialogue de connexion.

  9. Dans le champ ID de compte, saisissez votre ID de compte Kofax SignDoc.
  10. Dans le champ ID utilisateur ou adresse e-mail, saisissez l'identifiant ou l'e-mail attribué à votre utilisateur.
  11. Saisissez le mot de passe utilisateur dans le champ Mot de passe.
    1. Alternativement, cochez la case Afficher pour visualiser le mot de passe en clair.
  12. Cliquez sur Se connecter.

    Power PDF Advanced vérifie les identifiants et les enregistre pour une utilisation permanente, s'ils fonctionnent. Si les identifiants ne sont pas valides, un message d'erreur apparaît en rouge au bas de la boîte de dialogue, qui reste ouverte. Vous pouvez modifier les identifiants et recommencer.

    Remarque : La boîte de dialogue de l'application web Se connecter à Kofax SignDoc n'enregistre aucun identifiant, mais uniquement les données de session effacées à la fermeture de Power PDF Advanced.

Envoyer un document via SignDoc

Cette fonctionnalité nécessite un compte Kofax SignDoc valide et une connexion Internet.

Avant d'envoyer un document pour signature, vous devez fournir l'URL d'un serveur SignDoc et des identifiants, comme décrit dans la rubrique Préparer l'URL et les identifiants du serveur SignDoc. Après cela, vous êtes prêt à créer un lot SignDoc à partir du document actif, avec des destinataires et des champs de signature, puis à l'envoyer via SignDoc.

  1. Cliquez sur SignDoc dans le groupe Signature et certification de l'onglet Protection.
  2. Sélectionnez Envoyer via Kofax SignDoc dans la liste.

    Le volet Envoyer via SignDoc s'affiche.

  3. Dans le volet Envoyer via SignDoc, sous Lot, modifiez les détails du lot Kofax SignDoc, qui sont utilisés dans les e-mails de demande de signature électronique.
    1. Nom : Nom du lot SignDoc à créer.
    2. Description : Description du lot SignDoc.
    3. Sujet : Texte qui apparaît dans le sujet du courrier de notification envoyé aux signataires.
    4. Message : Texte qui apparaît dans le corps du message du courrier de notification envoyé aux signataires.
  4. Sous Destinataires, ajoutez tous les signataires et réviseurs à la liste.
    1. Cliquez sur Ajouter un nouveau destinataire (Icône Ajouter le destinataire SignDoc).

      La boîte de dialogue Destinataire SignDoc s'affiche.

    2. Dans le champ Nom, saisissez un nom ou un surnom, ou sélectionnez celui utilisé précédemment.

       

      Remarque Lorsque vous redémarrez Power PDF, il enregistre les 10 derniers noms saisis dans ce champ.

       

    3. Dans le champ E-mail, saisissez l'adresse e-mail du destinataire ou sélectionnez-en une utilisée précédemment.
    4. Cliquez sur OK.

      Le destinataire apparaît dans la liste en tant qu'élément de liste actif (surligné).

    5. Sélectionnez le rôle du destinataire :

      • Signataire (par défaut)

      • Réviseur

    6. Alternativement, répétez les étapes précédentes pour ajouter d'autres destinataires.
    7. Pour supprimer un destinataire, sélectionnez-le, cliquez sur Supprimer le destinataire (Icône Supprimer le destinataire SignDoc), puis sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.
    8. Pour modifier le destinataire, cliquez sur Modifier le destinataire (Icône Modifier le destinataire SignDoc).
      La boîte de dialogue Modifier le destinataire apparaît et vous pouvez modifier les champs Nom et E-mail, comme indiqué ci-dessus.
    9. Vous pouvez également désactiver la case à cocher Compléter dans n'importe quel ordre pour notifier les signataires dans le même ordre qu'ils sont répertoriés.
      Si vous décochez la case Compléter dans n'importe quel ordre, les boutons Déplacer le destinataire vers le haut (Icône Destinataire SignDoc vers le haut) et Déplacer le destinataire vers le bas (Icône Destinataire SignDoc vers le bas) sont activés. Utilisez ces boutons pour modifier la position du destinataire sélectionné dans la liste.
  5. Ajoutez des champs.
    1. Dans la liste située sous Destinataires, sélectionnez le destinataire auquel attribuer le champ.

       

      Remarque La liste du bas affiche les champs du destinataire actuellement sélectionné.

       

    2. Accédez à la page souhaitée du document actif et destinée à accueillir le champ.
    3. Dans la liste déroulante à côté du bouton Ajouter un nouveau champ (Icône Ajouter un champ de signature numérique SignDoc), sélectionnez le type de champ à ajouter :
      • Champ de signature (par défaut)
      • Champ de texte
      • Case à cocher
    4. Cliquez sur Ajouter un nouveau champ (Icône Ajouter un champ de signature numérique SignDoc).

      Le pointeur de la souris se transforme en curseur en forme de croix.

    5. Dessinez un rectangle sur la page pour représenter le champ.

      Le nouveau champ apparaît en rouge, également représenté comme un élément de la liste des champs, et nommé de la façon suivante :
      [Page numérodepage] libellé.

      Utilisez le champ Libellé pour mettre à jour le libellé, qui est vide par défaut.

      Remarque Le champ actuellement sélectionné apparaît toujours en rouge.

       

    6. Configurez les attributs de champ communs :
      1. Décochez la case Requis pour définir la signature du champ sélectionné comme facultative.

        Cette case est cochée par défaut pour les champs de signature nouvellement créés.

      2. Vous pouvez également ajouter un libellé dans le champ Libellé pour faciliter l'identification du champ dans la liste.

        Ce texte apparaît après le numéro de page dans le nom de l'élément de liste du champ de signature.

    7. Configurez les attributs spécifiques au type de champ :
      1. Pour un champ Signature, sélectionnez les méthodes de signature à octroyer au signataire. Vous devez cocher au moins une case.
        • Signature : Le signataire peut utiliser une tablette de signature.
        • Capture de photo : Le signataire peut utiliser une webcam.
        • Image de signature : Le signataire peut utiliser un fichier image de signature.
        • Cliquer pour signer : Le signataire ne doit saisir que son nom. Kofax SignDoc crée une signature électronique avec un horodatage et un SecureID.
      2. Pour un champ Case à cocher, configurez les options ci-dessous :
        • Lecture seule : Sélectionnez cette option pour empêcher les signataires de sélectionner ou de désélectionner le champ Case à cocher. Vous ne pouvez pas sélectionner à la fois « Lecture seule » et « Requis » pour le même champ.
        • Sélectionner par défaut : Utilisez le champ Case à cocher comme sélection par défaut.
      3. Pour un champ Texte, configurez les paramètres ci-dessous :
        1. Texte initial : Saisissez le texte qui apparaît dans le champ par défaut.
        2. Lecture seule : Sélectionnez cette option pour empêcher les signataires de modifier le champ. Vous ne pouvez pas sélectionner à la fois « Lecture seule » et « Requis » pour le même champ.
        3. Multiligne : Sélectionnez cette option pour permettre au signataire de saisir plusieurs lignes de texte.
    8. Alternativement, répétez les étapes précédentes pour ajouter d'autres champs.
  6. Cliquez sur Envoyer le lot au destinataire (Icône Envoi du lot SignDoc).
    La boîte de dialogue Envoyer via Kofax SignDoc apparaît.

  7. Sélectionnez comment charger le lot.

    1. Sélectionnez Charger comme lot pour compiler un lot à signer SignDoc avec les informations fournies.
    2. Sélectionnez Charger comme modèle pour compiler un modèle SignDoc pour une utilisation ultérieure.
  8. Si vous le souhaitez, cochez la case Ajuster le lot/modèle avec l'application web pour modifier le lot avant de l'envoyer aux destinataires.
  9. Cliquez sur Démarrer. Suivez le processus dans la boîte de dialogue Journal du lot. Le texte peut inclure des messages d'erreur.
  10. Si l'opération réussit, Power PDF procède selon votre sélection ci-dessus :
    1. Si vous avez sélectionné Ajuster le lot/modèle avec l'application web, le message « Le lot à signer est créé » s'affiche. Cliquez sur Fermer pour continuer avec l'application web SignDoc dans un nouvel onglet Power PDF et modifiez le lot avant de l'envoyer aux destinataires.
    2. Si vous avez décoché la case Ajuster le lot/modèle avec l'application web, le message « Lot à signer créé et envoyé aux destinataires » s'affiche. Cliquez sur Fermer. Le document est maintenant envoyé et vous pouvez ajouter d'autres destinataires. Consultez le site web SignDoc pour vérifier l'état.

Modifier un modèle SignDoc

Vous pouvez télécharger et modifier un document à partir d'un modèle SignDoc existant, puis le charger dans un nouveau lot ou un modèle.

Astuce : Chargez le document modifié avec la copie du modèle d'origine pour conserver tous les champs et propriétés intacts.

  1. Cliquez sur SignDoc dans le groupe Signature et certification de l'onglet Protection, puis sélectionnez Ouvrir depuis un modèle dans la liste.
    Le volet Ouvrir un document depuis un modèle s'affiche.
  2. Dans la liste déroulante Sélectionner un modèle, sélectionnez un modèle SignDoc.
  3. La liste déroulante Sélectionner un document à télécharger propose les documents inclus dans le modèle. Sélectionnez un document.
    Les détails du document et l'aperçu s'affichent en bas.
  4. Cliquez sur Télécharger. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accédez à un emplacement et cliquez sur Enregistrer pour télécharger le fichier.
    Power PDF ouvre le fichier.
  5. Modifiez le fichier dans Power PDF selon vos préférences et enregistrez-le en appuyant sur Ctrl + S.
  6. Cliquez sur SignDoc dans le groupe Signature et certification de l'onglet Protection, puis sélectionnez Envoyer avec un modèle dans la liste.
    La boîte de dialogue Envoyer un document avec le modèle s'affiche.
  7. Cliquez sur Envoyer.
  8. Dans la boîte de dialogue Envoyer, sélectionnez comment charger le document.

    1. Sélectionnez Lot pour démarrer un nouveau lot basé sur la copie du modèle sélectionné. Le nouveau lot inclut la version modifiée du document.

    2. Sélectionnez Modèle pour copier le modèle sélectionné. Le nouveau modèle inclut la version modifiée du document.
  9. Dans le champ Nom, saisissez un nouveau nom pour le package ou le modèle.
  10. Cliquez sur OK pour charger. L'application web SignDoc ouvre un nouvel onglet Power PDF où vous pouvez continuer à travailler avec votre lot ou modèle.

 

Signer un document avec Kofax SignDoc – Signature

Power PDF nécessite une tablette de signature compatible et une signature (ID numérique) installée.

  1. Ouvrez le document à signer.
  2. Sélectionnez Signer avec Kofax SignDoc – Signature.
  3. Cliquez (et maintenez le bouton de la souris enfoncé) avec le pointeur en forme de croix et dessinez un rectangle sur la page pour la signature.

    L'assistant Signer avec Kofax SignDoc s'affiche.

  4. Dans le champ Nom du signataire, saisissez le nom de la personne signataire.
  5. Demandez au signataire d'utiliser la tablette de signature pour présenter une signature authentique.

     

    Remarque Les périphériques de signature traitent non seulement la représentation graphique mais aussi d'autres aspects de l'écriture manuscrite, tels que la vitesse ou l'intensité.

     

    L'écriture manuscrite apparaît dans la boîte de dialogue.

  6. Cliquez sur Suivant une fois l'opération terminée.

    L'assistant passe à la page suivante.

  7. Sous ID numérique, sélectionnez un certificat dans la liste Nom à associer à la signature.
    1. Vous pouvez également cliquer sur Détails pour afficher la boîte de dialogue Détails du certificat et surveiller les informations du certificat.
    2. Si le certificat sélectionné nécessite un mot de passe, saisissez-le dans le champ Confirmer le mot de passe.
  8. Cliquez sur Signer pour terminer le processus de signature.

Signer un document avec Kofax SignDoc – Image

Vous pouvez signer votre document à l'aide d'une signature enregistrée dans un fichier image.

  1. Ouvrez le document à signer.
  2. Sélectionnez Signer avec Kofax SignDoc – Image.
  3. Cliquez (et maintenez le bouton de la souris enfoncé) avec le curseur en forme de croix et dessinez un rectangle sur la page pour la signature.

    La boîte de dialogue Ouvrir apparaît.

  4. Sélectionnez le fichier image contenant la signature, puis cliquez sur Ouvrir.

    L'assistant Signer avec Kofax SignDoc s'affiche.

  5. Sous ID numérique, sélectionnez un certificat dans la liste Nom à associer à la signature.
    1. Vous pouvez également cliquer sur Détails pour afficher la boîte de dialogue Détails du certificat et surveiller les informations du certificat.
    2. Si le certificat sélectionné nécessite un mot de passe, saisissez-le dans le champ Confirmer le mot de passe.
  6. Saisissez le nom du signataire, puis cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer sous.

La signature apparaît sur la zone sélectionnée, avec le nom du signataire imprimé