Az űrlapokon megadott adatok menthetők az űrlapmezők mentése nélkül, és újból felhasználhatók már űrlapok kitöltéséhez. Ez akkor hasznos, ha fel kívánja gyorsítani az űrlapok kitöltését a számos űrlapon ismétlődő azonos adatok automatikus megadásával. A folyamat magában foglalja a kitöltött űrlapok adatainak exportálását és speciális fájltípusokba mentését, majd ezen fájlok importálását üres űrlapok kitöltéséhez. Az érvényes fájltípusok az FDF, az XFDF, az XML és a TXT – ezeket számos PDF-szerkesztő képes kezelni. Ezen típusok nem csak az űrlapadatokat tárolják, hanem az űrlapon található vezérlők számával és típusával kapcsolatos információkat is.
Űrlapadatok exportálása egyetlen megnyitott, kitöltött űrlapból
Válassza az Űrlapok > Adatok > Adatok importálása/exportálása > Űrlapadatok exportálása lehetőséget.
Az Űrlapadatok exportálása másként párbeszédpanelen adja meg a kívánt nevet és fájltípust.
Kattintson a Mentés gombra. Az űrlapadatokat a megadott helyre és fájltípusba menti a program.
Űrlapadatok importálása egyetlen űrlapba
Nyisson meg egy nem kitöltött űrlapot.
Válassza az Űrlapok > Adatok > Adatok importálása/exportálása > Űrlapadatok importálása lehetőséget.
Az Űrlapadatokat tartalmazó fájl kijelölése párbeszédpanelen adja meg a fájltípust (FDF, XFDF, XML vagy TXT), és keresse meg a megnyitott űrlapba importálni kívánt adatokat tartalmazó fájlt.
Kattintson a Megnyitás gombra. Ha a kiválasztott fájl tartalmaz az aktuális űrlapnak megfelelő űrlapvezérlő-leírásokat és adatokat, a program beszúrja az adatokat a megfelelő mezőkbe.
Adatok exportálása több űrlapból
Adatok exportálhatók több, azonos adatmezőkészlettel rendelkező űrlapból az XML- és CSV-fájltípusba. Ezek a fájltípusok az Excel vagy hasonló táblázatkezelő programmal nyithatók meg. Az egyes űrlapokat a sorok, az egyes űrlapmezőket pedig az oszlopok képviselik. Az űrlapok mezőcímkéi a táblázatoszlopok fejlécsorszövegévé válnak. Az aláírásmezők kivételével az össze űrlapmezőtípus kezelhető. Ez az exportálás akkor is elérhető, ha nincs betöltve PDF-fájl, a megnyitott fájlokból azonban a program nem exportál.
Adatok exportálása több űrlapból
Válassza az Űrlapok > Adatok > Adatok importálása/exportálása > Adatok exportálása több űrlapból lehetőséget.
Kattintson a Hozzáadás gombra, és jelölje ki a kívánt fájlokat egy mappából.
Más mappák fájljainak hozzáadásához kattintson újra a Hozzáadás gombra.
A Hozzáadás és az Eltávolítás gomb segítségével készítse el a fájllistát.
Jelölje be a Legutóbbi exportáláshoz készített fájllista hozzáadása jelölőnégyzetet, ha az utolsó exportálási munkamenetben szereplő összes űrlapot fel szeretné venni a listára.
Kattintson az Exportálás elemre, és adja meg a kimeneti mappát, valamint a fájl nevét és típusát (CSV vagy XML).
Kattintson a Fájl megtekintése elemre, ha meg szeretné tekinteni az eredményt a táblázatkezelő programban.
Tetszés szerint nevezze át az oszlopok fejlécszövegeit (például jelölőnégyzet- és választógombmezők esetén szükséges).
Használja a Mentés másként műveletet, és válasszon egy megfelelő fájltípust (például Excel-munkafüzet). Ha nem választ fájltípust, a fájl formátuma CSV vagy XML marad.
A hatékony exportáláshoz fontos, hogy mindegyik űrlap ugyanazon mezőnevekkel rendelkezzen. Többoldalas űrlapok is feldolgozhatók. Ajánlatos űrlaponként egy PDF-fájlt létrehozni, de egy összeállított űrlapok csoportját tartalmazó egyetlen PDF is elfogadható, feltéve, hogy az adatmezőkészletek azonosak. Ha mezőkülönbségek vannak az űrlapok között, az összes nem azonos mezőnév külön oszlopot hoz létre a kimeneti táblázatban. Az eredményül kapott táblázatban az összes mező bármilyen bemenetet fogadó általános cellatípussal rendelkezik. A táblázatkezelő programmal beállíthat más cellatípusokat (például dátum, pénznem, csak számok).
Mezőnevek egységesítése exportálás előtt
Ha bizonyos mezőnevek hiányoznak, nem megfelelők vagy nem egységesek, ezt megoldhatja azok szerkesztésével az exportálás után a táblázatkezelő programban.
Ha ezt az exportálás előtt szeretné elvégezni a PDF-fájlokban, nyisson meg egy aktív űrlapmezőt tartalmazó PDF-fájlt:
A panelsávon az Űrlapvezérlők eszközre kattintva nyissa meg az Űrlapvezérlők panelt.
Kattintson duplán egy űrlapvezérlő nevére a panelen, vagy kattintson a jobb gombbal a PDF űrlapmezőjére, és válassza a Tulajdonságok elemet.
Módosítsa a Mezőnév szövegét a kívántra, majd kattintson a Bezárás gombra.
Ha szükséges, ismételje meg a műveletet több mezőnévvel és űrlappal.
Az ilyen problémák elkerülhetők az eredeti űrlapfájl létrehozásakor/tervezésekor.
Problémamegoldás:
Egy egyszerűbb űrlapkészlet feldolgozásával derítse ki, hogy a probléma az adott űrlapkészlethez kapcsolódik-e.
Ha az űrlapokat e-mailben kézbesítették, győződjön meg arról, hogy a letöltések sikeresen befejeződtek egy helyi meghajtóra. A fájlokat ne közvetlenül e-mail ügyfélprogramból vagy ideiglenes mappából nyissa meg.
Ha egy hálózati helyre való mentés meghiúsul, mentsen biztonsági korlátozások nélkül egy helyi mappába.
Ha a mentés az egyik fájltípusba (például XML) meghiúsul, próbálkozzon a másik lehetőséggel (CSV).
A nagy, több száz oldalt vagy több ezer mezőt tartalmazó űrlapok gondot okozhatnak: ilyenkor ossza fel szakaszokra a fájlokat.
Ha egy mezőben nagyon hosszú szöveg található, előfordulhat, hogy a rendszer csonkolja a szöveget az exportálás során. Az Excel-cellák hosszúsága általában legfeljebb 256 karakter lehet.