È possibile salvare i dati inseriti in un modulo e riutilizzarli per compilare altri moduli, senza la necessità di salvare i campi del modulo. Questa possibilità è utile per accelerare il processo di compilazione dei moduli tramite l'inserimento automatico di dati comuni a un numero significativo di moduli. Il processo consiste nell'esportazione dei dati dei moduli riempiti da salvare in particolari file e nella successiva importazione di tali file nei moduli vuoti. I tipi di file validi sono FDF, XFDF, XML e TXT, che possono essere gestiti da molti editor PDF. Questi file conservano sia i dati del modulo che le informazioni sul numero e i tipi di controllo contenuti nel modulo.
Per esportare i dati da un singolo modulo aperto compilato
Scegliere Moduli > Dati > Importa/Esporta dati > Esporta dati modulo
Nella finestra di dialogo Esporta dati modulo con nome, specificare il nome e il tipo di file
Fare clic su Salva. I dati vengono archiviati nel percorso e nel tipo di file definiti.
Per importare i dati in un singolo modulo
Aprire un modulo non compilato
Scegliere Moduli > Dati > Importa/Esporta dati > Importa dati modulo
Nella finestra di dialogo Selezionare file contenente dati di modulo, impostare un tipo di file (FDF, XFDF, XML, TXT), quindi selezionare il file che contiene i dati che si desidera importare nel modulo aperto
Fare clic su Apri. Se il file scelto contiene descrizioni e dati del controllo del modulo idonei al modulo corrente, i dati vengono inseriti nei campi appropriati.
Esportazione di dati da più moduli
I dati possono essere esportati da più moduli, con le stesse serie di campi di dati, nei tipi di file XML e CSV (valori separati da virgola). Questi tipi di file possono essere aperti da Excel o programmi simili per fogli di calcolo; ogni modulo è rappresentato da una riga e ogni campo di modulo da una colonna. Le etichette dei campi nei moduli diventano i testi della riga di intestazione per le colonne del foglio di calcolo. Possono essere gestiti tutti i tipi di campo di modulo, tranne i campi di firma. Questa esportazione è disponibile, anche se nessun file PDF è caricato; non sono inclusi tutti i file aperti.
Per esportare i dati da più moduli
Scegliere Moduli > Dati > Importa/Esporta dati > Esporta dati da più moduli.
Fare clic su Aggiungi e selezionare i file desiderati da una cartella.
Fare più volte clic su Aggiungi per aggiungere i file da altre cartelle.
Usare le opzioni Aggiungi e Rimuovi finché l'elenco di file non è pronto.
Selezionare la casella di controllo Includi elenco file più recenti di cui esportare i dati per aggiungere all'elenco tutti i moduli dopo l'ultima sessione di esportazione.
Fare clic su Esporta, quindi specificare la cartella di output, il nome file e il tipo (CSV o XML).
Fare clic su Mostra file ora se si desidera vedere il risultato visualizzato nel programma di foglio di calcolo.
Rinominare i testi delle intestazioni di colonna (operazione necessaria ad es. per i campi di segni di spunta o i pulsanti di opzione).
Usare Salva con nome e scegliere un tipo di file adeguato (ad es. Foglio di lavoro Excel). In caso contrario, il file rimane nel formato CSV o XML.
Per un'esportazione efficiente, tutti i moduli devono avere la stessa serie di nomi di campo. È possibile elaborare i moduli a più pagine. Si consiglia un file PDF per modulo, ma è accettabile anche un singolo PDF contenente una serie di moduli assemblati, purché le serie di campi del modulo siano identiche. Se esistono differenze di campo tra i moduli, tutti i nomi di campi non identici generano colonne nella tabella di output. Tutti i campi nella tabella risultante hanno un tipo di cella generico che accetta tutto l'input: usare il programma di foglio di calcolo per impostare altri tipi di celle (ad es. data, valuta, solo numeri)
Per unificare i nomi di campi prima dell'esportazione
Se i nomi di campi sono assenti, inadatti o non unificati, è possibile modificarli nel programma di foglio di calcolo dopo l’esportazione.
A tal fine, prima dell’esportazione, aprire un file PDF che contiene un campo di modulo attivo:
Nella barra dei pannelli fare clic sullo strumento Comandi modulo per visualizzare l’omonimo pannello.
Fare doppio clic sul nome di un comando del modulo nel pannello oppure facendo clic con il pulsante destro sul campo di modulo nel PDF e selezionando Proprietà.
Modificare il nome di campo in base alle necessità, quindi fare clic su Chiudi.
Ripetere l'operazione in base alle necessità per altri campi e moduli.
Questi problemi possono essere evitati in fase di creazione/progettazione del file di modulo originale.
Soluzione del problema:
Stabilire se il problema è implicito in una specifica serie di moduli elaborando una serie di moduli di esempio più semplice.
Se i moduli sono stati recapitati per posta elettronica, verificare che i download siano completi ed effettuati nell'unità locale. Evitare di accedere ai file direttamente da un client di posta elettronica o da una cartella temporanea.
Se il salvataggio in un percorso di rete ha esito negativo, salvare in una cartella locale priva di limitazioni di protezione.
Se il salvataggio in un tipo di file ha esito negativo (ad esempio XML) provare l'altra opzione (CSV).
I moduli di grandi dimensioni (con centinaia di pagine o migliaia di campi) possono risultare problematici: suddividerli in sezioni.
Testi molto lunghi in un unico campo potrebbero essere troncati durante l'esportazione. In genere Excel ha un limite di 256 caratteri per cella.