Utilizzare Kofax SignDoc

L'integrazione di Kofax SignDoc è disponibile con il set di funzioni Power PDF Advanced.

Utilizzare l'integrazione SignDoc per inviare un documento tramite SignDoc o firmare un documento utilizzando un dispositivo per firma compatibile o con un file immagine della firma. L'invio richiede un account SignDoc .

Prima di inviare qualsiasi documento per la firma, è necessario fornire URL e credenziali del server SignDoc, come descritto in Preparare URL e credenziali del server SignDoc. Quindi, si è pronti a formare un pacchetto SignDoc dal documento attivo, con i campi destinatari e firma, e a inviarlo tramite SignDoc.

 

Importante Il server SignDoc viene spedito con un certificato SignDoc autofirmato, che non può essere utilizzato come radice attendibile. Per aggiungere un certificato attendibile, consultare Preparare l’uso di un certificato autorizzato con SignDoc.

 

Preparare l’uso di un certificato autorizzato con SignDoc

Per utilizzare un certificato autorizzato quando si utilizza SignDoc in Power PDF:

  1. Ottenere il certificato da una CA (Autorità di Certificazione).
  2. Configurare il server SignDoc per utilizzare il proprio certificato per la firma. Per la configurazione, fare riferimento alla documentazione del server SignDoc .
  3. Aggiungere il certificato radice all’Archivio certificati di Windows sul computer che esegue Power PDF.
  4. Andare su File > Opzioni > Firma > Firma e fare clic su Altro in Verifica.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Verifica firma.

  5. In Integrazione con Windows, selezionare le seguenti caselle di controllo:

    • Convalida firme

    • Convalida documenti certificati

     

    Suggerimento: in alternativa, è possibile aggiungere il certificato di radice all'elenco delle Identità attendibili in Protezione > ID e certificati > Identità attendibili. È importante impostarlo come radice attendibile.

     

  6. Fare clic su OK nelle finestre di dialogo per chiuderle.

Questo certificato consente ora di aggiungere le firme in SignDoc.

Preparare URL e credenziali del server SignDoc

Si tratta di un'operazione una tantum, da ripetere solo in caso di:

  1. Aprire il documento da firmare.

    SignDoc funziona sempre con il documento attivo.

  2. Fare clic su SignDoc nel gruppo Firma e certifica nella scheda Protezione.
  3. Selezionare Invia tramite Kofax SignDoc dall'elenco a discesa.
    Viene visualizzato il pannello Invia tramite SignDoc.
  4. Fare clic su Opzioni SignDoc (icona kofax SignDoc) sulla barra degli strumenti del pannello.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni SignDoc.

  5. Nel riquadro URL server, digitare l'URL del server.

     

    Nota L'URL consiste in uno schema di protocollo (ad esempio http://), un percorso di base del servizio SignDoc e un numero di porta.

     

  6. In via opzionale, fare clic su Dimentica utente corrente ed eliminare le credenziali utilizzate in precedenza per effettuare il login.
  7. Fare clic su OK.

    Power PDF Advanced verifica l'URL e, se attivo, lo salva per l'uso permanente. Se l'URL non risponde, la parte inferiore della finestra di dialogo visualizza un messaggio di errore in rosso e la finestra rimane aperta. È possibile modificare l'URL e riprovare.

  8. Fare clic su Accedi a SignDoc (Icona aggiungi destinatario SignDoc) sulla barra degli strumenti del pannello.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Accedi.

  9. Nel riquadro Id account, digitare il proprio Id account di Kofax SignDoc.
  10. Nel riquadro Id utente o indirizzo e-mail, digitare l'Id o l'e-mail assegnata all'utente.
  11. Digitare la password utente nel riquadro Password.
    1. In via opzionale, selezionare la casella di controllo Mostra per visualizzare la password non mascherata.
  12. Fare clic su Accedi .

    Power PDF Advanced verifica le credenziali e, se attive, le salva per l'uso permanente. Se le credenziali non sono valide, la parte inferiore della finestra di dialogo visualizza un messaggio di errore in rosso e la finestra rimane aperta. È possibile modificare le credenziali e riprovare.

Inviare un documento tramite SignDoc

Questa funzionalità richiede un account Kofax SignDoc valido e la connessione a Internet.

Prima di inviare qualsiasi documento per la firma, è necessario fornire URL e credenziali del server SignDoc, come descritto in Preparare URL e credenziali del server SignDoc. Quindi, si è pronti a formare un pacchetto SignDoc dal documento attivo, con i campi destinatari e firma, e a inviarlo tramite SignDoc.

  1. Fare clic su SignDoc nel gruppo Firma e certifica nella scheda Protezione.
  2. Selezionare Invia tramite Kofax SignDoc dall'elenco.

    Viene visualizzato il pannello Invia tramite SignDoc.

  3. Nel pannello Invia tramite SignDoc, in Pacchetto, modificare i dettegli del pacchetto Kofax SignDoc utilizzati nelle e-mail di richiesta della firma.
    1. Nome: nome del pacchetto SignDoc da creare.
    2. Descrizione: descrizione del pacchetto SignDoc.
    3. Oggetto: testo visualizzato nell’oggetto della e-mail di notifica inviata ai firmatari.
    4. Messaggio: testo visualizzato nel corpo del messaggio della e-mail di notifica inviata ai firmatari.
  4. In Destinatari, aggiungere all’elenco tutti i firmatari e i revisori.
    1. Fare clic su Aggiungi un nuovo destinatario (Icona aggiungi destinatario SignDoc).

      Viene visualizzata la finestra di dialogo destinatario SignDoc.

    2. Nel riquadro Nome, digitare un nome o un soprannome, oppure selezionarne uno usato in precedenza.

       

      Nota Al riavvio, Power PDF salva gli ultimi 10 nomi digitati in questo riquadro.

       

    3. Nel riquadro E-mail, digitare l'indirizzo e-mail del destinatario o selezionarne uno utilizzato in precedenza.
    4. Fare clic su OK.

      Il destinatario viene visualizzato in elenco come voce attiva (evidenziata).

    5. Selezionare il ruolo del destinatario:

      • Firmatario (predefinito)

      • Revisore

    6. Eventualmente ripetere i passi precedenti per aggiungere altri destinatari.
    7. Per rimuovere un destinatario, selezionarlo e fare clic su Rimuovi destinatario (Icona rimuovi destinatario SignDoc), quindi fare clic su Sì nella finestra di dialogo di conferma.
    8. Per modificare il destinatario, fare clic su Modifica destinatario (Icona modifica destinatario SignDoc).

      Viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica destinatario, dove è possibile modificare i campi Nome e E-mail, come descritto sopra.

    1. Eventualmente, deselezionare la casella di controllo Completa in qualsiasi ordine per notificare i firmatari nello stesso ordine in cui sono elencati.

      La deselezione della casella di controllo Completa in qualsiasi ordine attiva i pulsanti Sposta in destinatario in alto (Icona destinatario su SignDoc) e Sposta il destinatario in basso (Icona destinatario giù SignDoc). Questi consentono di modificare la posizione del destinatario selezionato in elenco.

  5. In Campi firma, aggiungere i campi per la firma.
    1. Nell’elenco in Destinatari, selezionare il destinatario a cui assegnare i campi firma.

       

      Nota L'elenco di Campi firma visualizza i campi per il destinatario attualmente selezionato.

       

    2. Andare alla pagina preferita del documento attivo in cui si desidera apporre la firma.
    3. Fare clic su Aggiungi un nuovo campo firma (Icona aggiungi campo firma SignDoc).

      Il puntatore del mouse si trasforma in un mirino.

    4. Con questo, fare clic (e tenere premuto il tasto del mouse) per disegnare un rettangolo sulla pagina per la firma.

      Il nuovo campo della firma viene visualizzato in rosso. Il campo inoltre è rappresentato com voce dell’elenco Campi firma, denominato secondo questo schema: Etichetta [Page pagenumber] . L'etichetta è descritta di seguito, nel riquadro Etichetta.

       

      Nota Il campo correntemente selezionato è sempre visualizzato in rosso.

       

    5. Deselezionare la casella di controllo Obbligatoria per impostare la firma del campo selezionato come opzionale.

      Questa casella di controllo è selezionata per modalità predefinita per i campi firma appena creati.

    6. Eventualmente, aggiungere un'etichetta nel riquadro Etichetta per agevolare il riconoscimento del campo firma.

      Questo testo viene visualizzato dopo il pagenumber nel nome della voce per l’elenco del campo firma.

    7. Eventualmente ripetere i passi precedenti per aggiungere altri campi firma.
  6. Fare clic su Invia pacchetto al destinario (Icona invia pacchetto SignDoc).

    La finestra di dialogo Invia tramite Kofax SignDoc viene visualizzato con il Registro del pacchetto. Il testo potrebbe includere messaggi di errore. Se l'operazione riesce correttamente, l'ultima riga visualizza il seguente messaggio:

    Signing package created and sent to recipients.

     

  7. ora il documento è disponibile per altri destinatari. Andare sul sito Web di SignDoc per controllare lo stato.

Firmare un documento con Kofax SignDoc - Firma

Power PDF richiede l’installazione di un dispositivo per la firma compatibile e una firma (ID digitale).

  1. Aprire il documento da firmare.
  2. Selezionare Firma con Kofax SignDoc - Firma.
  3. Con questo, fare clic (e tenere premuto il tasto del mouse) per disegnare un rettangolo sulla pagina per la firma.

    Viene visualizzata la procedura guidata Firma con Kofax SignDoc.

  4. Nel riquadro Nome del firmatario, digitare il nome della persona che firma.
  5. Istruire il firmatario sull’uso del dispositivo per la firma per presentare una firma autentica.

     

    Nota I dispositivi di firma elaborano non solo la rappresentazione visiva ma anche altri aspetti della scrittura a mano, quali la velocità o l'intensità.

     

    La scrittura viene visualizzata nella finestra di dialogo.

  6. Fare clic su Avanti, al termine.

    La procedura guidata avanza alla pagina successiva.

  7. In ID digitale, selezionare un certificato nell’elenco Nome, da inviare con la firma.
    1. Eventualmente fare clic su Dettagli per visualizzare la finestra di dialogo Dettagli del certificato e monitorare le informazioni del certificato.
    2. Se il certificato selezionato richiede una password, digitarla nel riquadro Conferma password.
  8. Fare clic su Firma per terminare il processo di firma.

Firmare un documento con Kofax SignDoc - Immagine

È possibile firmare il documento utilizzando una firma salvata in un file di immagine.

  1. Aprire il documento da firmare.
  2. Selezionare Firma con Kofax SignDoc - Immagine.
  3. Con questo, fare clic (e tenere premuto il tasto del mouse) e disegnare un rettangolo sulla pagina per la firma.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Apri.

  4. Selezionare il file di immagine contenente la firma, quindi fare clic su Apri.

    Viene visualizzata la procedura guidata Firma con Kofax SignDoc.

  5. In ID digitale, selezionare un certificato nell’elenco Nome, da inviare con la firma.
    1. Eventualmente fare clic su Dettagli per visualizzare la finestra di dialogo Dettagli del certificato e monitorare le informazioni del certificato.
    2. Se il certificato selezionato richiede una password, digitarla nel riquadro Conferma password.
  6. Immettere il Nome del firmatario, quindi fare clic su Salva oppure suSalva con nome.

La firma viene visualizzata sull'area selezionata, insieme al nome stampato del firmatario