Több levelezési elem egyesítése egy PDF-be

Kijelölt elemeket vagy egy teljes mappát (almappákkal együtt vagy azok nélkül) egyetlen PDF-fájlba egyesíthet. Az archivált elemek közötti navigálást megkönnyítendő a PDF-fájlban minden egyes levélhez egy könyvjelző tartozik.

 

Az archiválás az Outlookban menüszalagok segítségével.

 

Egy PDF-fájlba egyesített levelezési elemek archiválása az Outlookban

  1. Jelöljön ki egy vagy több elemet.

  2. Beállítások ikon
    Kattintson erre a gombra a Beállítások párbeszédpanel megjelenítéséhez a megnyitott Levelek archiválási beállításai panellel.

  3. A Beállítások párbeszédpanel Archiválási formátum legördülő listájában adja meg a PDF verzióját.

  4. Az Archiválási mód csoportban jelölje be az E-mailek egyesítése egyetlen PDF-fájlba választógombot.

  5. Adja meg, hogy a program hogyan kezelje az esetleges levélmellékleteket.

  6. A párbeszédpanel bezárásához kattintson az OK gombra.

  7.  e-mail archiválása gomb mappa archiválása gomb
    Kattintson az E-mail archiválása vagy a Mappa archiválása gombra. Megjelenik a Mentés másként párbeszédpanel.

  8. Jelölje ki a célmappát, és írja be annak a PDF-fájlnak a nevét, amelyben az elemeket egyesíteni szeretné. Az alapértelmezett célmappa az Outlook esetén a Dokumentumok > PDF-kedvencek > Outlook-archívum.

  9. Kattintson a Mentés gombra.

    Az archiválási eljárás akkor indul el, amikor a folyamat befejeződött, a kimeneti PDF-fájlt (az esetleges mellékletekkel együtt) a program a célmappába menti.

Az archiválás folyamán a program könyvjelzőket ad hozzá a PDF-fájlokhoz, megkönnyítve ezzel a navigálást az eredményül kapott PDF-fájlban. E könyvjelzők segítségével gyorsabban megtalálhatja a leveleket. A program létrehoz egy hierarchikus könyvjelzőlistát, ahol a könyvjelzők a levelek első oldalaira mutatnak. A könyvjelzőket a program dátum, feladó és tárgy alapján csoportosítja. A feladók és a tárgyak ábécésorrendben, a dátumok pedig csökkenő sorrendben vannak felsorolva.

Tipp:

Ha csak a jövő- vagy múltbeli találkozókat szeretné archiválni, váltson a naptár heti vagy havi nézetére, jelölje ki csak a kívánt időszakot, és a Mappa archiválása helyett az E-mail archiválása lehetőséget válassza.