Archiválhatja az összes kijelölt elemet vagy a teljes mappát (az almappáival vagy azok nélkül) külön PDF-fájlokba, amelyeket a megadott mappában tárol a rendszer. A létrehozott mappastruktúra az Outlook mappastruktúráját követi.
A PDF-fájlok nevét a rendszer a kijelölt elemek „tárgy” tulajdonságából hozza automatikusan létre. Az elnevezési ütközések elkerülése érdekében a rendszer automatikusan hozzáfűz egy számot a fájl nevének végéhez, ha szükséges.
Az archiválás az Outlookban a Kofax PDF menüszalag segítségével.
Nyissa meg a levelezési rendszert, és válassza ki az archiválandó elemeket.
Felkészülés Outlook-elemek külön fájlokba való archiválására
A Beállítások eszközre kattintva megjelenik a Beállítások párbeszédpanel a Levelek archiválási beállításai lappal.
A panel Archiválási formátum legördülő listájában adja meg a PDF verzióját.
Az Archiválási módszer csoportban válassza a Levelek archiválása külön lehetőséget.
Adja meg, hogy a program hogyan kezelje az esetleges levélmellékleteket.
A párbeszédpanel bezárásához kattintson az OK gombra.
Kattintson az E-mail archiválása vagy a Mappa archiválása eszközre. A Tallózás a mappák között párbeszédpanelen jelölje ki azt a mappát, ahová a fent említett elnevezési módszer szerint menteni kívánja az elemeket.
Elindul az archiválási folyamat, majd amikor a folyamat befejeződik, a rendszer a célmappába menti a fájlokat. Megjelenik egy folyamatjelző. Problémák esetén a program egy PDF formátumú jelentést helyez el a mappában a menteni kívánt mellékletekkel, ha ez lehetséges.
Megjegyzés:
Naptárak archiválásakor minden egyes találkozó egy külön elem, így a létrehozott PDF-fájlok száma nagy lehet. Hasonlóan, minden feladat és névjegy egy-egy PDF-fájl lesz.