È possibile archiviare cartelle complete con o senza le relative sottocartelle di Microsoft Outlook.
Le cartelle possono essere cartelle standard (Posta in arrivo, Posta inviata, Messaggi grandi, Follow Up ecc.), cartelle personalizzate o di archivio, calendari, attività o contatti.
L'archiviazione in Outlook può essere eseguita tramite barre multifunzione. Selezionare la cartella di posta elettronica da archiviare e aprire la barra multifunzione Kofax PDF.
Per preparare l’archiviazione di una cartella di posta elettronica
Fare clic sullo strumento Impostazioni per visualizzare la finestra di dialogo Impostazioni con il pannello Impostazioni archiviazione posta aperto.
Selezionare Formato archivio e Metodo di archiviazione.
Per archiviare anche le sottocartelle, selezionare Archivia sottocartelle.
Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
Fare clic sullo strumento Archivia cartella. Viene visualizzata la finestra di dialogo Sfoglia per cartelle. Per Outlook, il programma propone la cartella di output: Documenti > Preferiti PDF > Archivio Outlook. Accettare la cartella di destinazione proposta oppure selezionarne una diversa, quindi fare clic su OK. Il processo di archiviazione viene avviato con l’indicazione dell’avanzamento e (se necessario) con gli opportuni avvisi.
Il contenuto della cartella di posta selezionata verrà salvato nella cartella di destinazione. La struttura di cartelle creata all’interno del file system corrisponde alla struttura delle cartelle all’interno del programma di posta.
Suggerimento
Quando si archiviano delle intere cartelle creando un file PDF distinto per ciascun elemento, potrebbe essere generato un grande numero di file. Ciascun appuntamento sul calendario, attività e contatto è considerato come elemento singolo. Pertanto, si potrebbe preferire un archiviazione su singolo PDF o su pacchetto. Per evitare di archiviare file non necessari, creare una cartella temporanea contenente solo determinati file e archiviare tale cartella.