Archiválás

PDF-fájlokká konvertálhatja és/vagy PDF-fájlokba archiválhatja az e-mail üzeneteket. Az archiválás a Power PDF-ben történik a PDF Create segítségével.

 

Üzenetfájlok archiválása vagy konvertálása

Az MSG és EML kiterjesztésű üzeneteket PDF-fé konvertálhatja archiválási vagy más célokból. Ezt akkor is elvégezheti, ha a számítógépen nincs telepítve levelezési ügyfélprogram. Power PDF -be importálhat egy vagy több üzenetfájlt. Az MSG-, EML- és más támogatott fájlok vegyesen szerepelhetnek a többszörös kijelölésekben. Minden egyes így létrehozott PDF-et a program a Power PDF egy külön példányába helyez. A Power PDF-be háromféleképpen importálhat:

• Az asztalról egy vagy több fájlt a Power PDF üres ablakába húzhat.

• Válassza a Fájl > Megnyitás, majd a fájltípusok csoportjában az Összes fájl elemet. A fájlokat a helyi fájlrendszerből vagy egy telepített dokumentumkezelő rendszerből (DMS) érheti el.  

• Használja a Fájl > Új > Fájlból parancsot, és járjon el a fentiek szerint.

Az üzenetfájlok PDF-fé alakításának második módja a Create Assistant használata. A fájllistára MSG- és EML-fájlokat, valamint más támogatott típusú fájlokat is felvehet. Ezt követően különböző mentési lehetőségek közül választhat, például az összes létrehozott fájlt egyetlen PDF-be egyesítheti, és használhatja a profilokat, valamint a hozzájuk kapcsolódó beállításokat.

 

Megjegyzések

A Create Assistant használatakor olyan profilt kell használnia, amely ugyanazt a PDF-verziót állítja be, mint amelyik a Power PDF-ben a Fájl > Opciók > Új dokumentum > E-mail konvertálás csoportban lévő beállításban szerepel.

 

Archiválás egy levelezőrendszerrel való integrációval

Ez az archiválási funkció csak akkor érhető el, ha a program integrálva van a Microsoft Outlook alkalmazással. Szokásos telepítés esetén a levelezési archiválási funkció alapértelmezetten elérhető.

Megjegyzés

A telepítő Egyéni beállítás paneljének használatával bármikor engedélyezheti vagy letilthatja az integrálást.

 

Levelezési elemek archiválása

A Microsoft Outlook alkalmazásból PDF-fájlként archiválhat:

egy vagy több kijelölt elemet, illetve

teljes levelezési mappákat almappákkal együtt vagy azok nélkül.

 

A mappák lehetnek a szokásos mappák, (Beérkezett üzenetek, Elküldött levelek, Nagyméretű levelek, Nyomon követendő), illetve egyéni vagy archív mappák, valamint a Naptár, a Feladatok és a Névjegyek.

Az alábbi archiválási módszerek érhetők el:

• Elemek archiválása külön PDF-fájlként

• Elemek egyesítése egy PDF-fájlba

• PDF-csomag létrehozása Outlook-elemekből

Minden egyes naptári találkozó, feladat és névjegy külön elem.

Tipp

Időt takaríthat meg, ha a kívánt üzeneteket az erre a célra létrehozott felhasználói mappába helyezi át.

 

Levélmellékletek archiválása

A levélmellékletek archiválása mindig az eredeti formátumukban történik egy hivatkozásban közölt külön fájlba, illetve a levélből létrehozott PDF-fájlhoz társított mellékletként. További információ: Levélmellékletek archiválása.

 

Archiválási beállítások meghatározása

Az archiválási beállításokat a Beállítások párbeszédpanelen adhatja meg.