I portfolio consentono di raccogliere una serie di documenti relativi a un argomento particolare così da consentire una comoda distribuzione. Il programma consente di eseguire questa operazione estendendo il supporto ai pacchetti di PDF Create. Un Portfolio è superiore a un pacchetto in quanto può contenere sottocartelle e documenti di diverso formato (mentre i pacchetti contengono solo file PDF in un unico livello di cartelle).
Il portfolio consente di visualizzare non solo le pagine dei file PDF inseriti nel portfolio, ma anche le pagine di Word, Excel, PowerPoint e diversi tipi di file di immagine. Queste vengono visualizzate in una finestra separata.
Creazione di un nuovo Portfolio
Scegliere File > Nuovo > Crea portfolio PDF per visualizzare il pannello Portfolio PDF. Viene creato un Portfolio chiamato “New Portfolio_1”. Finché non si esce dal programma, il suffisso numerico viene incrementato per ogni nuovo Portfolio creato, anche se il precedente nuovo Portfolio è stato salvato con un nome diverso, è rimasto aperto, è stato chiuso senza essere salvato o ne è stato creato uno nuovo.
Per aprire un pacchetto o un Portfolio
Eseguire una di queste operazioni:
scegliere File > Apri nel menu principale, aprire un percorso, selezionare un elemento nella finestra di dialogo Apri e fare clic su Apri oppure
trascinare un pacchetto o un Portfolio dal proprio file system nell’area di lavoro di Power PDF.
I portfolio vengono visualizzati nella finestra Portfolio PDF; i pacchetti vengono visualizzati in un’area di lavoro combinata in cui è possibile accedere ai processi, agli strumenti e alle voci di menu di Portfolio PDF e Power PDF.
Suggerimento
Non utilizzare il menu File > Apri; questa opzione apre il file nel programma principale e non all’interno del Portfolio.
Per eliminare la copertina quando si apre un portfolio
I Portfolio, come i pacchetti, sono dotati di una copertina che spiega al destinatario cos’è un Portfolio e come utilizzarlo. Quando un destinatario apre un portfolio, la relativa copertina viene visualizzata per impostazione predefinita. Analogamente, anche le applicazioni PDF senza portfolio supportano la visualizzazione della copertina quando si apre il portfolio.
Per cambiare l'elemento di portfolio che viene visualizzato in entrambi i casi sopracitati, procedere come segue:
Selezionare il PDF da aprire al posto della copertina predefinita e aggiungerlo al proprio portfolio (vedere più avanti le informazioni per aggiungere i file a un portfolio).
Nel pannello Portfolio, selezionare la miniatura di questo PDF.
Scegliere Proprietà portfolio nell'elenco a discesa Opzioni o fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare la medesima opzione).
Selezionare la casella di controllo Mostra documento corrente all’apertura del portfolio.
Nella finestra di dialogo fare clic su OK.
Salvare il portfolio.
Per modificare un portfolio
Quando un portfolio è aperto, nella barra degli strumenti di accesso rapido sono disponibili alcuni pulsanti che offrono funzionalità correlate al portfolio, tra cui:
salvare (tramite l'opzione Salva) l'intero portfolio o uno dei rispettivi file
stampare (tramite l'opzione Stampa) l'intero portfolio del documento corrente
eseguire ricerche, anche nell'intero portfolio e
allegare un portfolio a un messaggio e-mail vuoto.
Il pannello Portfolio dispone di una propria barra degli strumenti con gli strumenti seguenti, da sinistra a destra:
La vista Home mostra le icone di ciascun file o cartella del Portfolio. Fare clic con il pulsante destro del mouse per accedere alle opzioni seguenti:
Salva file da portfolio
Aggiungi file: cerca i file e li inserisce nel portfolio. Il file verrà duplicato in modo da lasciare intatto il portfolio perfino se il file originale viene eliminato dal file system (in alternativa, è possibile selezionare lo stesso comando dal menu di scelta rapida del pannello Portfolio o semplicemente trascinare i file nel pannello).
Aggiungi cartella esistente: cerca le cartelle e le inserisce nel portfolio. La cartella verrà duplicata in modo da lasciare intatto il portfolio, perfino se la cartella originale viene eliminata dal file system (in alternativa, è possibile selezionare lo stesso comando dal menu di scelta rapida del pannello Portfolio o semplicemente trascinare le cartelle nel pannello).
Crea nuova cartella: crea una nuova cartella nel portfolio (ma non nel file system).
Elimina: rimuove dal portfolio la cartella o il file selezionato. Questa azione non elimina i file o le cartelle dal file system, ma solo dal portfolio.
Ordina per: è possibile ordinare in base a Nome, Descrizione, Data di modifica, Dimensione, Dimensioni compresse o Data creazione.
Seleziona tutto / Deseleziona tutto
Copertina: consente di visualizzare la copertina.
Mostra informazioni: consente di visualizzare le proprietà del file o della cartella. Le proprietà Nome, Dimensione, Data di modifica, Dimensioni compresse e Data creazione sono di sola lettura, mentre il campo Descrizione è modificabile.
Proprietà portfolio: consente di:
definire i campi delle proprietà che verranno visualizzati per gli elementi del portfolio
definire la modalità di ordinamento degli elementi del portfolio (proprietà Ordina per e Ordinamento)
impostare la modalità di visualizzazione del pannello Portfolio all'avvio del programma
scegliere se l'elemento portfolio attualmente selezionato deve essere mostrato per primo quando si apre il portfolio.
La vista Elenco mostra una tabella in cui a ogni riga corrisponde un file o una cartella; ci sono quattro colonne predefinite (nome, descrizione, data di modifica, dimensione). Il menu di scelta rapida, disponibile con il pulsante destro del mouse, nella vista Elenco include tutte le opzioni menzionate sopra e altre ancora:
Visualizza: permette di selezionare le colonne da mostrare nella vista Elenco. Sono disponibili le opzioni seguenti: Nome, Descrizione, Data di modifica, Dimensione, Dimensioni compresse e Data creazione.
Modifica valore: permette di modificare il Nome o la Descrizione dell'elemento del portfolio. Digitare il testo nel relativo campo, rispettivamente nelle finestre Modifica nome / Modifica descrizione.
Nella vista Elenco è possibile riordinare, mostrare/nascondere oppure creare/eliminare le colonne (quest'ultima funzionalità è disponibile solo quando si seleziona Proprietà portfolio da un menu di scelta rapida dell'elemento o dall'elenco a discesa Opzioni; è possibile modificare soltanto le proprietà del portfolio create dall'utente).
Per consentire l'accesso in modo rapido e semplice, molte di queste funzioni sono disponibili direttamente nella barra degli strumenti del pannello Portfolio:
Aggiungi file: vedere sopra la spiegazione della vista Home.
Aggiungi cartella esistente: vedere sopra la spiegazione della vista Home.
Crea nuova cartella: vedere sopra la spiegazione della vista Home.
Opzioni: questo elenco a discesa comprende una serie di comandi che dipende dalla selezione effettuata nel pannello Portfolio.
Se nel pannello non è selezionato alcun elemento, sono disponibili gli strumenti seguenti: Ordina per, Seleziona tutto, Copertina e Proprietà Portfolio. Per informazioni sul relativo utilizzo, vedere sopra nella spiegazione della vista Home.
Se è selezionato un elemento o una cartella, sono disponibili ulteriori funzioni: Apri cartella, Elimina, Deseleziona tutto e Mostra informazioni. Per informazioni sul relativo utilizzo, vedere sopra la spiegazione della vista Home.
I pulsanti di navigazione Indietro o Avanti sono disponibili nella parte centrale dalla barra degli strumenti Portfolio PDF (o nella parte inferiore del pannello Portfolio) quando si apre un file portfolio, e consentono di passare all'elemento rispettivamente precedente o successivo.
Gestione delle sottocartelle
Per importare tutti i file da una cartella sul computer locale, selezionare Aggiungi cartella esistente oppure trascinare la cartella nella finestra del Portfolio.
Per creare una cartella vuota da riempire in seguito, selezionare Crea nuova cartella.
Per aggiungere degli elementi a una sottocartella, selezionarla e premere il pulsante Aggiungi file oppure trascinare dei file nella cartella.
Per spostarsi tra diverse sottocartelle o tornare al livello superiore, selezionare la cartella desiderata nell’elenco del percorso situato in alto a sinistra nella schermata.
Per salvare gli elementi
Può essere utile salvare un singolo elemento del portfolio. Eseguire una di queste operazioni:
aprire un elemento di formato diverso da PDF, fare clic sullo strumento Salva allegati e salvarlo tramite la finestra di dialogo Salva con nome.
aprire un elemento di formato diverso da PDF, fare clic sullo strumento Salva allegati, visualizzare il file e salvarlo normalmente.
Quando si salvano file in formati diversi da PDF e si riaprono per la prima volte, potrebbe essere necessario specificare l’applicazione da utilizzare.