È possibile archiviare tutti gli elementi selezionati o un’intera cartella (con o senza le rispettive sottocartelle) in file PDF distinti da salvare in una specifica cartella. La struttura di cartelle creata corrisponde alla struttura di cartelle di Outlook.
I nomi dei file PDF vengono generati automaticamente sulla base delle proprietà oggetto di ciascun elemento. Un numero finale viene aggiunto automaticamente al nome file, qualora necessario, per evitare conflitti di denominazione.
L’archiviazione in Outlook avviene mediante la barra multifunzione Kofax PDF.
Aprire il programma di posta, quindi selezionare gli elementi da archiviare.
Per archiviare gli elementi di Outlook da archiviare in file distinti
Fare clic sullo strumento Impostazioni per visualizzare la finestra di dialogo Impostazioni con il pannello Impostazioni archiviazione posta aperto.
Nel pannello scegliere una versione di PDF nella casella di selezione Formato archivio.
Selezionare Archivia messaggi separatamente in Metodo di archiviazione.
Decidere l’eventuale modalità di gestione degli allegati di posta elettronica.
Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
Fare clic sul strumento Archivia posta o Archivia cartella. Nella finestra di dialogo Sfoglia per cartelle, selezionare la cartella di destinazione in cui devono essere salvati gli elementi con il suddetto metodo denominazione.
Si avvia il processo di archiviazione, al termine del quale i file vengono salvati nella cartella di destinazione. Appare un indicatore di avanzamento; per eventuali problemi viene realizzato un rapporto in formato PDF contenente gli allegati (se possibile).
Nota
Nell’archiviazione dei calendari, ciascun appuntamento è un elemento distinto, per cui il numero di file PDF generato potrebbe essere molto elevato. Anche le singole attività e i singoli contatti vengono salvati su file PDF distinti.