Utilizzare Kofax SignDoc

L'integrazione di Kofax SignDoc è disponibile con il set di funzioni Power PDF Advanced.

Usare l’integrazione SignDoc sia per inviare un documento tramite SignDoc sia per firmare un documento utilizzando un dispositivo per la firmacompatibile o con webcam, click-to-sign, o con un file di immagine della firma. Power PDF supporta la modifica dei pacchetti e dei modelli SignDoc tramite l'applicazione SignDoc WEB in esecuzione sulle pagine del browser integrato. Inoltre, è possibile aprire un modello con Power PDF e aggiornare i documenti inclusi senza perdere alcun campo e proprietà.

Nota: l'invio richiede un account SignDoc .

Prima di inviare qualsiasi documento per la firma, è necessario fornire URL e credenziali del server SignDoc, come descritto in Preparare URL e credenziali del server SignDoc. Quindi, si è pronti a formare un pacchetto SignDoc dal documento attivo, con i campi destinatari e firma, e a inviarlo tramite SignDoc.

 

Importante: il server SignDoc viene spedito con un certificato SignDoc autofirmato, che non può essere utilizzato come radice attendibile. Per aggiungere un certificato attendibile, consultare Preparare l’uso di un certificato autorizzato con SignDoc.

 

Preparare l’uso di un certificato autorizzato con SignDoc

Per utilizzare un certificato autorizzato quando si utilizza SignDoc in Power PDF:

  1. ottenere il certificato da una CA (Autorità di Certificazione).
  2. Configurare il server SignDoc per utilizzare il proprio certificato per la firma. Per la configurazione, fare riferimento alla documentazione del server SignDoc .
  3. Aggiungete il certificato radice all’Archivio certificati di Windows sul computer che esegue Power PDF.
  4. Andare su File > Opzioni > Firma > Firma e fare clic su Altro in Verifica.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Verifica firma.

  5. In Integrazione con Windows, selezionare le seguenti caselle di controllo:

    • Convalida firme

    • Convalida documenti certificati

     

    Suggerimento: in alternativa, è possibile aggiungere il certificato di radice all'elenco delle Identità attendibili in Protezione > ID e certificati > Identità attendibili. È importante impostarlo come la radice attendibile.

     

  6. Fare clic su OK nelle finestre di dialogo per chiuderle.

Questo certificato consente ora di aggiungere le firme in SignDoc.

Preparare URL e credenziali del server SignDoc

Si tratta di un'operazione una tantum, da ripetere solo se:

  1. Aprire il documento da firmare.

    SignDoc funziona sempre con il documento attivo.

  2. Fare clic su SignDoc nel gruppo Firma e certifica nella scheda Protezione.
  3. Selezionare Invia tramite Kofax SignDoc dall'elenco a discesa.
    Viene visualizzato il pannello Invia tramite SignDoc.
  4. Fare clic su Opzioni SignDoc (icona kofax SignDoc) sulla barra degli strumenti del pannello.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni SignDoc.

  5. Nel riquadro URL server, digitare l'URL del server.
    L'URL consiste in uno schema di protocollo (ad esempio http://), un percorso di base del servizio SignDoc, un numero di porta e il suffisso "/cirrus".

    Example: http://127.0.0.1:6611/cirrus

  6. In via opzionale, fare clic su Dimentica utente corrente per eliminare le credenziali utilizzate in precedenza per effettuare il login.
  7. Fare clic su OK.

    Power PDF Advanced verifica l'URL e, se attivo, lo salva per l'uso permanente. Se l'URL non risponde, la parte inferiore della finestra di dialogo visualizza un messaggio di errore in rosso e la finestra rimane aperta. È possibile modificare l'URL e riprovare.

  8. In via opzionale, fare clic su Accedi a SignDoc (Icona aggiungi destinatario SignDoc) sulla barra degli strumenti del pannello.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Accedi.

    Se si omette questo passaggio, la finestra di dialogo Accedi a Kofax SignDoc WEB app richiede le credenziali nei casi in cui si procede con una delle seguenti operazioni:

    • Fare clic su Invia pacchetto ai destinatari nel pannello SignDoc.
    • Fare clic su Protezione > Firma e certifica > SignDoc > Apri da modello sulla barra multifunzione.
    • Fare clic su Protezione > Firma e certifica > SignDoc > Invia con modello sulla barra multifunzione.

    Il resto dei passaggi si applica a entrambe le finestre di dialogo di accesso.

  9. Nel riquadro Id account, digitare il proprio Id account di Kofax SignDoc.
  10. Nel riquadro Id utente o indirizzo e-mail, digitare l'Id o l'e-mail assegnata all'utente.
  11. Digitare la password utente nel riquadro Password.
    1. In via opzionale, selezionare la casella di controllo Mostra per visualizzare la password non mascherata.
  12. Fare clic su Accedi.

    Power PDF Advanced verifica le credenziali e, se attive, le salva per l'uso permanente. Se le credenziali non sono valide, la parte inferiore della finestra di dialogo visualizza un messaggio di errore in rosso e la finestra rimane aperta. È possibile modificare le credenziali e riprovare.

    Nota: la finestra di dialogo Accedi a Kofax SignDoc WEB app non salva le credenziali ma solo i dati della sessione cancellati alla chiusura di Power PDF Advanced.

Inviare un documento tramite SignDoc

Questa funzionalità richiede un account Kofax SignDoc valido e la connessione a Internet.

Prima di inviare qualsiasi documento per la firma, è necessario fornire URL e credenziali del server SignDoc, come descritto in Preparare URL e credenziali del server SignDoc. Quindi, si è pronti a formare un pacchetto SignDoc dal documento attivo, con i campi destinatari e firma, e a inviarlo tramite SignDoc.

  1. Fare clic su SignDoc nel gruppo Firma e certifica nella scheda Protezione.
  2. Selezionare Invia tramite Kofax SignDoc dall'elenco.

    Viene visualizzato il pannello Invia tramite SignDoc.

  3. Nel pannello Invia tramite SignDoc, in Pacchetto, modificare i dettegli del pacchetto Kofax SignDoc utilizzati nelle e-mail di richiesta della firma.
    1. Nome: nome del pacchetto SignDoc da creare.
    2. Descrizione: descrizione del pacchetto SignDoc.
    3. Oggetto: testo visualizzato nell’oggetto della e-mail di notifica inviata ai firmatari.
    4. Messaggio: testo visualizzato nel corpo del messaggio della e-mail di notifica inviata ai firmatari.
  4. In Destinatari, aggiungere all’elenco tutti i firmatari e i revisori.
    1. Fare clic su Aggiungi un nuovo destinatario (Icona aggiungi destinatario SignDoc).

      Viene visualizzata la finestra di dialogo destinatarioSignDoc.

    2. Nel riquadro Nome, digitare un nome o un soprannome, oppure selezionarne uno usato in precedenza.

       

      Nota Quando si riavvia Power PDF, salva gli ultimi 10 nomi digitati in questo riquadro.

       

    3. Nel riquadro E-mail, digitare l'indirizzo e-mail del destinatario o selezionarne uno utilizzato in precedenza.
    4. Fare clic su OK.

      Il destinatario viene visualizzato in elenco come voce attiva (evidenziata).

    5. Selezionare il ruolo del destinatario:

      • Firmatario (predefinito)

      • Revisore

    6. Eventualmente ripetere i passi precedenti per aggiungere altri destinatari.
    7. Per rimuovere un destinatario, selezionarlo e fare clic su Rimuovi destinatario (Icona rimuovi destinatario SignDoc), quindi fare clic su Sì nella finestra di dialogo di conferma.
    8. Per modificare il destinatario, fare clic su Modifica destinatario (Icona modifica destinatario SignDoc).
      Viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica destinatario, dove è possibile modificare i campi Nome e E-mail, come descritto sopra.
    9. Eventualmente, deselezionare la casella di controllo Completa in qualsiasi ordine per notificare i firmatari nello stesso ordine in cui sono elencati.
      La deselezione della casella di controllo Completa in qualsiasi ordine attiva i pulsanti Sposta in destinatario in alto (Icona destinatario su SignDoc) e Sposta il destinatario in basso (Icona destinatario giù SignDoc). Questi consentono di modificare la posizione del destinatario selezionato in elenco.
  5. Aggiungicampi.
    1. Nell’elenco in Destinatariselezionare il destinatario a cui assegnare il campo.

       

      Nota L'elenco inferiore visualizza i campi per il destinatario correntemente selezionato.

       

    2. Andare alla pagina preferita del documento attivo in cui si desidera posizionare il campo.
    3. Nell’elenco a discesa accanto al pulsante Aggiungi un nuovo campo (Icona aggiungi campo firma SignDoc) selezionare il tipo di campo da aggiungere:
      • Campo firma (predefinito)
      • Campo di testo
      • CasellaDiControllo
    4. Fare clic su Aggiungi un nuovo campo (Icona aggiungi campo firma SignDoc).

      Il puntatore del mouse si trasforma in un mirino.

    5. Disegnare un rettangolo sulla pagina per rappresentare il campo.

      Il nuovo campo viene visualizzato in rosso, e inoltre è presentato come elemento nell’elenco campo, denominato secondo questo schema:
      [Pagina numeropagina] etichetta

      Usare la casella Etichetta per aggiornare l’etichetta, la quale è vuota per modalità predefinita.

      Nota Il campo correntemente selezionato è sempre visualizzato in rosso.

       

    6. Configurare gli attributi di campo comuni:
      1. Deselezionare la casella di controllo Obbligatoria per impostare la firma del campo selezionato come opzionale.

        Questa casella di controllo è selezionata per modalità predefinita per i campi firma appena creati.

      2. In via opzionale, aggiungere un’etichetta nella casella Etichetta per facilitare il riconoscimento del campo nell’elenco.

        Questo testo viene visualizzato dopo il numero pagina nel nome della voce per l’elenco del campo firma.

    7. Configurare gli attributi specifici per il tipo campo:
      1. Per un Campo firma, selezionare i Metodi firma da concedere al firmatario. Selezionare almeno una casella di controllo.
        • Firma: il firmatario può usare un dispositivo per la firma.
        • Acquisizione foto: il firmatario può usare una webcam.
        • Immagine della firma: il firmatario può usare un file con immagine della firma.
        • Clic per firmare: il firmatario deve immettere solo il nome. Kofax SignDoc crea una firma elettronica con un timbro e un SecureID.
      2. Per un campo CasellaDi Controllo configurare le opzioni di seguito:
        • Sola lettura: selezionare per impedire che i firmatari selezionino o deselezionino il campo CasellaDiControllo. Non è possibile selezionare “Sola lettura” e “Obbligatorio” per lo stesso campo.
        • Seleziona per predefinito: usare il campo CasellaDiControllo come selezione predefinita.
      3. Per un campo Testo configurare i parametri di seguito:
        1. Testo iniziale: immettere il testo visibile nel campo per modalità predefinita.
        2. Sola lettura: selezionare per impedire che i fmodifichino il campo. Non è possibile selezionare “Sola lettura” e “Obbligatorio” per lo stesso campo.
        3. Su più righe: selezionare per consentire al firmatario di immettere più righe di testo.
    8. In via opzionale, ripetere i passi precedenti per aggiungere altri campi.
  6. Fare clic su Invia pacchetto al destinario (Icona invia pacchetto SignDoc).
    Viene visualizzata la finestra di dialogo Invia tramite Kofax SignDoc.

  7. Seleziona la modalità di caricamento del pacchetto.

    1. Selezionare Carica come pacchetto per compilare un pacchetto di firma SignDoc con le informazioni fornite.
    2. Selezionare Carica come modello per compilare un modello SignDoc per un uso successivo.
  8. In via opzionale, selezionare la casella di controllo Regola finemente il pacchetto/modello con l'app WEB per modificare il pacchetto prima di inviarlo ai destinatari.
  9. Fare clic su Avvio. Seguire il processo nel riquadro Registro del pacchetto. Il testo potrebbe includere messaggi di errore.
  10. Se l'operazione è eseguita correttamente, Power PDF procede secondo la tua selezione indicata sopra:
    1. Se è stata selezionata Regola finemente il pacchetto/modello con l'app WEB, viene visualizzato il messaggio "Il pacchetto firma è stato creato". Fare clic su Chiudi per continuare con SignDoc WEB app su una nuova scheda Power PDF e modificare il pacchetto prima di inviarlo ai destinatari.
    2. Se è stata selezionata Regola finemente il pacchetto/modello con l'app WEB, viene visualizzato il messaggio "Il pacchetto per la firma è stato creato e inviato ai destinatari". Fare clic su Chiudi. Ora il documento è stato spedito ed è disponibile per altri destinatari. Visitare il sito Web di SignDoc per controllare lo stato.

Modificare un modello SignDoc

È possibile scaricare e modificare un documento da un modello SignDoc esistente, e quindi caricarlo in un nuovo pacchetto o un modello.

Suggerimento: caricare il documento modificato con la copia del modello originale per mantenere intatti tutti i campi e le proprietà.

  1. Fare clic su SignDoc nel gruppo Firma e certifica sulla scheda Protezone, quindi selezionare Apri da modello dall'elenco.
    Viene visualizzato il pannello Apri documento da modello.
  2. Nell’elenco a discesa Seleziona modello , selezionare un modello SignDoc.
  3. L’elenco a discesa Seleziona un documento da scaricare offre i documenti inclusi nel modello. Selezionare un documento.
    I dettagli del documento e l'anteprima sono visibili nella parte inferiore.
  4. Fare clic su Scarica. Nella finestra di dialogo Salva con nome scegliere una posizione e fare clic su Salva per scaricare il file.
    Power PDF apre il file.
  5. Modificare il file in Power PDF in base alle proprie preferenze e salvarlo premento CTRL+S.
  6. Fare clic su SignDoc nel gruppo Firma e certifica sulla scheda Protezone, quindi selezionare Invia con il modello dall'elenco.
    Si apre la finestra di dialogo Invia documento con il modello.
  7. Fare clic su Invia.
  8. Nella finestra di dialogoInvia, selezionare la modalità di cariacamento del documento.

    1. Selezionare Pacchetto per iniziare un nuovo pacchetto basato sulla copia del modello selezionato. Il nuovo pacchetto include la versione modificata del documento.

    2. Selezionare Modello per copiare il modello selezionato. Il nuovo pacchetto include la versione modificata del documento.
  9. Nel riquadro Nome immettere un nuovo nome per il pacchetto o modello.
  10. Fare clic su OK per caricare. L’app SignDoc WEB apre una nuova scheda Power PDF dove è possibile continuare a lavorare con il pacchetto o modello.

 

Firmare un documento con Kofax SignDoc - Firma

Power PDF richiede l’installazione di un dispositivo per la firma compatibile e una firma (ID digitale).

  1. Aprire il documento da firmare.
  2. Selezionare Firma con Kofax SignDoc - Firma.
  3. Con questo, fare clic (e tenere premuto il tasto del mouse) e disegnare un rettangolo sulla pagina per la firma.

    Viene visualizzata la procedura guidata Firma con Kofax SignDoc.

  4. Nel riquadro Nome del firmatario, digitare il nome della persona che firma.
  5. Istruire il firmatario sull’uso del dispositivo per la firma per presentare una firma autentica.

     

    Nota I dispositivi di firma elaborano non solo la rappresentazione visiva ma anche altri aspetti della scrittura a mano, quali la velocità o l'intensità.

     

    La scrittura viene visualizzata nella finestra di dialogo.

  6. Fare clic su Avanti, al termine.

    La procedura guidata avanza alla pagina successiva.

  7. In ID digitale, selezionare un certificato nell’elenco Nome, da inviare con la firma.
    1. Eventualmente fare clic su Dettagli per visualizzare la finestra di dialogo Dettagli del certificato e monitorare le informazioni del certificato.
    2. Se il certificato selezionato richiede una password, digitarla nel riquadro Conferma password.
  8. Fare clic su Firma per terminare il processo di firma.

Firmare un documento con Kofax SignDoc - Immagine

È possibile firmare il documento utilizzando una firma salvata in un file di immagine.

  1. Aprire il documento da firmare.
  2. Selezionare Firma con Kofax SignDoc - Immagine.
  3. Con questo, fare clic (e tenere premuto il tasto del mouse) e disegnare un rettangolo sulla pagina per la firma.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Apri.

  4. Selezionare il file di immagine contenente la firma, quindi fare clic su Apri.

    Viene visualizzata la procedura guidata Firma con Kofax SignDoc.

  5. In ID digitale, selezionare un certificato nell’elenco Nome, da inviare con la firma.
    1. Eventualmente fare clic su Dettagli per visualizzare la finestra di dialogo Dettagli del certificato e monitorare le informazioni del certificato.
    2. Se il certificato selezionato richiede una password, digitarla nel riquadro Conferma password.
  6. Immettere il Nome del firmatario, quindi fare clic su Salva oppure su Salva con nome.

La firma viene visualizzata sull'area selezionata, insieme al nome stampato del firmatario