選択したすべての項目またはフォルダ全体を (サブフォルダを含めて、またはサブフォルダを含めずに) アーカイブして個別の PDF ファイルを作成し、指定したフォルダーに保存することができます。作成されるフォルダ構造は、Outlook のフォルダ構造と同じになります。
PDF ファイルの名前は、選択した各項目の件名のプロパティから自動的に生成されます。名前の競合を避けるために、必要に応じてファイル名の末尾に自動的に番号が付けられます。
Outlook のアーカイブは、[Kofax PDF] リボンを使って実行します。
電子メール システムを起動し、アーカイブするアイテムを選択します。
Outlook のアイテムを個別のファイルにアーカイブする準備をするには
[設定] ツールをクリックして [設定] ダイアログ ボックスを表示します。[メールのアーカイブ設定] パネルが開きます。
このパネルで、[アーカイブ形式] 選択ボックスから PDF のバージョンを選択します。
[アーカイブ方法] で [各メールを個別にアーカイブ] を選択します。
必要に応じて、メールの添付ファイルの処理方法を決定します。
[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。
[電子メールをアーカイブ] または [フォルダをアーカイブ] ツールをクリックします。[フォルダの参照] ダイアログ ボックスで、上記の命名方法を使って項目を保存するターゲット フォルダを選択します。
アーカイブ処理が開始され、処理が終了したらファイルはターゲット フォルダーに保存されます。進行状況が表示されます。問題が発生した場合には、可能な場合は選択された添付ファイルが追加された報告用の PDF が配置されます。
注:
カレンダをアーカイブする場合、それぞれの予定は個別の項目として扱われるため、生成される PDF ファイル数が多くなる場合があります。同様に、各タスクと各連絡先も個別の PDF ファイルになります。